#Alert: Nowy projekt ustawy o sygnalistach

12 kwietnia 2022 r. ukazał się nowy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa („Ustawa”). Projekt ten w wielu miejscach znacząco różni się od projektu z października 2021 r.

Poniżej przedstawiamy jedynie wybrane i kluczowe zmiany, które będą miały największy wpływ na procedury whistleblowingowe w Państwa organizacjach. Wkrótce będziemy przedstawiać pogłębione analizy w tych obszarach.

Kto i kiedy musi wdrożyć wewnętrzną procedurę?

Podmioty prawne, które zatrudniają co najmniej 250 pracowników będą musiały wdrożyć wewnętrzną procedurę w terminie 1 miesiąca od wejścia w życie Ustawy. Dobrą wiadomością jest to, że Ustawa wejdzie w życie po 2 miesiącach od jej ogłoszenia. W porównaniu do poprzedniego projektu, który przewidywał termin 14 dni, czas na wdrożenie procedury został znacząco wydłużony.

Czy do progów zatrudnienia należy wliczać osoby na umowach cywilnoprawnych i pracowników tymczasowych?

Wydaje się, że nie. Treść Ustawy nie daje nam oczywistej odpowiedzi na to pytanie. Ustawa posługuje się tutaj określeniem „osoby, które wykonują pracę na rzecz podmiotu prawnego”. Można mieć wątpliwości czy taka definicja obejmuje wyłącznie „tradycyjnych” pracowników (zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) czy też obejmuje pracowników tymczasowych oraz osoby na umowach cywilnoprawnych. Uzasadnienie to Ustawy jednak wprost posługuje się terminem „pracownik”, a zatem zdaje się zawężać tę definicję, co w naszej ocenie jest słuszne.

Czy katalog naruszeń, które będą objęte wewnętrzną procedurą uległ zmianie?

Nie. Wciąż minimalne wymogi wynikają z tzw. Dyrektywy o Sygnalistach, a pracodawcy mogą ten katalog rozszerzyć, np. o mobbing, dyskryminację, molestowanie czy molestowanie seksualne.

Czy wciąż możemy zawężać katalog sygnalistów jedynie do aktualnych pracowników?

Nie. Ustawa zakłada automatyczne rozszerzenie katalogu sygnalistów zgodnie z tzw. Dyrektywą o Sygnalistach. Obejmie to nie tylko obecnych pracowników, lecz byłych pracowników oraz kandydatów, a także pracowników tymczasowych, osoby na umowach cywilnoprawnych czy stażystów.

Co ze zgłoszeniami anonimowymi – czy wciąż możemy z nich zrezygnować?

Ustawa zakłada, że podmioty prawne nie będą zobowiązane do przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Oznacza to, że pracodawca będzie mógł pozostawić je bez rozpoznania nawet, jeśli nic na ten temat nie znajdzie się w jego procedurze wewnętrznej.

Czy są jakieś zmiany w zakresie katalogu działań odwetowych, których nie można dokonywać wobec sygnalistów?

Tak. Zabronione są nie tylko działania odwetowe, ale także próby i groźby ich zastosowania. Dodatkowo, otwarty katalog działań odwetowych został poszerzony o nieostre i dające duże pole do nadinterpretacji przykłady takie jak: (a) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie, (b) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub traty dochodu czy (c) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym nadszarpnięcia reputacji, zwłaszcza w mediach społecznościowych.

Dla pracodawców może być to duże wyzwanie, gdyż stosunkowo łatwo będzie „oskarżyć” pracodawcę o takie działania, chociażby gdy pracodawca nie uwzględni wniosku urlopowego, rozliczy nadgodziny w formie czasu wolnego, a nie oczekiwanego przez pracownika dodatku pieniężnego czy nie przyzna tzw. premii uznaniowej (nagrody).

W takich okolicznościach pracodawcy będą musieli wykazać nie tylko, że kierowali się obiektywnymi powodami, ale – co wynika z nowego brzmienia Ustawy – także te powody będą musiały być należycie uzasadnione.

Jakie kanały zgłoszeń pracodawca musi zapewnić sygnalistom?

Sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń wewnętrznych przynajmniej w postaci: (a) ustnej; (b) papierowej lub (c) elektronicznej. Wciąż nie ma prawnego obowiązku ustanawiania specjalnego kanału zgłoszeń od zewnętrznego dostawcy.

Jak uregulować zasady przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych od sygnalistów?

Wszystkie kwestie dotyczące zgłoszeń od sygnalistów należy wpisać do wewnętrznej procedury. W takiej procedurze muszą znaleźć się informację dotyczące tego: (a) kto przyjmuje zgłoszenia, (b) jak można dokonać zgłoszenia, (c) kto podejmuje działania następcze, (d) kiedy potwierdza się sygnaliście przyjęcie zgłoszenia i przedstawia mu informację zwrotną czy (e) jak dokonać zgłoszenia zewnętrznego.

Dodatkowo, procedura może zawierać informacje na temat: (a) rozszerzenia katalogu naruszeń (np. o mobbing) czy (b) o systemie zachęt do korzystania z procedury.

Czy możemy oferować sygnalistom „nagrody” za dokonanie zgłoszeń?

Do tej pory był to przedmiot dyskusji. Ustawa jednak wprost wskazuje, że wewnętrzna procedura może przewidywać system zachęt do korzystania z procedury. Uważamy zatem, że pracodawca może przewidzieć dodatkowe świadczenia dla sygnalistów, w tym także świadczenia pieniężne.

Czy zmieniło się coś w zakresie konsultacji przed wdrożeniem procedury?

Tak. Ustawa określa konkretny termin na konsultacje – mają one trwać pomiędzy 7 a 14 dni. Naruszenie tych terminów może prowadzić do uznania, że przy wdrażaniu procedury doszło do naruszeń formalnych, co może w przyszłości budzić wątpliwości co do skuteczności wdrożenia procedury.

Czy dane w rejestrze zgłoszeń wciąż musimy przechowywać przez 5 lat?

Nie. Ustawa wyraźnie skróciła ten okres jedynie do 12 miesięcy od zakończenia działań następczych.

A co ze wspólnymi kanałami zgłoszeń dla grup kapitałowych?

Ustawa nie wprowadziła możliwości zastąpienia lokalnych kanałów zgłoszeń kanałami funkcjonującymi dla całej grupy. Nasze dotychczasowe stanowisko nie ulega zmianie – lokalne podmioty muszą mieć swoje kanały zgłoszeń, a kanały grupowe mogą być stosowane jedynie równolegle.

Czy bardzo restrykcyjne przepisy karne uległy złagodzeniu?

Tak, choć zmiany nie są spójne i satysfakcjonujące. Ustawa przewiduje m.in. następujące sankcje:

• brak wdrożenia wewnętrznej procedury: grzywna (do 5.000 zł);
• działania odwetowe: nawet do 3 lat pozbawienia wolności;
• naruszenie obowiązku zachowania w poufności tożsamości sygnalisty: do 1 roku pozbawienia wolności.

Na tę chwilę nie wiemy kiedy dokładnie Ustawa wejdzie w życie ani jaki będzie jej ostateczny kształt. Zwracamy uwagę, że przepisy te trafiły dopiero do konsultacji społecznych i mogą ulec zmianie. Część zasad wydaje się być już utrwalona. O wszystkich istotnych zmianach będziemy Państwa informować na bieżąco.

Jeżeli macie Państwo dodatkowe pytania albo chcielibyście porozmawiać o wdrożeniu lub dostosowaniu systemu whisleblowingowego w Waszej organizacji, prosimy o kontakt.