Referencje kandydatów do pracy

Referencje przekazywane przez kandydatów

Przekazywanie potencjalnemu pracodawcy referencji uzyskanych od byłego pracodawcy lub przełożonego jest praktyką zwiększającą efektywność rekrutacji oraz konkurencyjność pracowników. Czy jednak taka praktyka jest dozwolona? W naszej ocenie jak najbardziej, należy zachować jednak pewne reguły.

Referencje tylko za zgodą pracownika?

• Zgoda może być jedną z podstaw przetwarzania danych zawartych w referencjach.
• Należy pamiętać, że brak zgody nie może mieć negatywnych konsekwencji, np. być powodem niezatrudnienia kandydata bądź wyeliminowania go z tego powodu z procesu rekrutacyjnego.
• Udostępnienie referencji może spowodować lepszą ocenę kandydata w porównaniu z tym, który ich nie przekazał. Wówczas w naszej ocenie nie mamy do czynienia z negatywnymi konsekwencjami i takie sytuacje są dozwolone.

Czy można żądać od kandydata dostarczenia referencji?

• Na pierwszy rzut oka wydaje się, że nie jest to możliwe, a kandydat może przekazywać referencje jedynie z własnej woli, a więc wyrażając na to zgodę. W naszej ocenie stanowisko takie jest jednak zbyt rygorystyczne.
• Referencje mogą zostać uznane jako potwierdzenie informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
• Pojęcie „przebiegu zatrudnienia” jest szersze niż tylko historia zatrudnienia zawierająca dane w zakresie dat, nazwy pracodawcy oraz zajmowanego stanowiska.
• Celem zbierania takich danych jest wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko i ocena jego umiejętności i doświadczenia – w uzasadnionych przypadkach referencje mogą stanowić dane niezbędne, które pracodawca może żądać od kandydata.
• Brak możliwości weryfikacji prawdziwości danych przekazanych przez kandydata mogłoby prowadzić do nadużyć, polegających na wskazywaniu przez kandydatów nieprawdziwych informacji.

Czy potencjalny pracodawca może samodzielnie kontaktować się z byłym (bądź nawet aktualnym) pracodawcą kandydata w celu uzyskania informacji o zatrudnieniu?

• Wszystko zależy od sytuacji. Jeżeli dotyczy to tylko potwierdzenia faktu zatrudnienia w danej firmie na danym stanowisku i nie jest możliwe potwierdzenie tego innymi sposobami (np. w przypadku zatrudnienia na umowie cywilnoprawnej nie ma możliwości wykazania tego faktu świadectwem pracy), to pracodawca powinien mieć możliwość jego weryfikacji.
• Pracownik powinien zostać o tym poinformowany i mieć możliwość wyrażenia sprzeciwu bądź też potwierdzenia faktu zatrudnienia w inny wiarygodny sposób.
• Potencjalny pracodawca nie powinien jednak kontaktować się samowolnie z aktualnym pracodawcą kandydata – może w ten sposób ujawnić informacje o uczestnictwie w procesie rekrutacyjnym, co może spowodować negatywne konsekwencje ze strony aktualnego pracodawcy.

Co zrobić, gdy kontaktuje się potencjalny pracodawca w celu potwierdzenia referencji bądź uzyskania informacji o kandydacie?

• Jeżeli kontakt następuje w celu weryfikacji prawdziwości referencji to w naszej ocenie były pracodawca, bądź przełożony może potwierdzić fakt ich wystawienia oraz zawarte w nich informacje i nie jest do tego potrzebna dodatkowa zgoda kandydata.
• Z dużą ostrożnością należy natomiast podchodzić do przekazywania innych informacji, np. na temat jakości wykonywania pracy czy tym bardziej powodów rozstania się z pracownikiem.
• W takiej sytuacji, aby nie narażać się na zarzut naruszenia dóbr osobistych pracownika oraz zasad ochrony danych osobowych, niezbędne jest uzyskanie zgody pracownika na przekazywanie tego rodzaju informacji.

Zdaniem Prezesa UODO:

• Niedopuszczalne jest pozyskiwanie przez potencjalnego pracodawcę informacji o kandydacie na pracownika od jego poprzedniego pracodawcy, jeśli nie posiada on zgody kandydata na powyższe.
• Złożenie przez kandydata do pracy tzw. referencji nie uprawnia pracodawcy do kontaktu z podmiotem je wystawiającym w celu pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie.
• Potencjalny pracodawca nie może zwrócić się do poprzedniego pracodawcy o informację, jakie zadania realizował kandydat u tego podmiotu oraz jaką ma opinię o kandydacie do pracy.

Powyższe stanowisko uznajemy jednak za zbyt rygorystyczne. Jednak, aby nie narazić się na negatywne konsekwencje ze strony Prezesa UODO, należy przestrzegać kilku zasad i traktować referencje z ostrożnością. Nasz Zespół służy swoim doświadczeniem w opracowaniu odpowiednich rozwiązań.