Miesiąc: luty 2021

Pytanie #4: Jak wygląda praca zdalna gdy pracownik jest na kwarantannie lub izolacji? Czy w takiej sytuacji pracownik może świadczyć pracę?

Odpowiedź: Wykonywanie pracy zdalnej na kwarantannie lub izolacji jest dozwolone. Wątpliwości, które istniały w tym zakresie zostały ostatecznie rozwiane poprzez wprowadzenie do tzw. ustawy antykryzysowej art. 4h i 4g. Zgodnie z tymi przepisami, pracownik objęty obowiązkową kwarantanną lub izolacją w warunkach domowych może za zgodą pracodawcy wykonywać pracę zdalną. Za ten czas pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie, natomiast nie uzyskuje on prawa do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego. Należy dodatkowo pamiętać, że wykonywanie pracy jest dopuszczalne jedynie, jeżeli stan zdrowia pracownika na to pozwala. Tym samym, jeżeli w trakcie pracy zdalnej na izolacji lub kwarantannie jego stan zdrowia się pogorszy i uniemożliwi dalsze świadczenie pracy to pracownik ma obowiązek poinformowania o tym pracodawcy, zgodnie z ogólnymi zasadami.

Upowszechnienie się pracy zdalnej bez wątpienia umożliwia przedsiębiorcom funkcjonowanie na rynku na zasadzie business as usual. Jednym z wyzwań stojących przed pracodawcami organizującymi proces pracy w formie zdalnej lub hybrydowej są kwestie związane z bezpieczeństwem i higieną pracy.

Żaden z przepisów wprowadzonych w związku z koronawirusem nie zmodyfikował odpowiedzialności pracodawcy za warunki BHP w przypadku pracy zdalnej. A zatem pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, także w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Uważamy jednak, że wymaganie od pracodawcy, że weźmie pełną odpowiedzialność za warunki panujące w miejscu, w którym pracownik wykonuje pracę zdalną, jest nadmierne i niemożliwe do realizacji. Firmy, szczególnie te zatrudniające wielu pracowników, nie są bowiem w stanie kontrolować bezpośrednio oraz na bieżąco warunków panujących np. w prywatnych domach pracowników. Sytuacja jest zbliżona do pracowników mobilnych czy innych pracowników pracujących poza biurem – siłą rzeczy obowiązki pracodawcy w zakresie BHP trzeba w takich przypadkach oceniać przez pryzmat charakteru pracy takich osób i braku bezpośredniego, bieżącego nadzoru pracodawcy nad miejscem wykonywania pracy.

W trakcie ostatnich miesięcy, wspierając naszych Klientów we wdrażaniu oraz zarządzaniu pracą zdalną w ich organizacjach, stworzyliśmy szereg mechanizmów oraz narzędzi pozwalających na efektywne zapobieganie wypadkom podczas pracy zdalnej oraz ograniczających ewentualną związaną z tym odpowiedzialność pracodawcy.

Podstawowym działaniem, jakie powinien podjąć pracodawca celem usystematyzowania zasad pracy zdalnej, a w efekcie – zminimalizować ryzyko wypadków, jest wprowadzenie regulaminu takiej pracy. Regulamin powinien zawierać jasne zasady określające prawa i obowiązki osób świadczących pracę w trybie zdalnym. Dla przykładu, pracodawca może zobowiązać pracownika do świadczenia takiej pracy jedynie z miejsca jego zamieszkania. W takim przypadku pracodawca może wymagać od pracownika, aby ten, chcąc wykonywać swoje obowiązki spoza miejsca zamieszkania, zgłosił to pracodawcy lub wystąpił o stosowną zgodę. Pozwala to na większą kontrolę nad tym, gdzie jest pracownik i w jakich warunkach pracy.

Profilaktycznie warto też stworzyć zbiór praktycznych oraz technicznych zasad, których bezwzględnie należy przestrzegać przy wykonywaniu pracy zdalnej oraz przyjąć deklarację pracownika, w której ten zobowiązuje się do ich stosowania. Nawet jeżeli takie oświadczenie nie doprowadzi w pełni do przeniesienia odpowiedzialności za BHP na pracownika, to będzie stanowić dla pracodawcy potwierdzenie dochowania staranności w zakresie zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawca nie jest bowiem w stanie na bieżąco kontrolować tych warunków, ale powinien dochować maksymalnej staranności w tym zakresie i upewnić się, że odpowiednie warunki są zachowane.

Odpowiednio skonstruowany regulamin pracy zdalnej powinien umożliwiać pracodawcy „odwiedzenie pracownika” w miejscu wykonywania pracy, w szczególności w razie zgłoszenia przez niego wypadku przy pracy zdalnej. Przeprowadzenie rzetelnego postępowania wyjaśniającego może bowiem wymagać, aby zespół powypadkowy obejrzał miejsce, w którym doszło do wypadku przy pracy. Nawet jeżeli jest to prywatne mieszkanie lub dom pracownika.

Funkcjonowanie w pandemicznej rzeczywistości i widmo kolejnej fali intensywnych zakażeń wirusem COVID-19 zmusza pracodawców i managerów do zwrócenia szczególnej uwagi na kwestie BHP w miejscu pracy, tym bardziej, że część pracowników zaczyna pracować „hybrydowo” bądź na stałe powraca do zakładów pracy.

Minimalizowanie ryzyka rozprzestrzeniania się wirusa wśród załogi i efektywne zarządzanie procesem pracy wymaga współpracy z pracownikami, a także zachowania wzmożonej czujności przełożonych na kwestie utrzymania, a może i poprawy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w organizacji pracy, zważywszy na wciąż niestabilną sytuację pandemiczną.

Kancelaria PCS Paruch Chruściel Schiffter | Littler Global jest dla Państwa wsparciem w zakresie bezpieczeństwa dot. COVID-19.

Zespół BHP (PCS | House of Safety), zarządzany przez r.pr. dr. Gawła Bezega przy współpracy z  r.pr. Sławomirem Paruchem  przygotował dla Państwa aktualne rekomendacje uwzględniające zarówno wymagania w aktualnej sytuacji epidemiologicznej, jak i podstawowe działania w zakresie BHP.

Poniżej przedstawiamy Państwu wskazówki oraz wytyczne dotyczące zagadnień, na które, jak wynika z naszego doświadczenia, pracodawca w dobie pandemii COVID-19 powinien zwrócić szczególną uwagę:

1. Kwarantanna, izolacja.
2. Instrukcja ochrony przez zakażeniem koronawirusem.
3. DDM – dystans społeczny, dezynfekcja, maseczki.
4. Organizacja pracy i przestrzeni biurowej.
5. Odpowiednia organizacja stanowisk pracy.
6. Koordynowanie pracy poprzez podział pracowników na zespoły.
7. Uregulowanie pracy zdalnej i hybrydowej.
8. Szczególna dbałość o pomieszczenia ogólnodostępne.
9. Weryfikacja i ewentualna ponowna ocena ryzyka zawodowego.
10. Badania pracownicze & szczepienia oraz testy na obecność wirusa COVID-19
11. Wprowadzenie awaryjnej procedury postępowania na wypadek wystąpienia sytuacji podejrzenia zakażenia.

Pobierz tutaj:

Dekalog luty 2021_COVID-19 (1)

Gdy w wyniku kontroli ZUS podważy zawarte przez przedsiębiorcę umowy o dzieło, wykonawca (przyjmujący zamówienie) może zyskać argument dla sądu pracy, że faktycznie był pracownikiem. To na nim spoczywać będzie jednak ciężar dowodu. – adw. Bartosz Wszeborowski oraz r. pr. Marcin Szlasa-Rokicki komentują dla Rzeczpospolitej. 

Artykuł: tutaj.

 

 

Referencje przekazywane przez kandydatów

Przekazywanie potencjalnemu pracodawcy referencji uzyskanych od byłego pracodawcy lub przełożonego jest praktyką zwiększającą efektywność rekrutacji oraz konkurencyjność pracowników. Czy jednak taka praktyka jest dozwolona? W naszej ocenie jak najbardziej, należy zachować jednak pewne reguły.

Referencje tylko za zgodą pracownika?

• Zgoda może być jedną z podstaw przetwarzania danych zawartych w referencjach.
• Należy pamiętać, że brak zgody nie może mieć negatywnych konsekwencji, np. być powodem niezatrudnienia kandydata bądź wyeliminowania go z tego powodu z procesu rekrutacyjnego.
• Udostępnienie referencji może spowodować lepszą ocenę kandydata w porównaniu z tym, który ich nie przekazał. Wówczas w naszej ocenie nie mamy do czynienia z negatywnymi konsekwencjami i takie sytuacje są dozwolone.

Czy można żądać od kandydata dostarczenia referencji?

• Na pierwszy rzut oka wydaje się, że nie jest to możliwe, a kandydat może przekazywać referencje jedynie z własnej woli, a więc wyrażając na to zgodę. W naszej ocenie stanowisko takie jest jednak zbyt rygorystyczne.
• Referencje mogą zostać uznane jako potwierdzenie informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
• Pojęcie „przebiegu zatrudnienia” jest szersze niż tylko historia zatrudnienia zawierająca dane w zakresie dat, nazwy pracodawcy oraz zajmowanego stanowiska.
• Celem zbierania takich danych jest wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko i ocena jego umiejętności i doświadczenia – w uzasadnionych przypadkach referencje mogą stanowić dane niezbędne, które pracodawca może żądać od kandydata.
• Brak możliwości weryfikacji prawdziwości danych przekazanych przez kandydata mogłoby prowadzić do nadużyć, polegających na wskazywaniu przez kandydatów nieprawdziwych informacji.

Czy potencjalny pracodawca może samodzielnie kontaktować się z byłym (bądź nawet aktualnym) pracodawcą kandydata w celu uzyskania informacji o zatrudnieniu?

• Wszystko zależy od sytuacji. Jeżeli dotyczy to tylko potwierdzenia faktu zatrudnienia w danej firmie na danym stanowisku i nie jest możliwe potwierdzenie tego innymi sposobami (np. w przypadku zatrudnienia na umowie cywilnoprawnej nie ma możliwości wykazania tego faktu świadectwem pracy), to pracodawca powinien mieć możliwość jego weryfikacji.
• Pracownik powinien zostać o tym poinformowany i mieć możliwość wyrażenia sprzeciwu bądź też potwierdzenia faktu zatrudnienia w inny wiarygodny sposób.
• Potencjalny pracodawca nie powinien jednak kontaktować się samowolnie z aktualnym pracodawcą kandydata – może w ten sposób ujawnić informacje o uczestnictwie w procesie rekrutacyjnym, co może spowodować negatywne konsekwencje ze strony aktualnego pracodawcy.

Co zrobić, gdy kontaktuje się potencjalny pracodawca w celu potwierdzenia referencji bądź uzyskania informacji o kandydacie?

• Jeżeli kontakt następuje w celu weryfikacji prawdziwości referencji to w naszej ocenie były pracodawca, bądź przełożony może potwierdzić fakt ich wystawienia oraz zawarte w nich informacje i nie jest do tego potrzebna dodatkowa zgoda kandydata.
• Z dużą ostrożnością należy natomiast podchodzić do przekazywania innych informacji, np. na temat jakości wykonywania pracy czy tym bardziej powodów rozstania się z pracownikiem.
• W takiej sytuacji, aby nie narażać się na zarzut naruszenia dóbr osobistych pracownika oraz zasad ochrony danych osobowych, niezbędne jest uzyskanie zgody pracownika na przekazywanie tego rodzaju informacji.

Zdaniem Prezesa UODO:

• Niedopuszczalne jest pozyskiwanie przez potencjalnego pracodawcę informacji o kandydacie na pracownika od jego poprzedniego pracodawcy, jeśli nie posiada on zgody kandydata na powyższe.
• Złożenie przez kandydata do pracy tzw. referencji nie uprawnia pracodawcy do kontaktu z podmiotem je wystawiającym w celu pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie.
• Potencjalny pracodawca nie może zwrócić się do poprzedniego pracodawcy o informację, jakie zadania realizował kandydat u tego podmiotu oraz jaką ma opinię o kandydacie do pracy.

Powyższe stanowisko uznajemy jednak za zbyt rygorystyczne. Jednak, aby nie narazić się na negatywne konsekwencje ze strony Prezesa UODO, należy przestrzegać kilku zasad i traktować referencje z ostrożnością. Nasz Zespół służy swoim doświadczeniem w opracowaniu odpowiednich rozwiązań.

Upowszechnienie się pracy zdalnej, a co za tym, zwiększenie się też liczby przepracowanych w domu godzin, spowoduje, że pracownicy będą coraz częściej występować do pracodawców o zapłatę nadgodzin – r. pr. Sławomir Paruch komentuje dla Money.pl.

Artykuł dostępny: tutaj.

 

Co najczęściej budzi wątpliwości i jest kwestionowane przy kontrolach umów o pracę i umów cywilnoprawnych? Jakie nowe narzędzia zyskał ZUS od 1 stycznia 2021 r., pozwalające mu na rozszerzenie kontroli umów o dzieło na szerszą skalę? – r. pr. Łukasz Chruściel oraz r. pr. Sandra Szybak-Bizacka komentują dla Kwartalnika Prawo Pracy.

Zapowiedź artykułu: tutaj.

Pełna treść artykułu dostępna: tutaj.