HR Legal Update: Nowe przepisy o mobbingu uchwalone przez Sejm!

19 czerwca br. Sejm uchwalił nowelizację przepisów o mobbingu, która ma zmienić sposób jego oceny, wzmocnić ochronę pracowników oraz położyć większy nacisk na obowiązki pracodawców w zakresie przeciwdziałania niepożądanym zachowaniom w miejscu pracy. Ustawa trafiła już do Prezydenta i wiele wskazuje na to, że pracodawcy wkrótce będą musieli funkcjonować w nowym otoczeniu regulacyjnym. To dobry moment, aby sprawdzić, czy organizacja jest gotowa na nowe przepisy i zwiększone wymagania w zakresie przeciwdziałania mobbingowi.

I. Nowa definicja mobbingu

• podstawowa cecha – uporczywe nękanie,
• mobbing składający się z fizycznych, werbalnych lub pozawerbalnych elementów,
• sprawcą mobbingu może być każdy,
• ocena o charakterze zindywidualizowanym i uwzględniającym okoliczności konkretnego przypadku.

Co to oznacza dla pracodawców?

• więcej sytuacji w praktyce będzie mogło być zgłaszanych jako mobbing (także konflikty zespołowe i styl zarządzania),
• konieczność każdorazowej indywidualnej analizy zgłoszenia, bez automatycznego odrzucania „braku mobbingu”,
• większe ryzyko odpowiedzialności za działania osób niebędących przełożonymi (np. współpracowników).

II. Wyraźne rozszerzenie obowiązku przeciwdziałania mobbingowi

• wzmocnienie obowiązku realnego przeciwdziałania mobbingowi, nie tylko jego formalnego uregulowania,
• nacisk na faktyczne wdrożenie procedur i ich skuteczność w praktyce,
• większe znaczenie działań prewencyjnych i edukacyjnych w organizacji,
• obowiązek wprowadzenia wewnętrznych zasad przeciwdziałania mobbingowi przez pracodawców zatrudniających co najmniej 9 osób.

Co to oznacza dla pracodawców?

• konieczność posiadania kompletnych i wdrożonych procedur antymobbingowych,
• obowiązek zapewnienia działającego systemu zgłoszeń i reakcji (zgłoszenie, analiza, decyzja, działania następcze),
• konieczność prowadzenia i dokumentowania regularnych szkoleń dla pracowników i kadry zarządzającej.

III. Większe ryzyko roszczeń pracowniczych

• wzmocnienie ochrony pracowników w zakresie zgłoszeń mobbingu,
• większa liczba potencjalnych zgłoszeń i sporów,
• łatwiejsze inicjowanie postępowań i roszczeń,
• podwyższenie minimalnego zadośćuczynienia za mobbing do 6-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Co to oznacza dla pracodawców?

• wzrost liczby zgłoszeń wymagających pełnego postępowania wyjaśniającego (każde zgłoszenie powinno zostać formalnie rozpoznane),
• konieczność natychmiastowego zabezpieczania materiału dowodowego (komunikacja, e-maile, świadkowie, dokumenty HR),
• większe ryzyko finansowe sporów i wyższe wartości negocjacyjne roszczeń,
• konieczność spójnej strategii prowadzenia sporów pracowniczych w organizacji.

IV. Większa odpowiedzialność kadry zarządzającej

• większy nacisk na rolę menedżerów w kształtowaniu środowiska pracy,
• ocena stylu zarządzania jako elementu ryzyka mobbingu,
• rozszerzenie znaczenia codziennej komunikacji i decyzji.

Co to oznacza dla pracodawców?

• konieczność wdrożenia szkoleń dla menedżerów z zakresu komunikacji i ryzyk mobbingowych,
• potrzeba ujednolicenia standardów zarządzania (feedback, oceny, rozmowy trudne),
• konieczność monitorowania „miękkich sygnałów” z zespołów (rotacja, skargi, konflikty),
• obowiązek szybkiej reakcji na nieprawidłowości na poziomie liniowym.

V. Weryfikacja dotychczasowych procedur antymobbingowych

• konieczność przeglądu i aktualizacji regulaminów oraz polityk wewnętrznych,
• dostosowanie procedur do nowych wymogów ustawowych,
• wzmocnienie elementów prewencyjnych i reakcyjnych w dokumentacji.

Co to oznacza dla pracodawców?

• konieczność aktualizacji regulaminów pracy, polityk HR i procedur zgłoszeń,
• potrzeba sprawdzenia, czy procedura działa w praktyce (czas reakcji, realne postępowania),
• obowiązek domknięcia luk między dokumentacją a praktyką w Spółce.

Nadchodzące zmiany wymagają od pracodawców weryfikacji przyjętych rozwiązań, zanim zrobią to pracownicy, sądy lub organy kontrolne. Dla wielu organizacji jest to również moment na dostosowanie procedur do aktualnych standardów compliance i zarządzania pracownikami. Im wcześniej te działania zostaną podjęte, tym większa szansa na ograniczenie ryzyk prawnych, finansowych i wizerunkowych.