Miesiąc: wrzesień 2021

Bardzo ważnym elementem każdego raportu zwieńczającego pracę komisji wyjaśniającej są udzielone pracodawcy rekomendacje. Ich przedstawienie jest głównym celem powołania komisji, dlatego pracodawca powinien w miarę możliwości w pełni się do nich zastosować.

Często w trakcie analizy badanego zjawiska na jaw wychodzą nieprawidłowości niekoniecznie z nim związane, a również wymagające reakcji. Wyspecjalizowana komisja składająca się z doświadczonych doradców powinna być w stanie je wychwycić, tak aby udzielić pracodawcy kompleksowego wsparcia i przedstawić mu pełen obraz sytuacji.

Raport końcowy powinien zawierać podsumowanie występujących w organizacji problemów wraz z propozycją ich rozwiązania. Co do zasady (bo z pewnymi wyjątkami, o których poniżej) do pracodawcy będzie ostatecznie należała decyzja, czy i w jakim zakresie dostosuje się do wskazanych sugestii.

Sytuacją, w której reakcja pracodawcy wynika wprost z przepisów to m.in. wykrycie nieprawidłowości wyczerpującej znamiona przestępstwa ściganego z oskarżenia publicznego. Wówczas kodeks postępowania karnego nakłada na niego społeczny obowiązek zawiadomienia o tym prokuratora lub Policję. Pomimo, że przepis ten nie wskazuje wprost sankcji za brak zawiadomienia, stosujący zasady compliance pracodawca powinien go wypełnić. Taki scenariusz jednak ma miejsce relatywnie rzadko, a kryzys najczęściej udaje się zażegnać wewnętrznie.

Podobnie jest w sytuacji wykrycia incydentu ochrony danych osobowych. Przepisy RODO nakazują podjęcie niezwłocznych działań minimalizujących skutki, dokonanie oceny naruszenia i ewentualne powiadomienie podmiotów danych i zgłoszenie do PUODO ( przy czym to ostatnie należy wykonać w ciągu 72 godzin od wykrycia naruszenia).

W pozostałych, mniej radykalnych przypadkach, to od pracodawcy zależeć będzie jakie środki zaradcze uzna za celowe i wystarczające do usunięcia skutków danej nieprawidłowości i zapobiegnięcia powstawaniu podobnych w przyszłości.

Wskazaną reakcją np. na potwierdzony mobbing jest rozwiązanie umowy o pracę  i to w trybie dyscyplinarnym. Pracodawca musi pokazać, że nie toleruje działań sprzecznych z wyznawanymi przez jego firmę wartości. Podobnie będzie w przypadku celowych nadużyć księgowych czy menadżerskich, zwłaszcza jeśli naraziły lub chociażby mogły narazić pracodawcę na szkody finansowe.

Niemniej stanowczo pracodawca powinien reagować na przejawy naruszeń w zakresie BHP. Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikami niestosującymi się do wytycznych, zwłaszcza dot. obowiązku zachowania trzeźwości w miejscu pracy, będzie głośnym sygnałem ostrzegawczym dla reszty zespołu. Od zgodności w tym zakresie zależy życie i zdrowie pracowników, więc jednostkowe zwolnienie w szerszej perspektywie wychodzi im na dobre.

Także zwolnieniem powinno zakończyć się postępowanie stwierdzające naruszenia w zakresie ujawnienia informacji poufnych lub ochrony danych osobowych. Tu, ze względu na doniosłość zjawiska, poza samym zwolnieniem trzeba pracodawcy wskazać na infrastrukturalno-organizacyjne mechanizmy, które ograniczą w procesach narażony na błąd element ludzki, co w efekcie doprowadzi do minimalizacji ryzyka.

W razie wykrycia nieprawidłowości w wewnętrznie obowiązujących aktach prawnych należy zalecić ich niezwłoczną zmianę. Gdy wadliwa jest pewna praktyka, warto zaproponować prawidłowy jej kształt, np. poprzez jej sformalizowanie i przelanie na papier.

Wolno wymagać od zatrudnionego określonego wyglądu, a więc nie tylko stroju, lecz także rodzaju fryzury lub makijażu. To dopuszczalny sposób kreowania wizerunku firmy –  r. pr. Łukasz Chruściel komentuje dla Dziennika Gazety Prawnej.

Artykuł dostępny jest tutaj.

Algorytmy komputerowe są wykorzystywane przez firmy nie tylko w procesie rekrutacji, lecz także przy zwolnieniach, gdy potrzebna jest ocena pracy zatrudnionych. To rzeczywistość również w Polsce – r. pr. Marcin Szlasa-Rokicki i adw. Bartosz Wszeborowski komentują dla Dziennika Gazety Prawnej.

Artykuł: tutaj.

Protest w formie masowego składania zaświadczeń o niezdolności do pracy stanowi nielegalną akcję strajkową. Co może zrobić pracodawca w takiej sytuacji? – r. pr. Sławomir Paruch oraz Michał Bodziony komentują dla Dziennika Gazety Prawnej.

Artykuł: tutaj.

• Ważne zmiany dot. koronawirusowych ograniczeń przy wjeździe do Polski.
• Od dzisiaj wszyscy obywatele Ukrainy są zwolnieni z zakazu wjazdu do Polski!
• Ograniczenia wjazdu nie dotyczą też już dzieci cudzoziemców pracujących w Polsce lub legitymujących się zezwoleniem pobytowym!

Zgodnie z wczorajszymi zmianami w rozporządzeniu MSWiA w sprawie czasowego zawieszenia lub ograniczenia ruchu granicznego, od dzisiaj do kategorii osób zwolnionych z zakazu wjazdu do Polski spoza Unii Europejskiej należą również wszyscy obywatele Ukrainy. Obywatele Ukrainy, którzy już wcześniej należeli do jednej z kategorii zwolnionych z zakazu wjazdu (np. pracownicy uprawnieni do wykonywania pracy w Polsce) nie muszą już przedstawiać na granicy dokumentów potwierdzających to zwolnienie. Obywatele Ukrainy, którzy wcześniej nie należeli do żadnej z kategorii zwolnionych z zakazu wjazdu (np. małżonkowie chcący towarzyszyć w podróży do Polski ukraińskim pracownikom) nie muszą już ubiegać się na granicy o specjalną zgodę straży granicznej na wjazd i liczyć się z możliwością odmowy. Do wszystkich mają zastosowanie zwykłe, „przedkoronawirusowe” zasady przekraczania granicy, jednak po przekroczeniu granicy wciąż może mieć zastosowanie obowiązek kwarantanny.

Dodatkowe zmiany w rozporządzeniu ułatwiają również wjazd do Polski małoletnim dzieciom pozostającym pod opieką cudzoziemców legitymujących się Kartą Polaka, posiadających prawo stałego lub czasowego pobytu na terytorium RP lub legalnie pracujących w Polsce. Dzieci, nad którymi opiekę sprawują ww. cudzoziemcy do Polski, również są zwolnione z zakazu wjazdu – niezależnie od tego, jakim paszportem się legitymują.

Dyrektywa dopuszcza sytuację, w której do przyjmowania zgłoszeń zostaną upoważnieni przedstawiciele związków zawodowych. Z wielu powodów nie jest to jednak rozwiązanie rekomendowane. Podstawowym zadaniem związku zawodowego jest reprezentowanie i obrona praw i interesów pracowników, co może być nie do pogodzenia z obowiązkiem wyciągnięcia konsekwencji dyscyplinarnych w oparciu o ewentualnie stwierdzone w trakcie prac nieprawidłowości. W razie zaangażowania przedstawiciela związku zawodowego w prace służące wyjaśnieniu skargi mogą zostać podniesione uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności i obiektywizmu, zwłaszcza, jeśli domniemanym sprawcą lub ofiarą jest członek tego związku.

To niezależna komisja jest i powinna być odpowiedzialna za przeprowadzenie całego postępowania wyjaśniającego, opracowania na jego podstawie protokołu i  zawarcia w nim stosownych wniosków i rekomendacji. W tym zakresie nie ma potrzeby nawiązywania współpracy ze związkiem zawodowym. Co więcej, zaangażowanie jego członków w prace komisji wiązałoby się z koniecznością ujawnienia im informacji poufnych i rozszerzenia katalogu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z postępowaniem związanych. To z kolei jest nie do pogodzenia z zasadą need-to-know, o której pisaliśmy wcześniej, a która jest podstawą działania w tak delikatnych sprawach, wymagających zapewnienia ich uczestnikom anonimowości.

Uzgodnienie wyniku raportu komisji ze związkiem zawodowym rodzi także obawę o podjęcie próby wyjaśnienia zarzucanych nieprawidłowości przez związek na własną rękę. Chcąc uchronić swoich członków przed negatywnymi konsekwencjami, związkowy sami mogą zorganizować wysłuchania możliwych świadków czy analizować związkową korespondencję. To wywoła niepotrzebny chaos i tylko utrudni komisji pracę, znacznie oddalając w czasie jej efekt, który dla dobra pracodawcy powinien był nastąpić niezwłocznie.

Powyższe nie oznacza jednak, że związek zawodowy nie ma nic do powiedzenia w kwestii wyników prac komisji. W razie stwierdzenia naruszeń, które uzasadniają rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem będącym ich sprawcą, pracodawca powinien skonsultować ze związkiem zamiar wypowiedzenia mu umowy lub wystąpić o zgodę na rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, na podstawie art. 52 kodeksu pracy, gdy sprawcą ma być pracownik szczególnie chroniony. Na tej płaszczyźnie zatem związek może (i zapewne w wielu przypadkach będzie to robił) kwestionować wyniki prac komisji. Udział związku zawodowego w działaniach następczych w tym kontekście będzie zatem nieunikniony.

Związki zawodowe można zaangażować również w działania mające na celu realizację zaleceń pokontrolnych. To, co pracodawca może wspólnie z pracownikami zrobić, aby wypełnić wskazane przez komisję rekomendację, jak najbardziej może podlegać konsultacji ze stroną związkową. Jej zasoby znacznie ułatwią przeprowadzenie tego procesu, znajomość praktyk i mechanizmów działania wielu procesów pozwoli wskazać optymalne rozwiązania a szacunek wśród pracowników, którym się cieszy, dodatkowo zmobilizuje ich do aktywnego wdrażania zaplanowanych zmian.

W uzupełnieniu do ostatniego tekstu o tym, jak przygotować protokół, w niniejszym artykule dzielimy się wskazówkami co do jego adresatów.

Dyrektywa kładzie szczególny nacisk na zasady poufności i ochronę danych osobowych, gwarantując sygnaliście szansę na pozostanie anonimowym. W ramach postępowania wyjaśniającego komisja otrzymuje szereg objętych tajemnicą informacji nie tylko dotyczących sygnalisty, czy potencjalnego sprawcy naruszenia, ale także wielu osób postronnych. Do tego poruszane podczas rozmów tematy ze względu na przedmiot postępowania są z reguły dość intymne i osobiste (relacje interpersonalne, atmosfera w zespole, sytuacje konfliktowe).

Z tych wszystkich powodów, krąg adresatów protokołu (raportu) z posiedzeń komisji, podobnie jak samej skargi, ustalić trzeba zgodnie z zasadą need-to-know.

Poza samą komisją – czy to powołaną ad hoc dla celów przeprowadzenia konkretnego postępowania wyjaśniającego, czy też stale funkcjonującą w organizacji Komisją Etyki, podstawowym ciałem, do którego taki dokument powinien trafić, jest zarząd. Organ ten jest bowiem właściwy do podjęcia decyzji co do planowanych reakcji zaradczych.  Ponosi też odpowiedzialność za ewentualne skutki stwierdzonych nadużyć. Wreszcie, jako najważniejszy podmiot w strukturze organizacji, siłą rzeczy ma największą o niej wiedzę, przez co z najdokładniejszej perspektywy oceni wnioski i twierdzenia zawarte w protokole.

Jeśli w danym przedsiębiorstwie występuje Compliance Officer, również i on powinien mieć świadomość o wynikach posiedzeń. Jego rolą jest bowiem m.in. identyfikacja ryzyk i zagrożeń, oraz proponowanie środków prewencyjnych. Wiedza o stwierdzonych nieprawidłowościach jest mu zatem niezbędna do prawidłowego wykonywania powierzonych mu zadań.

W pozostałym zakresie, każdy przypadek udzielenia dostępu do wyników pracy komisji trzeba oceniać indywidualnie, kierując się koniecznością minimalizacji kręgu odbiorców. Jeśli w danej sytuacji wydaje się to uzasadnione, można, po otrzymaniu stosownych oświadczeń o poufności, tekst protokołu przekazać np. dyrektorowi HR lub osobie zarządzającej daną jednostką organizacyjną (np. jednej z fabryk firmy).

W żadnym wypadku protokołu nie można wysłać samemu sygnaliście. O możliwie stwierdzonych nieprawidłowościach zostanie on poinformowany, acz nie bezpośrednio przez przekazanie protokołu.

Podobnie nie jest właściwą praktyka przekazania protokołu wysłuchiwanym osobom, w celu potwierdzenia, że przedstawione wnioski pokrywają się z treścią składanych przez nich wyjaśnień. Rola świadków polega na przekazaniu komisji wszystkich informacji, które ta może przy dokonywaniu analizy uznać za wartościowe. To właśnie komisja powinna zadbać o to, żeby w protokole znalazły się zapisy odpowiadające ustnym wyjaśnieniom słuchanego, a nie on sam.

Chcąc dochować należytej staranności co do dochowania poufności w stosunku do protokołu, warto zrezygnować także z kilku praktyk, przydatnych przy pracy nad innymi dokumentami. Sporządzający protokół członek komisji nie powinien dawać go do sczytania pod kątem literówek czy oczywistych omyłek pisarskich asystentowi czy stażyście i samemu podjąć ten trud. W przypadku woli jego przekazania w formie papierowej, podobnie osobiście warto dokument ten wydrukować i samemu przekazać do rąk adresata. W przypadku wysyłania protokołu mailem, warto opatrzyć go hasłem, wysyłanym osobnym kanałem, np. za pośrednictwem sms.