Pracodawca nie ma obowiązku przekazywania na potrzeby postępowania o ustalenie liczby członków związku zawodowego listy pracowników, a takie zobowiązanie ze strony sądu jest sprzeczne z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. To na związku zawodowym ciąży obowiązek wykazania, czy konkretne osoby deklarowane jako członkowie związku są pracownikami. I to związek zawodowy powinien dysponować dowodami w tym zakresie i przedłożyć je w sądzie. Mamy postanowienie sądu okręgowego, które to potwierdza.
Pracodawca nie ma również obowiązku przekazywania związkowi zawodowemu listy pracowników na potrzeby przeprowadzenia referendum strajkowego czy zorganizowania wyborów społecznych inspektorów pracy. Z podobnych względów, co powyżej, tj. z uwagi na przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Takie dane byłyby nadmiarowe i nie ma podstawy do ich przetwarzania przez związek zawodowy. W jednej z prowadzonych przez nas spraw Wojewódzki Sąd Administracyjny stwierdził nieważność decyzji PUODO stwierdzającej obowiązek pracodawcy do przekazania takiej listy.
Dzielimy się tymi doświadczeniami, ponieważ wiemy, że są to częste sytuacje w praktyce. W przypadku postępowań o ustalenie liczby członków związku zawodowego nagminną praktyką sądów jest żądanie od pracodawcy listy pracowników. Również związki zawodowe niejednokrotnie zwracają się do pracodawcy o przekazanie takiej listy, np. w celu zorganizowania wyborów społecznych inspektorów pracy czy przeprowadzenia referendum strajkowego. Argumentują, że taka lista jest im niezbędna, aby ocenić, czy dana osoba jest pracownikiem, ma uprawnienia do udziału w wyborach itd.
Wszelkie takie praktyki są bezpodstawne i nieuzasadnione, a pracodawca nie ma obowiązku przekazywania takiej listy.
Zacznijmy od postępowania o ustalenie liczby członków związku zawodowego. W tego typu postępowaniach standardem jest zobowiązywanie pracodawcy do przekazania imiennej listy pracowników, co ma na celu umożliwienie sądowi weryfikacji, czy konkretne osoby wskazywane jako członkowie związku zawodowego są rzeczywiście pracownikami. Taka praktyka jest nieprawidłowa, a sąd nie ma prawa nakładać na pracodawcę takiego zobowiązania.
Wykonanie zobowiązania sądu polegającego na przedłożeniu przez pracodawcę imiennej listy pracowników zatrudnionych u pracodawcy na dany dzień stanowiłoby naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Przedłożenie takiego wykazu jest nadmiarowe, nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa oraz naraża pracodawcę na odpowiedzialność zarówno z tytułu ujawnienia tych danych osobowych bez podstawy prawnej, jak i ewentualnego udostępnienia ich osobom trzecim na szkodę pracowników.
Takie zobowiązanie stanowi również naruszenie zasady rozkładu ciężaru dowodu – to na związku zawodowym spoczywa obowiązek wykazania deklarowanej liczby członków, a w szczególności tego, że konkretne osoby są pracownikami. Związek jest organizacją samorządną, niezależną od pracodawcy i powinien sam zadbać o to, aby wykazać, że przekazywana przez niego liczba członków jest prawidłowa. Skoro związek zawodowy, wykonując swój ustawowy obowiązek, deklaruje pracodawcy konkretną liczbę członków na koniec każdego półrocza, to powinien dysponować odpowiednimi dokumentami czy innymi dowodami, które potwierdzają posiadanie przez poszczególne osoby uwzględniane jako członkowie związku statusu pracownika lub innej osoby zatrudnionej u pracodawcy. W przeciwnym razie deklarowana przez związek zawodowy liczba członków byłaby przynajmniej nierzetelna, a wielu przypadkach nieprawdziwa. Do puli członków nie powinny bowiem być wliczane osoby niemające statusu pracownika czy innej osoby zatrudnionej u pracodawcy.
Praktyka jest inna i najczęściej związki zawodowe nie mają żadnego dowodu, przy pomocy którego byliby w stanie potwierdzić status pracownika. Nie uzasadnia to jednak w żadnym razie przerzucania ciężaru dowodu w tym zakresie na pracodawcę i zobowiązywania go do przekazania listy pracowników. Uzyskaliśmy w PCS postanowienie sądu odwoławczego, które wyraźnie to potwierdza.
Analogiczna sytuacja dotyczy organizacji przez związek wyborów społecznych inspektorów pracy czy referendum strajkowego. Związki zawodowe domagają się w takich przypadkach od pracodawców listy pracowników, powołując się na art. 28 ustawy o związkach zawodowych i niezbędność tych informacji do prowadzenia działalności związkowej. Pracodawca nie ma obowiązku przekazywania związkowi takiej listy, a podstawą do jej przekazania nie jest w szczególności wspomniany art. 28 ustawy o związkach zawodowych. Dysponujemy prawomocnym wyrokiem sądu administracyjnego unieważniającym decyzję PUODO nakazującą pracodawcy przekazanie związkowi listy pracowników w związku z referendum strajkowym. Sąd nie pozostawił wątpliwości co do tego, że pracodawca nie ma takiego obowiązku, a przekazanie z związkowi takiej listy nie znajduje podstawy w przepisach dotyczących przetwarzania danych osobowych i stanowiłoby naruszenie tych przepisów.
