#HRwChmurze: Zdalne rozwiązywanie umów

Czy można rozwiązać umowę o pracę przez Internet? Ponad pół roku pandemii koronawirusa, a co za tym idzie przejścia w dużej mierze na świadczenie pracy w formie zdalnej, pokazało, że wiele aspektów związanych z wykonywaniem pracy, a także kwestiami HR, niekoniecznie musi odbywać się stacjonarnie, przy fizycznym udziale obu stron stosunku pracy.

Kilka tygodni temu, w ramach cyklu HR w Chmurze, pisaliśmy o możliwości zawierania umów o pracę w formie zdalnej (https://pcslegal.pl/hrwchmurze-zdalne-zawieranie-umow-o-prace/).  W poniższym tekście pragniemy natomiast przybliżyć Państwu zagadnienie zdalnego rozwiązywania umów o pracę.

Na piśmie czyli jak?

Pracodawca nie musi spotykać się z pracownikiem, aby wręczyć wypowiedzenie. Ale są pewne wymogi formalne które takie wypowiedzenie musi spełniać. Przede wszystkim musi ono być złożone na piśmie czyli opatrzone własnoręcznym podpisem. Ani SMS, zwykły mail, komunikator czy nawet rozmowa on-line z pracownikiem z wykorzystaniem popularnych platform nie spełni formy przewidzianej w kodeksie pracy. Wymogu formy nie spełni również skan prawidłowo podpisanego wypowiedzenia załączony do maila. Dlatego zdalne zwolnienie pracownika będzie wymagało wysłanie pracownikowi maila z załączonym wypowiedzeniem, które będzie podpisane bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną do reprezentowania pracodawcy. Co istotne, takiego wymogu nie spełnia podpis złożony za pomocą profilu zaufanego na platformie ePUAP. Profil zaufany nie spełnia bowiem wymogów podpisu elektronicznego. Wypowiedzenie może również zostać wysłane do pracownika pocztą, kurierem czy przez posłańca.

To co ważne – w polskim prawie obowiązuje niepisana zasada skuteczności oświadczeń pracodawcy. Oznacza to, że wypowiedzenie wysłane SMS-em, złożone ustnie czy wysłane mailem bez zachowania właściwej formy, albo bez właściwie podanej przyczyny doprowadzi do rozwiązania umowy o pracę. Natomiast pracownik w takiej sytuacji powinien skorzystać z przysługującego mu prawa wniesienia odwołania do sądu od takiego wypowiedzenia. Może wówczas domagać się odszkodowania bądź przywrócenia do pracy, jeśli wypowiedzenie nie spełnia wymogów formalnych, a jeśli umowa o pracę była na czas nieokreślony, jeśli wypowiedzenie nie było uzasadnione.

W jaki sposób powinno przebiegać spotkanie online z pracownikiem w celu wypowiedzenia jego umowy o pracę?

W pierwszej kolejności pracodawca powinien umówić się z pracownikiem, który świadczy pracę zdalnie, na spotkanie online. Powinno odbyć się najlepiej co najmniej godzinę po rozpoczęciu przez pracownika pracy w danym dniu, w celu potwierdzenia, że pracownik rzeczywiście przystąpił do jej wykonywania. Dobrze jeśli pracodawca ma ślad czy to w korespondencji mailowej czy w platformie komunikacyjnej, które potwierdzają, że pracownik świadczył pracę w danym dniu. Po nawiązaniu połączenia warto upewnić się, czy pracownik ma dostęp do poczty elektoronicznej. Po uzyskaniu potwierdzenia pracodawca powinien niezwłocznie wysłać maila zawierającego wypowiedzenie umowy o pracę. Zalecane jest, aby mail, który zawiera dokument wypowiadający umowę o pracę, przewidywał potwierdzenia zwrotne dla pracodawcy otrzymania przez pracownika maila. Niezależnie od tego należy zapytać pracownika, czy dokument wpłynął i czy się otwiera.

Co jednak w sytuacji, gdy pracownik zaprzeczy? Pracodawca nie ma faktycznych narzędzi, by natychmiast sprawdzić czy pracownik skłamał, jednak w razie ewentualnego sporu biegły informatyk zweryfikuje, czy mail rzeczywiście dotarł do skrzynki pracownika i czy został przez niego otwarty. Przesłania pracownikowi wypowiedzenia i umożliwienia pracownikowi zapoznania się z jego treścią jest równoznaczne ze złożeniem przez pracodawcę oświadczenia woli o rozwiązaniu stosunku pracy. Oznacza to więc, że pracodawca złożył skutecznie wypowiedzenie w momencie, w którym pracownik mógł się z nim zapoznać. Fakt, że pracownik nie otwiera przy pracodawcy maila wraz z pismem zawierającym wypowiedzenie, nie oznacza, że wypowiedzenie nie jest skuteczne złożone, jeśli mail dotarł do pracownika i mógł zostać przez niego przeczytany.

Pracodawca powinien jednak pamiętać, że również w sytuacji wypowiadania umów online powinien sporządzić notatkę z przebiegu rozmowy z pracownikiem oraz zrobić zrzut ekranu potwierdzający, że dokument został wysłany oraz zrzut ekranu raportu doręczenia wysłanego na skrzynkę.

Co z zawarciem porozumienia?

Warto wspomnieć, że online można nie tylko wypowiedzieć umowę o pracę, ale również zawrzeć z pracownikiem porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę. Ta forma rozstania tym się jednak różni od wypowiedzenia, że do skuteczności porozumienia stron wymagane jest złożenie dwóch zgodnych oświadczeń woli zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Zasadniczo w takich przypadkach nie jest wymagana szczególna forma i zwykłe porozumienie się z pracownikiem, nawet ustne w czasie rozmowy telefonicznej czy wideokonferencji, albo poprzez wymianę korespondencji mailowej, wystarczy do zgodnego rozwiązania stosunku pracy.

Sprawa się jednak komplikuje, jeżeli umowa o pracę zastrzega obowiązek zachowania formy pisemnej do jej rozwiązania zastrzeżoną pod rygorem nieważności. W takiej sytuacji przeprowadzanie procesu rozwiązania umowy o pracę na podstawie porozumienia stron stanowi bardziej skomplikowany proces wymagający odsyłania podpisanych egzemplarzy przez pracownika. W takiej sytuacji najlepiej sprawdzi się   skorzystać z usług profesjonalnych firm kurierskich po ustaleniu z pracownikiem treści porozumienia i akceptacji warunków rozstania.

Autorzy:
r. pr. Karolina Kanclerz, partner
Julita Kołodziejska