HR Legal Update: Zmiany w Kodeksie pracy i ustawie o ZFŚS – ustawa podpisana przez Prezydenta

Prezydent podpisał ustawę zmieniającą przepisy Kodeksu pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Nowe przepisy wprowadzają większą elastyczność w komunikacji między pracownikiem a pracodawcą i wpłyną na możliwości związane z zarządzaniem dokumentacją kadrową.

Zmiany obejmują możliwość składania określonych dokumentów w formie elektronicznej (bez własnoręcznego podpisu). Dodatkowo nowelizacja przewiduje wydłużenie terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz zwiększenie liczby przedstawicieli pracowników uczestniczących w uzgodnieniach dotyczących ZFŚS.

I. Elektroniczna forma dokumentów

Kluczową zmianą wynikającą z nowych przepisów jest odejście od pisemnej formy znacznej części dokumentów związanych z zatrudnieniem. W praktyce oznacza to rezygnację z dokumentów opatrzonych podpisem własnoręcznym w wielu codziennych czynnościach z zakresu prawa pracy. Dokumenty te będą mogły być przesyłane przede wszystkim w postaci skanu lub zdjęcia. Nie będą wymagały również kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Brak wymogu stosowania formy pisemnej dokumentów będzie dotyczył:

• informacji o celach, zakresie i sposobie stosowania monitoringu,
• informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę,
• konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,
• rozkładu czasu pracy (grafiku),
• wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
• wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej,
• wniosku o zastosowanie ruchomego czasu pracy,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
• wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników wykonujących pracę w porze nocnej,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy,
• potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z przepisami i zasadami BHP.

II. Nowy termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Nowelizacja wprowadza do Kodeksu pracy art. 171 § 4, zgodnie z którym ekwiwalent za niewykorzystany urlop będzie wypłacany wraz z ostatnim wynagrodzeniem pracownika.

Jeżeli jednak termin wypłaty przypadałby na dzień wcześniejszy niż ustanie stosunku pracy, pracodawca będzie zobowiązany wypłacić ekwiwalent maksymalnie w ciągu 10 dni od dnia zakończenia zatrudnienia.

III. Minimum dwóch przedstawicieli pracowników w uzgodnieniach dotyczących ZFŚS

Zmiany obejmują również ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i wynikających z niej zasad dokonywania uzgodnień z przedstawicielami pracowników przez pracodawców, u których nie działają organizacje związkowe. Dotychczas wystarczające było dokonanie uzgodnienia z jednym przedstawicielem pracowników.

Po zmianach konieczne będzie współdziałanie z co najmniej dwoma przedstawicielami w kwestiach dotyczących:

• treści regulaminu ZFŚS,
• wysokości odpisu na fundusz,
• nietworzenia funduszu.

Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw 12 stycznia 2026 r., w związku z czym wchodzi w życie od dnia 27 stycznia.

Pobierz PDF: tutaj.