Miesiąc: luty 2021

Korzystanie przez pracowników z kart sportowych, prywatnej opieki medycznej, czy też ubezpieczeń na życie często odbywa się na zasadzie częściowej odpłatności. Oznacza to, że pracownik, aby skorzystać z dodatkowych benefitów oferowanych przez pracodawcę musi częściowo partycypować w ich koszcie. Najprostszym oraz najefektywniejszym sposobem rozliczania się w tym zakresie z pracownikiem jest dokonywanie comiesięcznych potrąceń z jego wynagrodzenia za pracę.

Potrącenie należności z wynagrodzenia pracownika, zgodnie z przepisami, musi odbywać się za jego zgodą wyrażoną „na piśmie”. Pomimo, że przepis ten znajduje się w kodeksie pracy od lat, to wciąż budzi on jednak wątpliwości. Czy sformułowanie „na piśmie” jest równoznaczne z formą pisemną, czy też dokumentową?

W dobie pandemii, gdy wielu pracowników nie pracuje na co dzień z biura i otrzymanie od nich zgody w formie pisemnej jest utrudnione, działy HR szukają nowych sposób na skuteczne oraz zgodne z przepisami prawa dokonywanie potrąceń z wynagrodzeń pracowników. Bez potrzeby fizycznego pobierania od nich nowej zgody za każdym razem, gdy kwota potrącenia ulegnie modyfikacji lub pracownik wyrazi chęć skorzystania z kolejnych benefitów.

Uważamy, że w praktyce odbieranie od pracowników zgód na potrącenia w formie innej niż pisemna jest możliwe. Dla przykładu, na początku pracodawca może uzyskać od pracowników ogólną, pisemną zgodę na dokonywanie z ich wynagrodzeń potrąceń do określonej kwoty. Jednak konkretne potrącenia będą mogły zostać dokonane jedynie wtedy, gdy pracownik potwierdzi swoje oświadczenie za pomocą zgody udzielonej mailowo lub w przeznaczonym do tego systemie informatycznym.

Takie rozwiązanie wydaje się być zgodne z celem kodeksowych regulacji. Jest ono uzasadnione w szczególności w dobie pandemii koronawirusa, gdy firmy pracują zdalnie, a przepływ dokumentów powinien być ograniczony. Chodzi bowiem o to, aby zgoda była wyrażana w taki sposób, aby w razie konieczności można było jednoznacznie ustalić, że pracownik faktycznie zgodził się na dokonywanie potrąceń w konkretnej kwocie. Uprzednie udzielenie ogólnej zgody na piśmie dodatkowo zabezpiecza interes pracodawcy.

Udzielenie przez pracownika zgody w formie elektronicznej może odbywać się z wykorzystaniem wielopoziomowej weryfikacji. Mowa tu na przykład o tzw. weryfikacji dwuetapowej, tj. wyrażeniu zgody najpierw za pośrednictwem systemu elektronicznego, a następnie potwierdzeniu jej poprzez weryfikację za pomocą wiadomości SMS.

Specustawa o COVID-19 od czasu jej uchwalenia przeszła wiele nowelizacji, które rozszerzały lub zmieniały zasady funkcjonowania instrumentów mających na celu przeciwdziałanie pandemii COVID-19. Szczególną kategorią są tu dofinansowania, dotacje i pożyczki, o które firmy mogą się ubiegać w urzędach pracy: wojewódzkich i powiatowych – p. pr. Paweł Sych oraz Patryk Kozieł komentują dla Dziennika Gazeta Prawna.

Artykuł: tutaj. 

 

Cudzoziemcy, którzy zawarli umowy o pracę w 2021 r. i wnioskują o Niebieską Kartę UE (tzw. zezwolenie Blue Card) muszą wykazać, że ich miesięczne wynagrodzenie brutto stanowi minimum 7 751,21 zł brutto. Jest to prawie 400 zł brutto więcej niż wynagrodzenie minimalne dla umów zawartych w 2020 r.

Zmiana ww. minimalnego wynagrodzenia nie ma wpływu na wnioski złożone przed 2021 r. oraz już wydane Niebieskie Karty UE.  Pracodawcy zatrudniający kandydatów, którzy planują ubiegać się o Niebieską Kartę, muszą się liczyć z wyższymi wymaganiami finansowymi tych kandydatów.

Pracodawca może odpowiadać za zaniechania w zakresie BHP, które doprowadzą do zakażenia się przez pracownika wirusem SARS-CoV-2 i jego chorobę – r. pr. Marcin Szlasa-Rokicki oraz Jakub Grabowski komentują dla Rzeczpospolitej.

Artykuł: tutaj. 

Wybuch pandemii koronawirusa zmusił pracowników do zmiany trybu świadczenia pracy, a pracodawców do zmiany stylu zarządzania procesem pracy. Mija właśnie rok od przejścia z tradycyjnej formy świadczenia pracy stacjonarnie do pracy zdalnej. Pisaliśmy już sporo na ten temat – dzisiaj koncentrujemy się na zarządzaniu procesem pracy oraz motywowaniu pracowników w dobie pandemii i pracy zdalnej.

Pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę nie tylko na jakość pracy świadczonej zdalnie, ale także na potrzebę utrzymania po stronie pracowników odpowiedniej motywacji. Mamy na myśli wszelkie instrumenty mające na celu zwiększenie motywacji, w tym zapewnienie właściwych kanałów komunikacji wewnątrz organizacji, utrzymywanie z pracownikami stałego kontaktu (także w formie wideokonferencji), organizowanie rozmów „one-to-one”, przekazywanie regularnego feedbacku oraz efektywne rozdzielanie obowiązków całemu zespołowi to zagadnienia, o których warto pamiętać na co dzień.

Również ewentualne benefity oferowane pracownikom powinny być skrojone na miarę potrzeb wynikających z nowej rzeczywistości – mniej przyda się karnet na siłownię czy owoce w biurze, a bardziej rozwiązania ułatwiające pracę z domu czy w warunkach izolacji. Dla przykładu, niektóre firmy decydują się na wyposażenie pracowników w profesjonalne, wygłuszające słuchawki, przyznają dofinansowanie do komfortowych foteli biurowych oraz zapewniają szkolenia czy warsztaty z zakresu korzystania z komunikatorów i programów używanych podczas pracy zdalnej.

Istotne jest także odpowiednie podejście do kwestii bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie tylko w klasycznym rozumieniu tego pojęcia, tj. w zakresie warunków wykonywania pracy, zapewnienia niezbędnego sprzętu itd. Zgodnie z wytycznymi Państwowej Inspekcji Pracy pracodawcy powinni pamiętać także o szeroko pojętych ryzykach psychospołecznych wynikających ze świadczenia pracy w „nowej” rzeczywistości.

Ostatnio sporo emocji budzi tzw. prawo do bycia offline, będące odpowiedzią na funkcjonowanie pracowników w pandemicznej rzeczywistości. Utrzymanie motywacji pracowników może także objawiać się powstrzymywaniem się przełożonych od wysyłania wiadomości służbowych czy dodatkowych dyspozycji poza stałymi godzinami pracy, respektując tym samym prawo do wypoczynku każdego pracownika, a pracownicy powstrzymają się od nieadekwatnego wykonywania obowiązków prywatnych w tradycyjnym czasie pracy, pozostawiając te aktywności na późniejszą porę. Można tym odpowiednio zarządzić, wykorzystując aktualnie obowiązujące przepisy o czasie pracy.

Pracownik nie może przymykać oka na łamanie zasad przez współpracowników. Taka postawa może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę, nawet bez wypowiedzenia – r. pr. Karolina Kanclerz komentuje dla Rzeczpospolitej.

 Artykuł: tutaj. 

 

Firma może wysyłać na zaległy wypoczynek w wybranym przez siebie terminie, ale wciąż musi to zrobić do końca września. Przestój nie obniża wymiaru wolnego. – r. pr. Sławomir Paruch komentuje dla Dziennik Gazety Prawnej.

Artykuł dostępny tutaj.

Pytanie #5: Wspominali Panowie o wniosku, który pracownik/osoba na B2B ma obowiązek złożyć do pracodawcy. Na jakiej podstawie możemy przetwarzać dane dotyczące miejsca pobytu pracownika w trakcie wykonywania pracy zdalnej, które podaje we wniosku o pracę zdalną? Adres zamieszkania zbieramy na podstawie przepisów prawa (kodeks pracy). Czy zbieranie danych dotyczących innego miejsca, w którym realizowana jest praca zdalna możemy oprzeć na podstawie par.6 ust.1 pkt. b RODO (czyli na podstawie umowy)?

Odpowiedź: Podstawą przetwarzania tych danych będzie zarówno niezbędność do wykonywania umowy o pracę (tj. art. 6 ust. 1 lit. b RODO) jak również niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów pracodawcy (tj. art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegających m.in. na zapewnieniu prawidłowego wykonywania obowiązków pracowniczych, ochronę danych osobowych i innych informacji służbowych czy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Dodatkowo w razie wypadku przy pracy, dane te przetwarzane będą na podst. art. 6 ust. 1 lit. c RODO, bowiem ich przetwarzanie będzie niezbędne do realizacji obowiązku prawnego pracodawcy polegającego na przeprowadzeniu i udokumentowaniu zdarzenia mogącego być wypadkiem przy pracy. Powyższe podstawy i cele powinny zostać wskazane pracownikom w tzw. klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu ich danych osobowych.