#HRwChmurze: Odpowiedzialność za BHP w czasie pracy zdalnej

Upowszechnienie się pracy zdalnej bez wątpienia umożliwia przedsiębiorcom funkcjonowanie na rynku na zasadzie business as usual. Jednym z wyzwań stojących przed pracodawcami organizującymi proces pracy w formie zdalnej lub hybrydowej są kwestie związane z bezpieczeństwem i higieną pracy.

Żaden z przepisów wprowadzonych w związku z koronawirusem nie zmodyfikował odpowiedzialności pracodawcy za warunki BHP w przypadku pracy zdalnej. A zatem pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, także w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Uważamy jednak, że wymaganie od pracodawcy, że weźmie pełną odpowiedzialność za warunki panujące w miejscu, w którym pracownik wykonuje pracę zdalną, jest nadmierne i niemożliwe do realizacji. Firmy, szczególnie te zatrudniające wielu pracowników, nie są bowiem w stanie kontrolować bezpośrednio oraz na bieżąco warunków panujących np. w prywatnych domach pracowników. Sytuacja jest zbliżona do pracowników mobilnych czy innych pracowników pracujących poza biurem – siłą rzeczy obowiązki pracodawcy w zakresie BHP trzeba w takich przypadkach oceniać przez pryzmat charakteru pracy takich osób i braku bezpośredniego, bieżącego nadzoru pracodawcy nad miejscem wykonywania pracy.

W trakcie ostatnich miesięcy, wspierając naszych Klientów we wdrażaniu oraz zarządzaniu pracą zdalną w ich organizacjach, stworzyliśmy szereg mechanizmów oraz narzędzi pozwalających na efektywne zapobieganie wypadkom podczas pracy zdalnej oraz ograniczających ewentualną związaną z tym odpowiedzialność pracodawcy.

Podstawowym działaniem, jakie powinien podjąć pracodawca celem usystematyzowania zasad pracy zdalnej, a w efekcie – zminimalizować ryzyko wypadków, jest wprowadzenie regulaminu takiej pracy. Regulamin powinien zawierać jasne zasady określające prawa i obowiązki osób świadczących pracę w trybie zdalnym. Dla przykładu, pracodawca może zobowiązać pracownika do świadczenia takiej pracy jedynie z miejsca jego zamieszkania. W takim przypadku pracodawca może wymagać od pracownika, aby ten, chcąc wykonywać swoje obowiązki spoza miejsca zamieszkania, zgłosił to pracodawcy lub wystąpił o stosowną zgodę. Pozwala to na większą kontrolę nad tym, gdzie jest pracownik i w jakich warunkach pracy.

Profilaktycznie warto też stworzyć zbiór praktycznych oraz technicznych zasad, których bezwzględnie należy przestrzegać przy wykonywaniu pracy zdalnej oraz przyjąć deklarację pracownika, w której ten zobowiązuje się do ich stosowania. Nawet jeżeli takie oświadczenie nie doprowadzi w pełni do przeniesienia odpowiedzialności za BHP na pracownika, to będzie stanowić dla pracodawcy potwierdzenie dochowania staranności w zakresie zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawca nie jest bowiem w stanie na bieżąco kontrolować tych warunków, ale powinien dochować maksymalnej staranności w tym zakresie i upewnić się, że odpowiednie warunki są zachowane.

Odpowiednio skonstruowany regulamin pracy zdalnej powinien umożliwiać pracodawcy „odwiedzenie pracownika” w miejscu wykonywania pracy, w szczególności w razie zgłoszenia przez niego wypadku przy pracy zdalnej. Przeprowadzenie rzetelnego postępowania wyjaśniającego może bowiem wymagać, aby zespół powypadkowy obejrzał miejsce, w którym doszło do wypadku przy pracy. Nawet jeżeli jest to prywatne mieszkanie lub dom pracownika.