Miesiąc: marzec 2022

Obywatele Ukrainy, którzy w ostatnim czasie zmuszeni byli przyjechać do Polski w związku z wojną toczącą się w Ukrainie, nie chcą pozostawać bezczynnymi i szukają możliwości zarobkowych. Często nie znają oni języka polskiego. Pojawia się więc pytanie, w jakim języku powinny być sporządzone dokumenty pracownicze?

Dla obu stron ważne jest, aby dokumenty związane z zatrudnieniem były zrozumiałe – w szczególności pracownik musi rozumieć jakie są jego prawa i obowiązki, jakie oczekiwania ma w stosunku do niego pracodawca.

Kwestia ta została uregulowana w art. 88h ust. 1 pkt 3 Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, zgodnie z którym podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi obowiązany jest do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca (takie tłumaczenia nie muszą być sporządzone przez tłumacza przysięgłego). Warto zaznaczyć, że powyższy obowiązek nie obliguje do sporządzenia dokumentów w języku rodzimym cudzoziemca, chodzi o to, żeby był to język, który pracownik rozumie (może to być zatem np. także język angielski, jeśli cudzoziemiec czuje się komfortowo w komunikacji w tym języku) – tak żeby miał świadomość swoich praw i obowiązków wynikających z zawartej umowy.

Co więcej, cudzoziemiec powinien mieć możliwość zapoznania się w zrozumiałym dla siebie języku ze wszystkimi dokumentami z zakresu prawa pracy obowiązującymi u pracodawcy. Powyższe powinno dotyczyć w szczególności instrukcji a nawet szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Warto dopilnować, aby zatrudniani pracownicy z Ukrainy odbyli szkolenia w zakresie BHP w zrozumiałym dla nich języku – tak aby i im i ich współpracownikom rzeczywiście zapewnić właściwe i bezpieczne warunki pracy. Trudno bowiem wymagać przestrzegania podstawowych zasad w zakresie bezpieczeństwa od osoby, której nie zostały one przekazane w sposób zrozumiały.

Czy zatem jeśli pracownik jest cudzoziemcem i biegle włada np. językiem angielskim, to czy umowa może być zawarta wyłącznie w tym języku?

Zgodnie z art. 7 Ustawy o języku polskim przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Na gruncie powołanej powyżej Ustawy, dopuszczalne jest również sporządzenie dokumentów wynikających z zakresu prawa pracy (w tym umowy o pracę) w języku obcym, na wniosek osoby świadczącej pracę władającej tym językiem (cudzoziemca), pouczonej jednak o prawie sporządzenia tego dokumentu w języku polskim. Taka opcja będzie możliwa do zastosowania wyłącznie, gdy także pracodawca włada językiem obcym, w stopniu umożlwiającym właściwe zrozumienie warunków umowy.

Z naszej praktyki wynika, że bez względu na stopień znajomości języków obcych przez pracodawcę i pracownika (cudzoziemca), umowa o pracę zawsze powinna mieć wersję polską (niezależnie od jej tłumaczenia/drugiej wersji językowej, bardziej zrozumiałej dla zagranicznego pracownika). Na różnych etapach zatrudnienia może bowiem zachodzić konieczność przedstawienia zawartej umowy w urzędzie, inspekcji pracy czy nawet sądzie, w takim wypadku posiadanie spójnej dokumentacji w języku polskim będzie niezwykle pomocne.

Na marginesie warto zaznaczyć, że z informacji zawartych na stronie Państwowej Inspekcji Pracy wynika, że Inspekcja będzie udostępniać podstawowe wzory dokumentów dot. stosunku pracy także w wersji ukraińskiej.

Atak Rosji na Ukrainę spowodował, że do Polski trafiły także dzieci, którym nie towarzyszy żadne z rodziców, lecz np. dalsi krewni. Jednocześnie, w imieniu dziecka należy m.in. załatwić sprawy urzędowe, także wynikające z samej specustawy. Przyjęte przepisy przewidują rozwiązania na taką sytuację.

Specustawa umożliwia ustanowienie „opiekuna tymczasowego” dla dzieci z Ukrainy, które przybyły do Polski w związku z wojną. Sąd rodzinny może ustanowić w specjalnym postępowaniu  takim opiekunem np. innego członka rodziny, który opiekuje się dzieckiem zamiast rodziców (dziadków, starsze rodzeństwo).

Opiekun tymczasowy będzie miał prawo reprezentować dziecko np. w sprawach urzędowych. Specustawa określa termin rozpoznania sprawy w sprawie ustanowienia opiekuna tymczasowego jako 3 dni. Jednak już teraz środowiska sędziowskie zgłaszają możliwe problemy z zachowaniem tak krótkiego terminu.

W przypadku obywateli Ukrainy uciekających przed wojną, których wjazd nie został zarejestrowany na polskiej granicy, powinni oni dokonać zarejestrowania pobytu w urzędzie gminy. Procedura ma zastosowanie także do dzieci. Rejestracja pobytu polega na złożeniu wniosku o wydanie numeru PESEL w specjalnej procedurze. Termin na złożenie wniosku to 60 dni od przyjazdu do Polski. Niezależnie czy dla dziecka ustanowiono sądownie opiekuna, dziecko może uzyskać PESEL i zarejestrować swój pobyt.

W przypadku nieobecności rodziców i braku ustanowienia kuratora czy np. opiekuna tymczasowego, wniosek o rejestrację w imieniu dziecka może złożyć „osoba sprawująca faktyczną pieczę nad dzieckiem”. Oznacza to, że brak formalnego ustanowienia opiekuna przez sąd nie jest przeszkodą do zarejestrowania pobytu dziecka. Formularz wniosku przewiduje taką sytuację. Złożenia wniosku w imieniu dziecka wymaga m.in. podania danych faktycznego opiekuna i określenia stopnia pokrewieństwa lub opisania relacji z dzieckiem.

W przypadku jeśli dziecko będzie musiało wystąpić o zezwolenie na pobyt czasowy, będzie to także możliwe mimo nieobecności rodziców w Polsce. Wniosek w imieniu dziecka złoży wtedy osoba ustanowiona przez sąd jako kurator bądź opiekun. Może to być także „opiekun tymczasowy” na podstawie specustawy.

Specustawa zapewnia prawo pobytu w Polsce uciekinierom z Ukrainy do 24 sierpnia 2023 r. Istnieje zatem możliwość uporządkowania kwestii opieki nad dzieckiem zanim będzie konieczne złożenie w jego imieniu wniosku o pobyt czasowy.

Wszystko wskazuje na to, że praca zdalna na dobre zagości w naszej rzeczywistości. Pomimo tego, że sytuacja pandemiczna wydaje się już stabilizować, to taki model pracy został doceniony zarówno przez pracodawców, jak i pracowników. 2 – letnia już praktyka stosowania pracy zdalnej w oparciu o przepisy specustawy covidowej pokazała, które zagadnienia wymagają doprecyzowania i szczegółowej regulacji.

Na początku lutego informowaliśmy Państwa, jak rozwiązać kwestię BHP w pracy zdalnej w obliczu braku uregulowania tej kwestii przez ustawodawcę. 14 lutego ukazał się natomiast projekt zmian do Kodeksu pracy, który obejmuje pracę zdalną. Ma ona docelowo zastąpić w kodeksie telepracę. Oprócz m.in. zasad polecania pracy zdalnej, czy uregulowania kosztów jej wykonywania w projekcie pojawiły się regulacje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

W projekcie zaproponowano następujące rozwiązania dot. BHP:

• praca zdalna – wykonywana na polecenie pracodawcy (obecnie jest to jedyny tryb wykonywania takiej pracy, projekt przewiduje także inne tryby) – będzie uzależniona od złożenia przez pracownika oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej;
• jedną z przesłanek dopuszczalności polecenia wykonywania pracy zdalnej będzie czasowa niemożliwość zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków w zakładzie pracy z powodu siły wyższej;
• ocena ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną będzie musiała uwzględniać w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy;
• w oparciu o wyniki oceny tego ryzyka pracodawca opracuje informację, która będzie musiała zawierać:
  • zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
  • zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
  • zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego;
• pracodawca będzie mógł sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk świadczonych w formie pracy zdalnej;
• przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdzi zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiąże się do ich przestrzegania;
• dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej będzie uzależnione od złożenia przez niego oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy;
• pracownik będzie zobowiązany organizować stanowisko pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
• porozumienie lub regulamin będzie musiał zawierać regulacje dotyczące zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• na zasadach określonych w porozumieniu lub regulaminie pracodawca będzie miał prawo, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika, przeprowadzić kontrolę wykonywania tej pracy, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (w porozumieniu z pracownikiem);
• jeśli pracodawca w trakcie kontroli stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bhp określonych w informacji, zobowiąże pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofnie zgodę na wykonywanie pracy zdalnej;
• w przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przy zawarciu umowy o pracę szkolenie wstępne w dziedzinie bhp osób przyjmowanych do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe będzie mogło być w całości przeprowadzone zdalnie;
• praca zdalna nie będzie mogła obejmować prac szczególnie niebezpiecznych;
• w razie przypadku przy pracy zdalnej odpowiednie zastosowanie znajdą przepisy dot. wypadku przy pracy;
• oględziny miejsca wypadku zostaną dokonane po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika (w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie będzie w stanie uzgodnić tego terminu) i członków zespołu powypadkowego;
• zespół powypadkowy będzie mógł odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

Obecnie nie jest jeszcze przesądzone, w jakim ostatecznie brzmieniu i czy w ogóle przepisy te wejdą w życie. Co ważne jednak – ustawodawca dostrzegł problem i podjął próbę jego rozwiązania.

Jako, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za bezpieczne i higieniczne warunki pracy, warto już teraz podjąć działania w zakresie uregulowania tej kwestii w zakładzie pracy. Jak można to robić pisaliśmy w artykule: Zdrowe miejsce pracy: BHP w pracy zdalnej. Do czasu wejścia w życie projektowanych przepisów, można traktować je jako wytyczne i wskazówki. Chętnie pomożemy Państwu we wdrożeniu potrzebnych procedur.

Opublikowano założenia już drugiej nowelizacji specustawy, mającej na celu pomoc obywatelom Ukrainy.

17 marca rozpoczęto prace nad pierwszą nowelizacja specustawy, opracowanej w ramach jednej z komisji sejmowych. Nowelizacja dotyczy objęcia specustawą także cudzoziemców, którzy dotarli do Polski inną drogą niż bezpośrednio z Ukrainy (np. ze Słowacji). Zmiana wejdzie w życie prawdopodobnie jeszcze w tym tygodniu.

Tymczasem równolegle do pierwszej poprawki, trwają także prace nad tzw. specustawa 2.0, które koordynuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Projekt obejmuje większą ilość zmian w porównaniu do pierwszej zaplanowanej nowelizacji.

Nowelizacja obejmie m.in. następujące kwestie:

• umożliwienie obywatelom Ukrainy, którzy przybyli do Polski związku z działaniami wojennymi uzyskania statusu polskiego rezydenta podatkowego od pierwszego dnia pobytu;
• wprowadzenie ewidencji małoletnich obywateli Ukrainy, którzy przybyli na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bez opieki lub byli umieszczeni w pieczy zastępczej na terytorium Ukrainy;
• umożliwienie świadczenie usług psychologicznych obywatelom Ukrainy przez innych obywateli Ukrainy, posiadających ukraiński dyplom z psychologii (bez konieczności nostryfikacji dyplomu w Polsce);
• wyłączenie osób posiadających zgodę na pobyt ze względów humanitarnych z grupy osób uprawnionych do pobytu na mocy specustawy (a w konsekwencji np. prawa do świadczeń socjalnych wynikających ze specustawy).

Aktualnie nie wiadomo jeszcze kiedy projekt nowelizacji trafi do Sejmu oraz kiedy objęte nim zmiany wejdą w życie.

Zgodnie z wcześniejszymi deklaracjami rządu, specustawa będzie modyfikowana w przypadku stwierdzenia problemów praktycznych w jej stosowaniu. Jak pokazały już prace nad przyjęciem specustawy, możliwa jest dynamiczna modyfikacja zawartości nowelizacji już w trakcie prac parlamentarnych.

Obowiązująca od kilku dni specustawa wprowadza wiele korzystnych rozwiązań dla osób uciekających do naszego kraju przed wojną. Ułatwia im legalizację pobytu, podejmowanie pracy, daje prawo do świadczeń czy zapewnia pomoc w dostępie do edukacji. Niesie to jednak za sobą wyzwania: zarówno dla samorządów, jak i dla potencjalnych pracodawców. Zanim zatrudnią kogoś w przyspieszonym, uproszczonym trybie, będą musieli rozstrzygnąć status legalizacyjny takiej osoby na terenie RP, a tym samym rozwikłać wiele prawnych problemów z tym związanych. – adw. Karolina Schiffter, r. pr. Tomasz Rogala, r. pr. Kinga Polewka-Włoch, r. pr. Maciej Zabawa, Marcin Snarski.

Poradnik dostępny: tutaj.

Specustawa nie obejmuje ochroną wszystkich osób, które uciekły z Ukrainy przed wojną. Liczną grupą pominiętych przez specustawę są obywatele Ukrainy, którzy wjechali do Polski z terytorium innego państwa niż Ukraina (często np. ze Słowacji). Ma się to zmienić.

Komisja sejmowa rozpoczęła dziś prace nad pierwszą nowelizacją specustawy. Projekt ma ograniczać się do wykreślenia z ustawy słowa „bezpośrednio”. Ta pozornie mała zmiana będzie miała duże znaczenie dla osób, które nie wjechały do Polski z terytorium Ukrainy.

Przez zmianę przepisów osoby, które uciekły do Polski inną drogą niż przez granice polsko-ukraińską, zostaną objęte ochroną specustawy. Oznacza to nie tylko prawo do pobytu w Polsce do 24 sierpnia 2023 r., ale też np. szerszy dostęp do świadczeń socjalnych przewidzianych w specustawie.

Obecnie, przed nowelizacją ustawy, osoby które najpierw uciekły np. do Mołdawii, a dopiero potem wjechały na obszar Unii Europejskiej nie są objęte polską specustawą. Mogą korzystać z unijnego mechanizmu ochrony czasowej, który jest mniej korzystny w stosunku do specustawy.

Według planów, prace nad poprawką przez Sejm i Senat mają zakończyć się w środę 23 marca. Oznacza to możliwość szybkiego wejścia zmian w życie. Według deklaracji rządu, możliwe są także dalsze nowelizacje specustawy, w miarę identyfikowania problemów praktycznych w jej stosowaniu.

Ekspresowe tempo uchwalenia specustawy dot. pomocy obywatelom Ukrainy doprowadziło do licznych wątpliwości interpretacyjnych. Jedną z nich jest kwestia powierzania wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy, przebywającemu na terytorium RP przez podmiot zagraniczny, który nie ma siedziby w Polsce. Ta luka skłania wielu obywateli Ukrainy do rozważenia innych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Co do zasady obywatele państw spoza Unii Europejskiej mają ograniczoną możliwość podejmowania działalności gospodarczej w Polsce.

Z pomocą może przyjść jednak mechanizm przewidziany przez specustawę – możliwość podjęcia i wykonywania działalności gospodarczej przez obywatela Ukrainy na takich samych zasadach jak obywatele polscy.

Aby było to możliwe łącznie muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

• pobyt obywatela Ukrainy musi być uznawany za legalny w rozumieniu specustawy lub ustawy o cudzoziemcach;
• obywatel Ukrainy musi uprzednio uzyskać numer PESEL.

Po spełnieniu tych dwóch warunków oraz dopełnieniu ogólnie wymaganych w tym celu formalności obywatel Ukrainy będzie mógł podjąć działalność gospodarczą w każdej formie dozwolonej przez polskie prawo, czyli w szczególności:

• jednoosobowej działalności gospodarczej;
• spółki cywilnej;
• spółki jawnej;
• spółki partnerskiej;
• spółki komandytowej;
• spółki komandytowo-akcyjnej;
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Różnice między poszczególnymi formami prowadzenia działalności gospodarczej dotyczą zarówno kwestii formalnych – takich jak miejsce i procedura rejestracji oraz finansowych (niektóre z nich wymagają do założenia określonej wysokości kapitału).

Najprostsza z form – jednoosobowa działalność gospodarcza – wymaga rejestracji w CEIDG (Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej). Możliwa jest ona na 2 sposoby: online lub tradycyjnie – w dowolnym urzędzie gminy. Wpisowi do CEIDG podlegają także wspólnicy spółki cywilnej. Przedsiębiorca nie musi wnosić kapitału na start, płaci podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) i ma możliwość wyboru formy opodatkowania, w większości wypadków wystarczy prowadzenie uproszczonej księgowości lub ewidencji. Wszystkie pozostałe spółki podlegają natomiast wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego i wymagają przejścia bardziej wymagających formalności. Z drugiej strony pozwalają na tworzenie kilkuosobowych firm świadczących np. usługi z obszaru IT. Dobranie odpowiedniej struktury zależy od szeregu okoliczności i powinno być poprzedzone analizą.

Podjęcie działalności gospodarczej – w jakiejkolwiek z powyższych form – pozwoli świadczyć usługi na rzecz pracodawcy zagranicznego.

Należy jednak pamiętać, że współpraca w formule B2B (business-to-business) wiąże się z innymi prawami i obowiązkami stron niż w przypadku klasycznego stosunku pracy.

Mając na uwadze wysoki formalizm procedur oraz możliwość pojawienia się licznych wątpliwości zarówno wśród obywateli Ukrainy, jak i ich kontrahentów rekomendujemy skorzystanie z pomocy prawników. Jesteśmy gotowi pomóc Państwu w zrozumieniu i przejściu każdej z procedur rejestracyjnych krok po kroku. Zapraszamy do kontaktu.