HR Sygnał: Efekt raportu – co może a co powinien zrobić pracodawca?

Bardzo ważnym elementem każdego raportu zwieńczającego pracę komisji wyjaśniającej są udzielone pracodawcy rekomendacje. Ich przedstawienie jest głównym celem powołania komisji, dlatego pracodawca powinien w miarę możliwości w pełni się do nich zastosować.

Często w trakcie analizy badanego zjawiska na jaw wychodzą nieprawidłowości niekoniecznie z nim związane, a również wymagające reakcji. Wyspecjalizowana komisja składająca się z doświadczonych doradców powinna być w stanie je wychwycić, tak aby udzielić pracodawcy kompleksowego wsparcia i przedstawić mu pełen obraz sytuacji.

Raport końcowy powinien zawierać podsumowanie występujących w organizacji problemów wraz z propozycją ich rozwiązania. Co do zasady (bo z pewnymi wyjątkami, o których poniżej) do pracodawcy będzie ostatecznie należała decyzja, czy i w jakim zakresie dostosuje się do wskazanych sugestii.

Sytuacją, w której reakcja pracodawcy wynika wprost z przepisów to m.in. wykrycie nieprawidłowości wyczerpującej znamiona przestępstwa ściganego z oskarżenia publicznego. Wówczas kodeks postępowania karnego nakłada na niego społeczny obowiązek zawiadomienia o tym prokuratora lub Policję. Pomimo, że przepis ten nie wskazuje wprost sankcji za brak zawiadomienia, stosujący zasady compliance pracodawca powinien go wypełnić. Taki scenariusz jednak ma miejsce relatywnie rzadko, a kryzys najczęściej udaje się zażegnać wewnętrznie.

Podobnie jest w sytuacji wykrycia incydentu ochrony danych osobowych. Przepisy RODO nakazują podjęcie niezwłocznych działań minimalizujących skutki, dokonanie oceny naruszenia i ewentualne powiadomienie podmiotów danych i zgłoszenie do PUODO ( przy czym to ostatnie należy wykonać w ciągu 72 godzin od wykrycia naruszenia).

W pozostałych, mniej radykalnych przypadkach, to od pracodawcy zależeć będzie jakie środki zaradcze uzna za celowe i wystarczające do usunięcia skutków danej nieprawidłowości i zapobiegnięcia powstawaniu podobnych w przyszłości.

Wskazaną reakcją np. na potwierdzony mobbing jest rozwiązanie umowy o pracę  i to w trybie dyscyplinarnym. Pracodawca musi pokazać, że nie toleruje działań sprzecznych z wyznawanymi przez jego firmę wartości. Podobnie będzie w przypadku celowych nadużyć księgowych czy menadżerskich, zwłaszcza jeśli naraziły lub chociażby mogły narazić pracodawcę na szkody finansowe.

Niemniej stanowczo pracodawca powinien reagować na przejawy naruszeń w zakresie BHP. Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikami niestosującymi się do wytycznych, zwłaszcza dot. obowiązku zachowania trzeźwości w miejscu pracy, będzie głośnym sygnałem ostrzegawczym dla reszty zespołu. Od zgodności w tym zakresie zależy życie i zdrowie pracowników, więc jednostkowe zwolnienie w szerszej perspektywie wychodzi im na dobre.

Także zwolnieniem powinno zakończyć się postępowanie stwierdzające naruszenia w zakresie ujawnienia informacji poufnych lub ochrony danych osobowych. Tu, ze względu na doniosłość zjawiska, poza samym zwolnieniem trzeba pracodawcy wskazać na infrastrukturalno-organizacyjne mechanizmy, które ograniczą w procesach narażony na błąd element ludzki, co w efekcie doprowadzi do minimalizacji ryzyka.

W razie wykrycia nieprawidłowości w wewnętrznie obowiązujących aktach prawnych należy zalecić ich niezwłoczną zmianę. Gdy wadliwa jest pewna praktyka, warto zaproponować prawidłowy jej kształt, np. poprzez jej sformalizowanie i przelanie na papier.