HR Sygnał: Jak przeprowadzić wysłuchanie, czyli kogo i co pytać?

Prawidłową reakcją na każde zgłoszenie nieprawidłowości powinno być powołanie komisji wyjaśniającej i przeprowadzenie przez nią postępowania wyjaśniającego. Sposób prac komisji będzie różny, zależnie od naruszeń wskazanych w treści zgłoszenia. Inne dowody będą przeprowadzane w przypadku zarzutów dotyczących oszustw podatkowych (np. faktury), a inne w przypadku mobbingu (np. korespondencja mailowa). Zawsze jednak podstawowe znaczenie będą miały dowody z zeznań świadków. Żeby jednak okazały się przydatne, trzeba wiedzieć, kogo, o co i jak pytać.

Przebieg rozmów w ramach prac komisji trzeba dobrze zaplanować. Najpierw należy ustalić krąg osób mogących mieć wiedzę na dany temat. Jeśli zgłoszenie obejmuje kilka naruszeń i wiadomo, że jego rozpoznanie będzie czasochłonne, warto podzielić je na tematyczne bloki i prowadzić pracę odrębnie dla każdego z nich. Inne osoby będą miały wiedzę na temat naruszeń finansowych – dział księgowości czy sprzedaży, a inne na temat naruszeń praw pracowniczych – dział kadr czy HR.

Bezwzględnie konieczne jest wysłuchanie sygnalisty oraz osób, którym ten przypisuje odpowiedzialność za dane naruszenie. Oprócz tego ważny głos zabiorą też bezpośredni przełożony tych osób oraz ich stali współpracownicy. Zawsze warto zasięgnąć także opinii osoby z innego działu, acz współpracującej z ofiarą lub sprawcą, ze względu na obiektywne spojrzenie na sytuację.

Po ustaleniu listy świadków należy sporządzić harmonogram rozmów, uwzględniający ich dostępność. Wybierając popularny obecnie model prowadzenia wysłuchań w formie zdalnej dobrym rozwiązaniem jest stworzenie osobnego spotkania z każdą słuchaną osobą. Jest to istotne, aby nie dopuścić do sytuacji, że do trwającego wysłuchania dołączy kolejna osoba, która będzie słuchana na podobne okoliczności.

Warto odpowiednio oszacować czas, który trzeba przeznaczyć na każdą rozmowę – spotkania z osobami bardziej w sprawę zaangażowanymi (domniemany sprawca lub ofiara) naturalnie trwają dłużej (nieraz powyżej godziny), natomiast wysłuchanie świadków pośrednich powinno zamknąć się w 30-40 minutach. Nie można zapominać, że dla większości świadków posiedzenie komisji jest jedynie jednym z wielu spotkań danego dnia, dlatego bardzo ważna jest punktualność i trzymanie się wyznaczonych ram czasowych, a o każdym możliwym opóźnieniu (np. spowodowanym przeciągającym się wysłuchaniem innej osoby) wypada niezwłocznie zainteresowanego informować.

Absolutnym minimum przygotowania do wysłuchań jest sporządzenie listy pytań. Oczywiście nie sposób zaplanować wysłuchania w 100%, dlatego listę należy przygotować dość elastycznie. Formułując pytania cały czas trzeba mieć na względzie obowiązek zachowania poufności – zarówno o możliwym naruszeniu, jak i o osobie sygnalisty. Pytania nie mogą więc tych informacji zdradzać – imię sygnalisty lub hasło „mobbing” czy „fałszerstwo” nie może pojawiać się w każdym pytaniu.

Podczas wysłuchiwania trzeba uważnie słuchać świadka, dopytując o te kwestie, które z perspektywy prowadzonego postępowania wydają się istotne, a które z jakichś powodów nie zostały zawarte w pierwotnej liście pytań. Kolejnym wymogiem jest umiejętne zadawanie pytań, wyłapywanie możliwych nieścisłości czy błędów logicznych i robienie z nich użytku. Gdy świadek mówi o jakimś doniosłym fakcie warto upewnić się, że aby na pewno rozumie je w ten sam sposób, co komisja. W tym celu warto dopytywać i prosić o wyjaśnienie kwestii wymagających dodatkowego komentarza.

Poza samą treścią pytań istotny jest też sposób, w jaki te będą zadawane. W żadnym wypadku nie można okazywać stosunku do otrzymywanych treści, każdorazowo pozostając obiektywnym i profesjonalnym. Fakt, iż 3 osoby z rzędu potwierdziły pewien fakt nie musi oznaczać, że czwarta osoba mu zaprzeczająca kłamie.

Wreszcie, nie można dążyć do poznania prawdy za wszelką cenę. Jeśli z reakcji wysłuchiwanej osoby jasno wynika, że dana kwestia jest dla niej szczególnie wrażliwa, a nie ma ona kluczowego znaczenia dla sprawy, można zrezygnować z dalszego dopytywania, zwłaszcza kiedy stan emocjonalny tej osoby będzie tego wymagał.