HRwChmurze: Potrącenia z wynagrodzeń pracowników w czasie pandemii

Korzystanie przez pracowników z kart sportowych, prywatnej opieki medycznej, czy też ubezpieczeń na życie często odbywa się na zasadzie częściowej odpłatności. Oznacza to, że pracownik, aby skorzystać z dodatkowych benefitów oferowanych przez pracodawcę musi częściowo partycypować w ich koszcie. Najprostszym oraz najefektywniejszym sposobem rozliczania się w tym zakresie z pracownikiem jest dokonywanie comiesięcznych potrąceń z jego wynagrodzenia za pracę.

Potrącenie należności z wynagrodzenia pracownika, zgodnie z przepisami, musi odbywać się za jego zgodą wyrażoną „na piśmie”. Pomimo, że przepis ten znajduje się w kodeksie pracy od lat, to wciąż budzi on jednak wątpliwości. Czy sformułowanie „na piśmie” jest równoznaczne z formą pisemną, czy też dokumentową?

W dobie pandemii, gdy wielu pracowników nie pracuje na co dzień z biura i otrzymanie od nich zgody w formie pisemnej jest utrudnione, działy HR szukają nowych sposób na skuteczne oraz zgodne z przepisami prawa dokonywanie potrąceń z wynagrodzeń pracowników. Bez potrzeby fizycznego pobierania od nich nowej zgody za każdym razem, gdy kwota potrącenia ulegnie modyfikacji lub pracownik wyrazi chęć skorzystania z kolejnych benefitów.

Uważamy, że w praktyce odbieranie od pracowników zgód na potrącenia w formie innej niż pisemna jest możliwe. Dla przykładu, na początku pracodawca może uzyskać od pracowników ogólną, pisemną zgodę na dokonywanie z ich wynagrodzeń potrąceń do określonej kwoty. Jednak konkretne potrącenia będą mogły zostać dokonane jedynie wtedy, gdy pracownik potwierdzi swoje oświadczenie za pomocą zgody udzielonej mailowo lub w przeznaczonym do tego systemie informatycznym.

Takie rozwiązanie wydaje się być zgodne z celem kodeksowych regulacji. Jest ono uzasadnione w szczególności w dobie pandemii koronawirusa, gdy firmy pracują zdalnie, a przepływ dokumentów powinien być ograniczony. Chodzi bowiem o to, aby zgoda była wyrażana w taki sposób, aby w razie konieczności można było jednoznacznie ustalić, że pracownik faktycznie zgodził się na dokonywanie potrąceń w konkretnej kwocie. Uprzednie udzielenie ogólnej zgody na piśmie dodatkowo zabezpiecza interes pracodawcy.

Udzielenie przez pracownika zgody w formie elektronicznej może odbywać się z wykorzystaniem wielopoziomowej weryfikacji. Mowa tu na przykład o tzw. weryfikacji dwuetapowej, tj. wyrażeniu zgody najpierw za pośrednictwem systemu elektronicznego, a następnie potwierdzeniu jej poprzez weryfikację za pomocą wiadomości SMS.