HRwChmurze: Zdalne przekazanie sprzętu

Praca zdalna już od ponad roku stanowi podstawę funkcjonowania większości przedsiębiorstw w Polsce i na świecie. Skala zakażeń i tendencje globalne sugerują, że na wyczekiwane przez wielu „back to the office” będziemy musieli jeszcze poczekać. To z kolei przemawia na rzecz wprowadzenia długofalowych rozwiązań w zakresie organizacji pracy zdalnej.
Nie mamy wątpliwości co do tego, że umowa o pracę może zostać zawarta [#HRwChmurze: Zdalne zawieranie umów o pracę] oraz rozwiązana [#HRwChmurze: Zdalne rozwiązywanie umów] zdalnie – pisaliśmy już o tym w poprzednich artykułach z cyklu #HRwChmurze. W dobie koronawirusa, gdy pracodawcy dążą do ograniczenia fizycznych spotkań, taka digitalizacja procesów HR jest użytecznym i często niezbędnym rozwiązaniem. Jednak wykorzystanie tego mechanizmu byłoby znacznie mniej efektywne, jeśli samo przekazanie sprzętu służbowego (np. komputera, telefonu) nowemu pracownikowi wymagałoby tradycyjnego spotkania.
Pracodawcy mogą zdecydować się więc na przekazywanie nowym pracownikom sprzętu służbowego w sposób niewymagający bezpośredniego kontaktu. W takim przypadku należy jednak pamiętać o wskazanych poniżej kwestiach.

• Sprzęt powinien zostać pracownikowi wysłany ubezpieczoną przesyłką kurierską, najlepiej z wykorzystaniem sprawdzonej firmy kurierskiej, z której usług korzysta pracodawca.
• Pracownik powinien sprawdzić zawartość dostarczonej mu przesyłki. W razie ewentualnych braków lub zniszczeń powinien wspólnie z kurierem sporządzić odpowiedni protokół (wzór którego powinien posiadać sam kurier).
• W przypadku braku zastrzeżeń co do ilości i stanu sprzętu, pracownik powinien podpisać protokół zdawczo-odbiorczy. Pracodawca może wysłać pracownikowi taki dokument wcześniej, drogą elektroniczną.
• Równocześnie z protokołem warto przesłać pracownikowi wzór oświadczenia o zapoznaniu się z zasadami korzystania z powierzonego mu sprzętu oraz oświadczenie o odpowiedzialności za jego ewentualne zniszczenie/zgubienie.
• Po zapoznaniu się z treścią wspomnianych dokumentów pracownik powinien podpisać je, odesłać ich skan lub zdjęcia na adres mailowy pracodawcy, a oryginał wysłać do pracodawcy pocztą. Oczywiście pracownik może również posłużyć się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeśli takowy posiada.
• Przekazywany sprzęt powinien być w całości przygotowany do jego użytkowania przez pracownika tj. powinien zawierać wszelkie niezbędne programy gwarantujące m.in. zachowanie poufności oraz bezpieczeństwa informacji.
• Dane do logowania do służbowego komputera czy telefonu powinny zostać przekazane pracownikowi z zachowaniem najwyższej ostrożności – przedstawiciel pracodawcy może przekazać je pracownikowi telefonicznie po potwierdzeniu tożsamości pracownika lub wysyłając mailem, w osobnej wiadomości login i hasło, na wypadek ewentualnego przechwycenia czy omyłkowego wysłania wiadomości do niewłaściwego adresata.
• Należy uświadomić pracownikowi jak istotne jest dochowywanie przez niego najwyższych standardów w zakresie ochrony informacji. Pracodawca może wskazać pracownikom szereg nieprawidłowych, a przez to i zabronionych praktyk, jak np. podłączenie się do nieznanych sieci Wi-Fi lub udostępnianie sprzętu służbowego domownikom pracownika czy też osobom trzecim.