#HRLegalUpdate: Układy zbiorowe na „nowych” zasadach?

13 grudnia 2025 r. zaczęła obowiązywać nowa ustawa o układach zbiorowych pracy. Choć jest przedstawiana jako duża reforma, w praktyce ma raczej charakter „porządkujący” niż rewolucyjny. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany wynikające z ustawy oraz ich praktyczny wpływ na pracodawców.

1. Powstanie Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP)
Będzie to centralny rejestr prowadzony przez ministra właściwego do spraw pracy, w systemie informatycznym. Pracodawca będzie miał obowiązek rejestrowania w nim zawartych układów. To najbardziej konkretna nowość – dotąd nie istniał taki rejestr.

Co to oznacza dla pracodawców?

• Ułatwienie dla pracodawców. W praktyce, unowocześnienie rejestracji ułatwi pracodawcom zgłaszanie zawartych układów.
• Zgłoszenie do KEUZP jako warunek ważności układu. Układ zacznie obowiązywać dopiero od dnia jego prawidłowego zgłoszenia do nowego rejestru.
• Koniec zgłoszeń do inspekcji pracy. Dotychczasowy obowiązek informowania okręgowego inspektora pracy o zawarciu układu zniknie. Zostanie on zastąpiony obowiązkiem rejestracji w KEUZP.
• Sankcje przewidziane w ustawie. Za nieuwzględnienie układu w rejestrze będzie groziła grzywna, a w skrajnych przypadkach – nawet ograniczenie wolności.

2. Rejestracja układów w okresie przejściowym
Na utworzenie systemu minister ma 2 lata. Mimo tego, już od dnia wejścia ustawy w życie, powstanie uproszczony obowiązek rejestracji.

Co to oznacza dla pracodawców?

• Okres przejściowy: zgłoszenia elektroniczne do ministra. Do czasu uruchomienia KEUZP zgłoszenia należy przesyłać w formie elektronicznej do ministra właściwego ds. pracy – z kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym, a także załączonym skanem dokumentu.
• Rok na zgłoszenie „starych” układów. Układy zawarte przed wejściem w życie ustawy nadal obowiązują, ale po uruchomieniu KEUZP pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zgłoszenie wszystkich aktualnych układów i porozumień.

3. Zachęta do dialogu ze związkami
Ustawa podkreśla wagę rozmów ze stroną społeczną i zachęca do częstszego zawierania układów.

Co to oznacza dla pracodawców?

• Obowiązek rokowań. Gdy strona zgłosi żądanie rozpoczęcia rokowań, trzeba do nich przystąpić. Związki muszą powstrzymywać się od wysuwania żądań poza możliwości finansowe pracodawcy.
• Sankcje za brak współpracy. Odmowa podjęcia rokowań czy nieprzekazywanie wymaganych informacji związkom będzie od teraz karane jako wykroczenie, zagrożone grzywną, a w skrajnych przypadkach ograniczeniem wolności.
• Układy na czas określony. Wspomniano o możliwości zawierania układów na czas określony. W praktyce pracodawcy dotychczas również wprowadzali czasami układy o okresowym charakterze.
• Mediator w razie trudności. Ustawa przewiduje wsparcie mediatora, gdy negocjacje utkną w martwym punkcie. To rozwiązanie również było dotąd możliwe, chociaż przepisy nie wskazywały na to wprost.

4. Nowe rodzaje spraw z zakresu prawa pracy
Przepisy wprowadzają nowy katalog spraw, które będą mogły toczyć się przed sądem pracy. Będą one dotyczyć ustalenia obowiązywania lub treści układu i innych porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów.

Co to oznacza dla pracodawców?

• Sądy rozpatrywały już takie sprawy. Sprawy dotyczące ustalania obowiązywania wewnętrznych aktów prawnych były dopuszczalne już wcześniej, jednak były one rzadkością. Nowe przepisy mogą wpłynąć na wzrost liczby takich spraw.
• Wniosek do sądu o zbadanie zgodności układu z prawem. Złoży go każdy pracownik, osoba wykonująca pracę zarobkową, związek lub pracodawca objęty układem, a także inspektor pracy i prokurator.
• Badanie starych układów. Wniosek może dotyczyć również porozumień obowiązujących już w przeszłości. Złożenie wniosku nie wstrzymuje jednak stosowania takiego „starego” układu.
• Wniesienie wniosku o ustalenie. Nie wstrzyma wejścia w życie ani obowiązywania układu. Sąd nie będzie też związany granicami wniosku.

5. Szerzej opisane, ale nie nowe tematy układów
Rozszerzono listę zagadnień, które można regulować w układach, m.in. równe traktowanie, przeciwdziałanie mobbingowi, fundusz socjalny, work–life balance czy politykę szkoleniową.

Co to oznacza dla pracodawców?

• Katalog spraw pozostanie otwarty. W praktyce kwestie wskazane w ustawie już wcześniej można było wprowadzać – ich katalog był otwarty. Oznacza to, że strony porozumienia dowolnie ustalały zakres i przedmiot układu. Nadal nie będzie to obwarowane ścisłymi ograniczeniami.
• Równe traktowanie jako „priorytet”. Ustawa mocniej akcentuje tę tematykę, ale dla wielu firm to już od lat stały element układów.
• Technologie, w tym AI i praca zdalna. Pojawia się zachęta, by w układach regulować zasady wdrażania nowych technologii oraz pracy zdalnej.