HRwChmurze: Dokument elektroniczny a dokumentacja papierowa

Można dołączać dokumenty elektroniczne do papierowej dokumentacji pracowniczej. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii wydało 25 lutego 2021 r. stanowisko w tej sprawie, dopuszczając taką możliwość. Dla wielu pracodawców proponowane rozwiązanie może okazać się znacznym ułatwieniem.

Pracodawcom przysługuje wybór sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy formą elektroniczną, a formą papierową. Tym samym, jeżeli decydują się na prowadzenie jej w formie elektronicznej, digitalizacja dokumentów nie powinna stanowić problemu. Podobnie w przypadku prowadzenia dokumentacji w formie papierowej – dotychczas sposób jej gromadzenia nie budził żadnych wątpliwości. Stanowisko MRPiT z 25 lutego 2021 r. wprowadza jednak pewną zmianę: pracodawca, który prowadząc dokumentację w formie papierowej, skieruje do pracownika dokument w wersji elektronicznej w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, powinien przekształcić taki dokument elektroniczny na postać papierową i dołączyć do pozostałej dokumentacji papierowej pracownika.

Stanowisko Ministerstwa niewątpliwie stanowi korzystną dla pracodawców interpretację – ułatwia bowiem przechowywanie dokumentacji pracowniczej i pozwala pracodawcom uniknąć każdorazowego nagrywania na oddzielne płyty CD lub DVD dokumentów, zawierających oryginalne treści. Trzeba jednak pamiętać o tym, że stanowisko Ministerstwa dotyczy tylko zachowania zgodności z przepisami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej, ale nie modyfikuje przepisów o formach czynności prawnych. Kwalifikowany podpis elektroniczny wymaga kwalifikowanego certyfikatu, który istnieje wyłącznie w postaci cyfrowej. Należy być więc ostrożnym, czy przyjmowany do akt osobowych dokument nie wymaga zachowania formy pisemnej, pod rygorem nieważności (która jest równoważna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym).

Niezależnie od powyższego poddajemy Państwu pod rozwagę pełną digitalizację dokumentów pracowniczych, stanowiącą odpowiedź na aktualne wyzwania czasów pandemii. Zapraszamy do zapoznania się z artykułem autorstwa Jakuba Grabowskiego dot. digitalizacji dokumentacji pracowniczej: tutaj.