Miesiąc: kwiecień 2022

Prace nad zmianami przepisów kontroli trzeźwości pracowników trwają już od dłuższego czasu. W lutym br. omawialiśmy obowiązujące uprawnienia i procedury związane z podejrzeniem, że pracownik znajduje się pod wpływem alkoholu lub narkotyków (artykuł dostępny jest tutaj). Kilka dni później na stronie Rządowego Centrum Legislacji ukazał się najnowszy projekt nowelizacji Kodeksu pracy, wprowadzający istotne zmiany m.in. w tym zakresie.

Założenia projektu o kontroli trzeźwości pracowników

Projektowane zmiany przewidują m.in. poniższe rozwiązania:

1. Kontrola stanu trzeźwości oraz obecności środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika będzie możliwa, jeśli:

• będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia;
• zostanie przeprowadzona przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie;
• nie będzie naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.

2. Projekt nie wskazuje grup zawodowych, co do których zostanie ograniczona możliwości testowania pracowników – to pracodawca powinien dokonać takiej oceny oraz określić rodzaj wykorzystywanego urządzenia, czas i częstotliwość przeprowadzania kontroli. Wszystko to powinno być uregulowane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu.
3. Proponowane jest nałożenie na pracodawcę obowiązku niedopuszczenia do pracy pracownika nietrzeźwego, w którego organizmie obecność alkoholu wskazuje na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości w rozumieniu odpowiednich przepisów.
4. Informację o obecności alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu będzie można przechowywać w aktach osobowych pracowników przez okres nieprzekraczającym 1 roku od czasu jej zebrania, a także wyłącznie, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.
5. Pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości w przyjęty u tego pracodawcy sposób, nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.
6. Dopuszczalne będzie żądanie przez pracodawcę lub pracownika niedopuszczonego do wykonywania pracy, aby kontrolę jego trzeźwości przeprowadził organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Jak przygotować się do projektowanych zmian?

Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy we wskazanym powyżej zakresie będzie mogła wiązać się z koniecznością:

1. wprowadzenia odpowiednich procedur wewnętrznych lub aktualizacji już obowiązujących;
2. weryfikacji obowiązujących zasad i zabezpieczeń informatycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych;
3. poinformowania pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości na 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania;
4. weryfikacji i aktualizacji klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych pracowników i osób współpracujących.

Chętnie wesprzemy Państwa we wszelkich kwestiach związanych procedurą kontroli trzeźwości pracowników, również w odniesieniu do projektowanych zmian.

Rząd jeszcze przed Wielkanocą zdążył zakończyć prace nad zmianami specustawy ukraińskiej.

Nowelizacja (opublikowana wieczorem 14 kwietnia br.) wprowadza zmiany dotyczące nie tylko cudzoziemców którzy przybyli do Polski w związku z wojną. Część zmian dotyczy przede wszystkim cudzoziemców którzy już wcześniej przebywali w Polsce i np. czekają na wydanie zezwolenia na pobyt.

Najważniejsze zmiany dla pobytu i zatrudnienia cudzoziemców zawarte w nowelizacji to:

• zawieszenie od 15 kwietnia do 31 grudnia 2022 r. terminów na rozpatrzenie spraw dotyczących zezwoleń na pobyt dla cudzoziemców – jednocześnie wojewoda nie poniesienie konsekwencji opóźnień. Zmiana ma prawdopodobnie na celu ograniczenie obciążenia urzędów obsługą wpływających licznie skarg. Ułatwi to zakończenie trwających spraw pobytowych, zanim pod koniec roku wnioski zaczną składać uchodźcy z Ukrainy;
• uproszczenie kryteriów dla zezwolenia na pobyt w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej dla obywateli Ukrainy, wykonujących działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG – otrzymanie takiego rodzaju zezwolenia do 31 grudnia 2022 r. nie będzie wymagało przedstawienia np. odpowiedniego poziomu dochodu z prowadzonej działalności;
• wydłużenie terminu rejestracji PESEL dla uchodźców z Ukrainy z 60 dni na 90 dni od wjazdu do Polski. Jednocześnie formularze rejestracji zostaną uproszczone, a osoby których stan zdrowia nie pozwala złożyć wniosku w urzędzie – będą mogły dokonać rejestracji poza siedzibą urzędu;
• dookreślenie trybu uzyskiwania numeru PESEL przez osoby, które uciekły z Ukrainy przed wojną, np. w sytuacji kiedy cudzoziemiec już posiadał numer PESEL z okresu wcześniejszego zamieszkiwania w Polsce;
• wprowadzenie procedury unieważniania wydanych zaświadczeń o korzystaniu z europejskiej ochrony czasowej dla uchodźców z Ukrainy, którzy zostali objęci zakresem polskiej specustawy (dotyczy głównie uchodźców, którzy wjechali do Polski np. przez Słowację między 24 lutego 2022 r., a 26 marca 2022 r.)
• możliwość wcześniejszego złożenia wniosków o pobyt czasowy przez obywateli Ukrainy którzy uciekli do Polski przed wojną, pracujących jako kierowcy w międzynarodowym transporcie – dla tej grupy cudzoziemców nie będzie konieczne odczekanie 9 miesięcy od momentu przyjazdu do Polski zanim złożą wniosek;
• wydawanie wiz dla cudzoziemców przebywających w Polsce, bez składania wniosku w polskim konsulacie za granicą – grupy cudzoziemców uprawnione do uzyskania wiz w tym trybie zostaną określone w oddzielnym rozporządzenia, nie jest znana data możliwego wydania tego rozporządzenia;
• możliwość otrzymania na uproszczonych zasadach zezwolenia na pobyt na okres 3 lat dla posiadaczy wiz humanitarnych (w praktyce są to głównie obywatele Białorusi) – zakres cudzoziemców uprawnionych do korzystania z tego trybu zostanie określony oddzielnym rozporządzeniem, nie jest znana data wydania rozporządzenia.

Pomimo szerokiego zakresu, nowelizacja nie rozwiązuje wielu praktycznych problemów w stosowaniu specustawy ukraińskiej.

Możemy się spodziewać pojawienia się kolejnych projektów zmian specustawy w najbliższych tygodniach.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest instytucją, dzięki której pracodawcy mogą wspierać swoich pracowników i ich rodziny, którzy ucierpieli wskutek rosyjskiego ataku na Ukrainę. Jednym ze świadczeń mieszczącym się w pojęciu „działalności socjalnej”, które może zostać przyznane pracownikom jest zapomoga losowa. Świadczenie to ma charakter pomocowy, co czyni je najwłaściwszym w przypadku tej grupy pracowników. Więcej wątpliwości nasuwa się w przypadku świadczeń świątecznych. Należą one do innej kategorii świadczeń, a przy ich przyznawaniu zwyczajowo stosuje się odmienne kryteria socjalne niż przy zapomogach. Dużą role w tym zakresie będą odgrywać postanowienia regulaminu ZFŚS i dotychczasowa praktyka. Ewentualne odstępstwa w tym zakresie mogą prowadzić do negatywnych skutków w postaci zakwestionowania charakteru dotychczas przyznanych świadczeń.

Świadczenie świąteczne – co decyduje o jego wartości?

Świadczenia świąteczne stanowią formę pomocy materialnej o charakterze okolicznościowym. Są czymś innym niż zapomogi, ponieważ nie wiążą się one z indywidualnym zdarzeniem rzutującym na sytuację socjalną osoby uprawnionej. Podstawą ich przyznania są wzmożone wydatki w okresie świątecznym. Właśnie ta kwestia uzasadnia dobór kryteriów socjalnych stosowanych przy ich przyznawaniu. W przypadku zapomogi najczęściej stosowanym kryterium jest sytuacja życiowa osoby uprawnionej. Natomiast świadczenia świąteczne przyznawane są najczęściej w oparciu o sytuację rodzinną lub materialną osoby uprawnionej. Decydujące znaczenie ma np. liczba dzieci lub średni dochód na członka rodziny pracownika. Kwestie drugoplanową stanowią zatem okoliczności, które mogą stanowić przyczynę przyznania zapomogi, jak np. wojna.

Nie oznacza to jednak, że pracodawcy nie mogą stosować wszystkich kryteriów jednocześnie przy przyznawaniu świadczeń wielkanocnych. Zasada taka może wynikać z obowiązującego u pracodawcy regulaminu i tym samym zwiększenie wartości świadczenia nie będzie naruszać przepisów ustawy.

Wyższa wartość świadczenia świątecznego dla Ukraińców

Stosowanie kryterium rodzinnego i materialnego w odniesieniu do świadczeń świątecznych jest rozwiązaniem powszechnym. Takie też postanowienia znajdujemy wówczas w regulaminach ZFŚS. Nie wyklucza to jednak całkowicie możliwości zastosowania kryterium sytuacji życiowej i zwiększenia na tej podstawie wartości świadczenia.

Jeżeli regulamin przewiduje progi dochodowe i kwoty świadczeń świątecznych to czy można wypłacić Ukraińcom więcej? W teorii nie powinno to stanowić problemu, skoro podniesienie kwoty świadczenia będzie wynikało z zastosowania dodatkowego kryterium sytuacji życiowej. Niestety może to mieć to wpływ na ocenę całokształtu przyznanych świadczeń. Jednorazowe uwzględnienie dodatkowego kryterium, nawet z uwagi na szczególne okoliczności, może prowadzić do zakwestionowania przez ZUS prawidłowości przyznania tego samego świadczenia innym pracownikom, w tym w zeszłych latach. Uwzględnienie sytuacji życiowej w przypadku pracowników z Ukrainy i pominięcie go w odniesieniu do pozostałych pracowników w odniesieniu do tego samego świadczenia świątecznego może zostać bowiem uznane za naruszenie przepisów ustawy. W rezultacie pracodawca chcąc zastosować dodatkowe kryterium powinien je uwzględnić przyznając świadczenia wszystkim pracownikom. Wynikiem takiego badania może być jednak konieczność przyznania świadczeń w wyższej wysokości również innym pracownikom.

Zwiększanie wartości świadczenia w oparciu o kryterium, które nie było dotychczas stosowane i nie jest przewidziane w regulaminie jest rozwiązaniem mogącym mieć negatywne skutki dla przyszłej praktyki funduszu. Jeżeli w regulaminie nie została przewidziana możliwość doraźnego zastosowania dodatkowego kryterium sytuacji życiowej z uwagi na szczególne okoliczności, lepszym rozwiązaniem będzie przyznanie pracownikom zapomogi. Pozwoli to na zachowanie dotychczasowej praktyki funkcjonowania funduszu i uniknięcie zarzutów odnoszących się do naruszenia w postaci naruszenia postanowień regulaminu.

Wiele spośród osób uciekających do Polski z Ukrainy jest zainteresowanych jak najszybszym podjęciem tutaj zatrudnienia. Podstawowym problemem często okazuje się jednak nie tyle bariera językowa, co brak wiedzy o tym, gdzie mogą znaleźć interesujące ich oferty pracy. Z pomocą przychodzą m.in. strony rządowe, urzędy pracy oraz prężnie działające portale HR.

pomagamukrainie.gov.pl

Na tej rządowej stronie, dostępnej w trzech wersjach językowych (po polsku, ukraińsku i angielsku) można znaleźć ogólne informacje dotyczące pobytu Ukraińców w Polsce, a w zakładce „praca” podane są linki do stron internetowych zarówno dla osób poszukujących pracy jak i dla pracodawców, nie tylko do ofert krajowych, ale także międzynarodowych.

Urzędy pracy

Urzędy pracy oferują obywatelom Ukrainy możliwość skorzystania zarówno z ogólnie dostępnych form pomocy cudzoziemcom bądź osobom bezrobotnym (na takich samych zasadach, jak Polacy), jak i z pomocy dedykowanej specjalnie dla nich. Urzędy pracy w Krakowie czy Warszawie uruchomiły strony w języku ukraińskim, na których obywatele Ukrainy mogą przeglądać oferty pracy wyłącznie w języku ukraińskim. Dodatkowo obywatele Ukrainy mogą m.in. skorzystać z możliwości przetłumaczenia swojego CV z języka ukraińskiego na język polski, a także z tzw. Zielonej linii, która umożliwia kontakt z konsultantem za pomocą telefonu, Messengera czy też poczty elektronicznej. Warto przypomnieć, że z uwagi na specjalny status obywateli Ukrainy, procedura ich zatrudniania została w dużej mierze odformalizowana – jeśli przebywają oni w Polsce legalnie, pracę mogą podjąć praktycznie od razu, wymagane jest jedynie odpowiednie powiadomienie właśnie urzędu pracy przez pracodawcę.

Platformy HR

Podmioty prywatne również nie pozostają obojętne na sytuację Ukraińców w Polsce. Portale takie jak Aplikuj.pl, OLX.pl, wschodpracuje.pl czy polandpraca-ua.com uruchomiły specjalne zakładki z ofertami pracy na terenie całej Polski wyłącznie dla obywateli Ukrainy, dostępnymi zarówno w języku polskim jak i ukraińskim. Her Impact stworzyła na swojej stronie specjalną zakładkę „Her Impact dla Ukrainy”, na której poszukujące pracy obywatelki Ukrainy oraz przedsiębiorcy chcący udzielić pomocy mogą zgłaszać się z ofertami na wskazane na stronie adresy mailowe. Podobnych inicjatyw na platformach HR-owych jest naprawdę cała moc. Ponadto osoby z Ukrainy szukające pracy oraz przedsiębiorcy poszukujący pracowników ogłaszają się również np. na Facebooku, na specjalnie przygotowanych do tego grupach – w tym wypadku doradzamy jednak ostrożność i korzystanie tylko z zaufanych grup i ogłoszeń.

Organizacje non-profit

Ukraińcy mogą również liczyć na inne formy pomocy. Przykładowo Fundacja Współpracy Polsko Ukraińskiej „U-Work” organizuje cykl spotkań dla obywateli Ukrainy po angielsku, na których omawiane są wszelkie istotne zagadnienia związane ze specyfiką polskiego rynku pracy. Wiele innych organizacji non-profit oprócz pomocy obywatelom Ukrainy w znalezieniu pracy, oferuje również doradztwo zawodowe czy darmowe lekcje języka polskiego.

12 kwietnia 2022 r. ukazał się nowy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa („Ustawa”). Projekt ten w wielu miejscach znacząco różni się od projektu z października 2021 r.

Poniżej przedstawiamy jedynie wybrane i kluczowe zmiany, które będą miały największy wpływ na procedury whistleblowingowe w Państwa organizacjach. Wkrótce będziemy przedstawiać pogłębione analizy w tych obszarach.

 

Kto i kiedy musi wdrożyć wewnętrzną procedurę?

Podmioty prawne, które zatrudniają co najmniej 250 pracowników będą musiały wdrożyć wewnętrzną procedurę w terminie 1 miesiąca od wejścia w życie Ustawy. Dobrą wiadomością jest to, że Ustawa wejdzie w życie po 2 miesiącach od jej ogłoszenia. W porównaniu do poprzedniego projektu, który przewidywał termin 14 dni, czas na wdrożenie procedury został znacząco wydłużony.

Czy do progów zatrudnienia należy wliczać osoby na umowach cywilnoprawnych i pracowników tymczasowych?

Wydaje się, że nie. Treść Ustawy nie daje nam oczywistej odpowiedzi na to pytanie. Ustawa posługuje się tutaj określeniem „osoby, które wykonują pracę na rzecz podmiotu prawnego”. Można mieć wątpliwości czy taka definicja obejmuje wyłącznie „tradycyjnych” pracowników (zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) czy też obejmuje pracowników tymczasowych oraz osoby na umowach cywilnoprawnych. Uzasadnienie to Ustawy jednak wprost posługuje się terminem „pracownik”, a zatem zdaje się zawężać tę definicję, co w naszej ocenie jest słuszne.

Czy katalog naruszeń, które będą objęte wewnętrzną procedurą uległ zmianie?

Nie. Wciąż minimalne wymogi wynikają z tzw. Dyrektywy o Sygnalistach, a pracodawcy mogą ten katalog rozszerzyć, np. o mobbing, dyskryminację, molestowanie czy molestowanie seksualne.

Czy wciąż możemy zawężać katalog sygnalistów jedynie do aktualnych pracowników?

Nie. Ustawa zakłada automatyczne rozszerzenie katalogu sygnalistów zgodnie z tzw. Dyrektywą o Sygnalistach. Obejmie to nie tylko obecnych pracowników, lecz byłych pracowników oraz kandydatów, a także pracowników tymczasowych, osoby na umowach cywilnoprawnych czy stażystów.

Co ze zgłoszeniami anonimowymi – czy wciąż możemy z nich zrezygnować?

Ustawa zakłada, że podmioty prawne nie będą zobowiązane do przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Oznacza to, że pracodawca będzie mógł pozostawić je bez rozpoznania nawet, jeśli nic na ten temat nie znajdzie się w jego procedurze wewnętrznej.

Czy są jakieś zmiany w zakresie katalogu działań odwetowych, których nie można dokonywać wobec sygnalistów?

Tak. Zabronione są nie tylko działania odwetowe, ale także próby i groźby ich zastosowania. Dodatkowo, otwarty katalog działań odwetowych został poszerzony o nieostre i dające duże pole do nadinterpretacji przykłady takie jak: (a) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie, (b) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub traty dochodu czy (c) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym nadszarpnięcia reputacji, zwłaszcza w mediach społecznościowych.

Dla pracodawców może być to duże wyzwanie, gdyż stosunkowo łatwo będzie „oskarżyć” pracodawcę o takie działania, chociażby gdy pracodawca nie uwzględni wniosku urlopowego, rozliczy nadgodziny w formie czasu wolnego, a nie oczekiwanego przez pracownika dodatku pieniężnego czy nie przyzna tzw. premii uznaniowej (nagrody).

W takich okolicznościach pracodawcy będą musieli wykazać nie tylko, że kierowali się obiektywnymi powodami, ale – co wynika z nowego brzmienia Ustawy – także te powody będą musiały być należycie uzasadnione.

Jakie kanały zgłoszeń pracodawca musi zapewnić sygnalistom?

Sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń wewnętrznych przynajmniej w postaci: (a) ustnej; (b) papierowej lub (c) elektronicznej. Wciąż nie ma prawnego obowiązku ustanawiania specjalnego kanału zgłoszeń od zewnętrznego dostawcy.

Jak uregulować zasady przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych od sygnalistów?

Wszystkie kwestie dotyczące zgłoszeń od sygnalistów należy wpisać do wewnętrznej procedury. W takiej procedurze muszą znaleźć się informację dotyczące tego: (a) kto przyjmuje zgłoszenia, (b) jak można dokonać zgłoszenia, (c) kto podejmuje działania następcze, (d) kiedy potwierdza się sygnaliście przyjęcie zgłoszenia i przedstawia mu informację zwrotną czy (e) jak dokonać zgłoszenia zewnętrznego.

Dodatkowo, procedura może zawierać informacje na temat: (a) rozszerzenia katalogu naruszeń (np. o mobbing) czy (b) o systemie zachęt do korzystania z procedury.

Czy możemy oferować sygnalistom „nagrody” za dokonanie zgłoszeń?

Do tej pory był to przedmiot dyskusji. Ustawa jednak wprost wskazuje, że wewnętrzna procedura może przewidywać system zachęt do korzystania z procedury. Uważamy zatem, że pracodawca może przewidzieć dodatkowe świadczenia dla sygnalistów, w tym także świadczenia pieniężne.

Czy zmieniło się coś w zakresie konsultacji przed wdrożeniem procedury?

Tak. Ustawa określa konkretny termin na konsultacje – mają one trwać pomiędzy 7 a 14 dni. Naruszenie tych terminów może prowadzić do uznania, że przy wdrażaniu procedury doszło do naruszeń formalnych, co może w przyszłości budzić wątpliwości co do skuteczności wdrożenia procedury.

Czy dane w rejestrze zgłoszeń wciąż musimy przechowywać przez 5 lat?

Nie. Ustawa wyraźnie skróciła ten okres jedynie do 12 miesięcy od zakończenia działań następczych.

A co ze wspólnymi kanałami zgłoszeń dla grup kapitałowych?

Ustawa nie wprowadziła możliwości zastąpienia lokalnych kanałów zgłoszeń kanałami funkcjonującymi dla całej grupy. Nasze dotychczasowe stanowisko nie ulega zmianie – lokalne podmioty muszą mieć swoje kanały zgłoszeń, a kanały grupowe mogą być stosowane jedynie równolegle.

Czy bardzo restrykcyjne przepisy karne uległy złagodzeniu?

Tak, choć zmiany nie są spójne i satysfakcjonujące. Ustawa przewiduje m.in. następujące sankcje:

• brak wdrożenia wewnętrznej procedury: grzywna (do 5.000 zł);
• działania odwetowe: nawet do 3 lat pozbawienia wolności;
• naruszenie obowiązku zachowania w poufności tożsamości sygnalisty: do 1 roku pozbawienia wolności.

 

Na tę chwilę nie wiemy kiedy dokładnie Ustawa wejdzie w życie ani jaki będzie jej ostateczny kształt. Zwracamy uwagę, że przepisy te trafiły dopiero do konsultacji społecznych i mogą ulec zmianie. Część zasad wydaje się być już utrwalona. O wszystkich istotnych zmianach będziemy Państwa informować na bieżąco.

Jeżeli macie Państwo dodatkowe pytania albo chcielibyście porozmawiać o wdrożeniu lub dostosowaniu systemu whisleblowingowego w Waszej organizacji, prosimy o kontakt.