Miesiąc: lipiec 2021

Pytanie #10: Ryczałt – dobrze brzmi… Niestety, cały Zachód przygotowuje się do pobrania podatku za pracę zdalną, ponieważ pracownik dużo zyskuje nie przyjeżdżając do siedziby firmy.

Odpowiedź: Aktualnie w Polsce nie ma pomysłów, aby „opodatkować” pracę zdalną. Kwestia, która budziła wątpliwości dotyczyła opodatkowania ekwiwalentu za wykorzystywanie własnych narzędzi, sprzętu, prądu czy Internetu. W tej kwestii wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, wskazując w interpretacji indywidualnej, że taka forma ekwiwalentu stanowi wprawdzie przychód pracownika, jednak nie podlega opodatkowaniu. Wskazujemy jednak, że istotne jest, aby kwota ekwiwalentu odpowiadała mniej więcej faktycznie poniesionym przez pracownika kosztom. W sytuacji, gdy kwota wypłacana pracownikowi byłaby znacząco wygórowana, takie zwolnienie może być kwestionowane. Mogłoby to bowiem prowadzić do nieuzasadnionego zwolnienia części wynagrodzenia z podstawy opodatkowania, a tym samym obejścia obowiązku uiszczenia należnego podatku. Zwracamy również uwagę, że w projekcie przepisów wprost wskazano, że ryczałt i ekwiwalent, które pokrywają bezpośrednie koszty poniesione przez pracownika w wyniku pracy zdalnej, nie będą stanowić przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i tym samym, jeżeli przepis wejdzie w życie, kwestia ta zostanie ostatecznie wyjaśniona.

Problematyka ochrony sygnalistów jest na tyle istotna, że warto rozpatrywać ją również z perspektywy relacji ze związkami zawodowymi. Działalność związkowa to działalność społeczna, polegająca na  reprezentowaniu i ochronie praw pracowników. W tym zakresie więc jej istota pokrywa się z celami Dyrektywy.

Związki posiadają ustawową kompetencję do kontroli przestrzegania przepisów dotyczących interesów pracowników. Podczas jej przeprowadzania, przykładowy brak wdrożenia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń może zostać potraktowany jako uchybienie.

Związki mają też obowiązek współtworzenia korzystnych warunków pracy i bytu, przez które rozumieć można m.in. funkcjonujące w praktyce mechanizmy ochrony sygnalistów. Związki powinny zatem współpracować z pracodawcą przy wdrażaniu stosownych rozwiązań i zachęcać pracowników do aktywnego zgłaszania nieprawidłowości w danej organizacji.

Dodatkowo, związki zawodowe sprawują kontrolę nad przestrzeganiem prawa pracy oraz uczestniczą w nadzorze nad przestrzeganiem przepisów oraz zasad BHP. Po to wprowadza się mechanizmy ochrony sygnalistów, aby prewencyjnie wykrywać nieprawidłowości i odpowiednio wcześniej im zapobiegać. Współdziałanie przy wdrażaniu zasad whistleblowingu stanowi zatem element tego nadzoru, podkreślając rolę związkowców w kształtowaniu wewnętrznych zasad ochrony sygnalistów.

Wreszcie, organizacje związkowe mają szczególną rolę w kształtowaniu świadomości pracowników. Jak wiadomo, pojęcie sygnalisty często błędnie kojarzone jest z donosicielem, przez co jego ocena wśród pracowników jest negatywna. Jednak głos przeciwny, wypowiedziany na forum związkowym przez osoby, które są powszechnie szanowane wśród załogi może pozwolić zmienić zapatrywanie na całą tę instytucję i faktycznie zachęcić do zaangażowania się w zgłaszanie naruszeń.

Wdrożenie i funkcjonowanie skutecznych procedur whistleblowingu leży w interesie wszystkich stron pracowniczych – pracowników, pracodawców oraz związkowców. Nie oznacza to jednak, że w tym zakresie strony te będą całkowicie zgodne.

Związkowcy mogą chcieć wykorzystać wprowadzaną przez pracodawcę infrastrukturę techniczną dedykowaną ochronie sygnalistów dla swoich własnych celów. Uzyskanie przez ich przedstawiciela dostępu do poufnych danych objętych treścią zgłoszeń nierzadko może przynieść szkodę pracodawcy. Międzyzakładowe organizacje będą mogły obserwować wdrażane przez pracodawców – pionierów rozwiązania whistleblowingowe i te sprawdzone przenosić do innych zakładów pracy, u których również funkcjonują, co nie zawsze będzie uzasadnione z uwagi na specyfikę danego zakładu . Wreszcie, ich żądania mogą obejmować niezwłoczne informowanie o wszystkich zarzutach kierowanych w zgłoszeniach w stosunku do ich członków oraz posiadanie swojego przedstawiciela w komisji, utworzonej na potrzeby prowadzonego postępowania wyjaśniającego. Taki scenariusz może być dla pracodawcy problematyczny i warto go unikać.

Pracodawca dbając o własny interes powinien współpracować ze związkami przy wdrażaniu mechanizmów ochrony sygnalistów tylko w takim wymiarze w jakim będzie wynikać to z przepisów prawa lub będzie to dla niego korzystne. To pracodawca ma ogólną kompetencje do organizacji procesu pracy a w zakresie kształtowania zasad, doborze infrastruktury i dokonywaniu zmian dysponuje niemałą swobodą. Z tego powodu warto aby korzystał z dostępnych narzędzi i nie zgadzał się na wszystkie postulaty strony związkowej.

Pracodawca ma status zainteresowanego w sprawie dotyczącej ustalenia liczby członków organizacji związkowej. Wynik postępowania rzutuje bowiem na sytuację prawną pracodawcy i zakres jego obowiązków wobec organizacji związkowej. Pracodawca może przystąpić do postępowania w charakterze uczestnika. Może zajmować stanowisko w sprawie, składać wnioski dowodowe, ma dostęp do całości akt postępowania (tak, do całości – przepis ograniczający prawo przetwarzania danych o członkostwie w związku zawodowym nie ogranicza pracodawcy dostępu do akt). Może uczestniczyć w rozprawach, przesłuchiwać świadków etc.

Chociaż wydaje się to oczywiste, dla sądów rozpatrujących tego rodzaju sprawy oczywiste nie było i w wielu przypadkach nadal nie jest. Niektóre sądy wciąż odmawiają pracodawcom udziału w takich postępowaniach. Skutecznie kwestionujemy takie decyzje. Wielokrotnie składaliśmy zażalenia i wygrywaliśmy. W każdej tego rodzaju sprawie, którą prowadzimy, pracodawca bierze aktywny udział.

Przystąpienie do postępowania to oczywiście dopiero początek. Za tym idą kolejne kwestie, o które pracodawca często musi zawalczyć – dostęp do akt postępowania czy przeprowadzenie dowodów z wewnętrznych dokumentów związkowych. Sam udział w postępowaniu jest jednak kwestią kluczową – pracodawca nie tylko ma prawo, ale wręcz powinien przystąpić do takiego postępowania. Złożenie zastrzeżenia co do liczebności organizacji związkowej oraz pozostawienie sprawy „samej sobie” mogłoby przynieść efekty odwrotne od oczekiwanych – faktycznym i jedynym gospodarzem sprawy będzie wówczas związek zawodowy, a sąd jedynie potwierdzi informacje przedstawiane przez związek. Jeżeli taki ma być efekt, lepiej w ogóle nie wszczynać całej procedury.
Posiadanie przez pracodawcę statusu zainteresowanego w sprawie oznacza, że sąd powinien zawiadomić pracodawcę o postępowaniu, a pracodawca może do takiego postępowania przystąpić. Niestety, sądy nie zawsze wysyłają takie zawiadomienie. Dlatego warto, aby pracodawca sam zgłosił chęć przystąpienia do sprawy, nie czekając na ruch ze strony sądu. Jeżeli sąd odmówi, pracodawca może zażalić się na taką decyzję.

Inspektor pracy może samodzielnie wytoczyć powództwo wyłącznie w takim zakresie, w jakim wyraźnie wynika to z art. 63¹ KPC, to jest o ustalenie istnienia stosunku pracy. Dochodzenie innych kwestii związanych z treścią tego stosunku pozostaje poza sferą jego uprawnień. – r. pr. Kinga Polewka-Włoch oraz Patryk Kozieł komentują dla ius.focus.

Artykuł dostępny: tutaj.

 

Brak zawarcia odrębnej umowy o zakazie konkurencji z pracodawcą, nie umożliwia prowadzenia wobec niego działalności konkurencyjnej. Obowiązek powstrzymania się od działalności konkurencyjnej wynika z podstawowego obowiązku pracowniczego, o którym mowa w art. 100 § 2 pkt 4 KP – dbania o dobro zakładu pracy. – r. pr. Kinga Polewka oraz adw. Bartosz Wszeborowski komentują dla ius.focus.

Artykuł dostępny: tutaj.

Ustawodawca posługuje się zarówno pojęciem formy pisemnej, jak i wymogiem dokonania czynności na piśmie. Rozróżnienie takie nie jest pozbawione znaczenia. Wszędzie tam, gdzie prawo przewiduje (łagodniejszy) wymóg pisemności, nie trzeba dochowywać surowszej formy pisemnej. Dotyczy to również zamiaru konsultowania ze związkami zawodowymi wypowiedzenia umowy o pracę. Teorie przeciwne, aprobowane m.in. przez Sąd Najwyższy, mogą nie mieć mają uzasadnienia. – r. pr. Sławomir Paruch oraz Oskar Kwiatkowski komentują dla Dziennika Gazety Prawnej.

Artykuł: tutaj.

Rząd ogłosił rozszerzenie o nowe państwa programu „Poland. Business Harbour”. Obok Białorusi, obecnie o wizy w ramach programu będą mogli ubiegać się specjaliści z Armenii, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy.

Ułatwienia wizowe dla nowych państw (innych niż Białoruś) są zasadniczo przeznaczone dla cudzoziemców zaproszonych przez pracodawców, którzy zgłoszą udział w programie. Program jest obecnie kierowany głównie do szeroko pojętego sektora IT. Oprócz możliwości uzyskania rocznej wizy po priorytetowym rozpatrzeniu wniosku, cudzoziemcy uzyskują dwie ważne korzyści: możliwość pracy bez zezwolenia na pracę oraz ułatwienia we wjeździe do Polski.

Posiadacze wiz z adnotacją „Poland. Business Harbour” są zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę w trakcie ważności wizy. Przepisy w dalszym ciągu zawierają jednak lukę, która może uniemożliwić legalne wykonywanie pracy po zakończeniu ważności wizy, a przed uzyskaniem odpowiedniego zezwolenia na pobyt w Polsce.

Wizy w ramach programu są wydawane także dla małżonków i dzieci pracowników. Jest to duże ułatwienie dla rodzin pracowników. Członkowie rodziny nie mają automatycznie zapewnionego prawa wjazdu do Polski na równi z pracownikami (ze względu na ograniczenia we wjeździe do Polski związane z pandemią koronawirusa). Jednak rodziny specjalistów np. z Ukrainy, którzy otrzymają wizy z adnotacją „Poland. Business Harbour”, będą uprawnieni do wjazdu bez dodatkowego wykazywania swojego statusu czy zgody Straży Granicznej. Po przybyciu do Polski mogą jednak być zobowiązani do kwarantanny, podobnie jak sami pracownicy.

Zgodnie z zapowiedziami rządu, program w przyszłości może być rozszerzony o inne kraje i branże. Decyzja będzie uzależniona od efektów obecnej tury poszerzenia programu.

Unijna dyrektywa o ochronie sygnalistów stawia wymóg wyznaczenia bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału, właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami. Z reguły będzie to kolegialne, wewnątrzzakładowe ciało w postaci komisji lub zespołu. Warto jednak wiedzieć kto i dlaczego powinien znaleźć się w jego składzie.

Postępowania wszczęte na skutek zgłoszeń sygnalistów mogą dotyczyć różnorodnych spraw – od mobbingu, dyskryminacji, po korupcję czy udział w „karuzelach” VAT. Skład komisji wyjaśniającej powinien być przede wszystkim dobierany do przedmiotu sprawy, która ma być badana.

Sposób doboru składu komisji powinien być uregulowany w wewnętrznych politykach, pozwoli to uniknąć chaosu organizacyjnego, gdy pojawi się zgłoszenie niepożądanych zachowań. Warto, aby o liczebności i składzie decydował compliance officer. W przypadku spraw szczególnie istotnych, wybór członków powinien następować po zasięgnięciu opinii członka zarządu sprawującego nadzór nad obszarem, którego dotyczy zgłoszona nieprawidłowość. Warto, aby polityka nie wskazywała sztywnej liczby członków komisji, a widełki. Pozwoli to dopasować liczebność członków do kategorii konkretnej sprawy. Jeśli z procedury będzie wynikało, że komisja liczy 3 członków, a natura sprawy będzie wymagała powołania dodatkowych osób, lub też jeden z członków zrezygnuje w trakcie prac pojawi się problem.

Wśród członków komisji niezmiennie powinien znaleźć się compliance officer lub osoba przez niego wyznaczona – z reguły pracownik działu prawnego lub działu etyki. Dzięki temu compliance officer ma wpływ na wszystkie postępowania, a jednocześnie zachowana zostaje ciągłość oraz integralność prac wszystkich zespołów.

Pozostali członkowie komisji powinni zostać wyznaczeni, przy uwzględnieniu specyfiki konkretnego zgłoszenia. Tytułem przykładu, jeśli określone postępowanie wyjaśniające dotyczy naruszeń z zakresu BHP, w składzie komisji powinien znaleźć się specjalista z tego obszaru. Z kolei w sprawach mających za przedmiot nierówne traktowanie czy naruszenie z zakresu czasu pracy członkiem zespołu do zbadania sprawy właściwy będzie pracownik działu kadr. Jeśli natomiast dane postępowanie dotyczy sprawy szczególnie istotnej z punktu widzenia przedsiębiorstwa, w składzie komisji powinno znaleźć się miejsce również dla członka zarządu nadzorującego obszar działalności, którego dotyczy zgłoszenie.

Z uwagi na konieczność zachowania obiektywizmu i transparentności działań komisji, w jej składzie nie powinien znajdować się bezpośredni przełożony osoby podejrzanej o dokonanie naruszeń. Konsekwencje nieprawidłowości, której dopuścił się podwładny mogłyby dotknąć również przełożonego, więc osoby postronne oraz przede wszystkim sam zgłaszający mogłyby mieć uzasadnione podejrzenie co do bezstronności takiego członka komisji. Również bezpośredni podwładny nie powinien uczestniczyć w sprawach dotyczących jego przełożonych. Warto również, aby wewnętrzne procedury przewidywały obowiązek wyłączenia się osób we wszelkich sprawach, które mogą dotyczyć nawet pośrednio członka komisji lub budzić wątpliwości co do jego bezstronności.

W niektórych sprawach celowe może być powołanie zewnętrznych ekspertów np. prawników, którzy w sposób prawidłowy poprowadzą postępowanie, dbając o wszelkie kwestie prawne, jak chociażby danych osobowych czy poufności. Na taki krok często decydują się pracodawcy którzy nie czują się pewnie w sprawach postępowań wyjaśniających, ale również wtedy gdy chcą podkreślić obiektywizm i bezstronność postępowania wyjaśniającego. Sprawa jest badana przez osoby z zewnątrz, nie posiadające relacji z pracownikami, co pozwala obiektywnie przeprowadzić postępowanie. Zdarza się, że pomocne może być powołanie do komisji psychologa, jeśli przedmiot sprawy jest szczególnie trudny i wzbudzający wiele emocji. W każdej sprawie konieczne jest zastosowanie indywidualnego podejścia do doboru składu komisji.

Po utworzeniu komisji, jej członkowie powinni wybrać ze swojego grona przewodniczącego, do którego zadań należeć będzie sporządzenie planu postępowania, podział zadań pomiędzy członków zespołu, troska o prawidłowość prac komisji oraz zapobieganie przewlekłości postępowania.

Podsumowując, dobór odpowiednich członków zespołu powołanego do zbadania sprawy stanowi niezbędny element prawidłowo działającego systemu whistleblowingu. Trafnie wybrany skład komisji daje gwarancję, że postępowanie wyjaśniające będzie obiektywne i przejrzyste oraz zostanie przeprowadzone w rozsądnym czasie, a także co najważniejsze w zgodzie z prawem i zasadami etyki.

Przepisy dotyczące tego dokumentu nie są restrykcyjne, ale budzą wątpliwości interpretacyjne i generują niepotrzebne, wysokie koszty. Kwestią sporną jest także okres, na który może być on wydany. – adw. Karolina Schiffter oraz Maria Lewicka komentują dla Dziennika Gazety Prawnej.

Artykuł: tutaj.

 

Pytanie #9: Pytanie dotyczy kwestii bhp, tj. czy pracodawca musi zapewniać pracownikowi takie wyposażenie jak np. biurka, fotel?

Odpowiedź: Zarówno w obecnym stanie prawnym jak i projekcie zmian pracodawca nie ma takiego obowiązku. Co więcej projekt wyraźnie wyłącza obowiązek pracodawcy z art. 212 pkt 1 k.p. organizowania stanowiska pracy zgodnie z bhp. Pracownik by mógł wykonywać pracę zdalną składa oświadczenie, że ma warunki techniczne i lokalowe, co obejmuje meble. W praktyce jednak pracownik może złożyć oświadczenie, że ma warunki nawet w przypadku braku biurka i fotela.