Cykl #ProcesoweWtorki: Ewidencja czasu pracy a spór o nadgodziny
02.12.2025
W sporze o zapłatę wynagrodzenia za nadgodziny kluczowe znaczenie ma ustalenie czy liczba zadeklarowanych godzin pracy pracownika poza normatywnym czasem pracy jest prawdziwa oraz czy mieści się w kodeksowej definicji pracy w godzinach nadliczbowych.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy, w tym m.in. dokumentowanie liczby przepracowanych godzin nadliczbowych, jest nie tylko obowiązkiem pracodawcy, ale również istotnym zabezpieczeniem jego interesów w takim postępowaniu.
Dzięki rzetelnie prowadzonej ewidencji czasu pracy, pracodawca jest w stanie zarówno na bieżąco unikać błędów w obliczaniu godzin pracy pracownika, w tym godzin nadliczbowych, zawczasu nie doprowadzając do ewentualnego sporu, jak i weryfikować nieprawdziwe twierdzenia pracownika.
Jak potwierdza orzecznictwo, w sytuacji braku ewidencji czasu pracy (lub stwierdzenia jej prowadzenia niezgodnie z prawdziwym stanem rzeczy) sąd ocenia w pierwszej kolejności wiarygodność przedłożonych przez strony dowodów, tak w zakresie samej pracy w godzinach nadliczbowych, jak i co do ilości przepracowanego czasu (wyrok SN z 11.03.2021 r., I PSKP 34/21).
Wskazuje również, że niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy powoduje dla niego niekorzystne skutki procesowe wówczas, gdy pracownik udowodni swoje twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy (wyrok SN z 19.12.2013 r., II PK 70/13).
Co to oznacza dla pracodawcy w praktyce?
Rzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy zdecydowanie ułatwia prowadzenie postępowania dowodowego w sporze o zapłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych i zdecydowanie zwiększa szanse pracodawcy na wygraną w sądzie. Równie ważne jest ustalenie i przestrzeganie zasad polecania i zgłaszania nadgodzin – nie każda praca poza ustalonym czasem pracy to wszak nadgodziny!
Nieprowadzenie lub niedokładne prowadzenie ewidencji daje szanse pracownikowi na przedstawienie w postępowaniu dowodów, które niekiedy mogą być przez pracodawcę trudne do podważenia.
Jesteśmy do dyspozycji. Zachęcamy do śledzenia kolejnych publikacji z cyklu #ProcesoweWtorki.