#HRwChmurze: Szkolenie bhp online, a zaświadczenie offline?  

Pracodawca jest zobowiązany zapoznać wszystkich pracowników z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy adekwatnymi do zajmowanych przez nich stanowisk pracy. Obowiązek ten, w pewnym zakresie, pozostaje aktualny także w dobie epidemii koronawirusa. Szkolenia z zakresu bhp są jedynymi obowiązkowymi szkoleniami, na które pracodawca powinien skierować każdego pracownika . Równie ważne, jak samo przeprowadzenie szkolenia, jest prawidłowe udokumentowanie tego faktu w aktach osobowych pracownika. Czy w dobie digitalizacji działów HR pracodawca może zdecydować się na przeprowadzenie takich szkoleń online? Jak powinien poradzić sobie wówczas z odpowiednim udokumentowaniem tego faktu?

Od kwietnia 2020 r. możliwe jest, aby zarówno samo szkolenie, jak i wydanie i przechowywanie zaświadczeń o jego ukończeniu odbyły się w 100% online. Jednak nie każdy pracodawca może skorzystać z tej w pełni zdigitalizowanej procedury.

Szkolenie na start

Szkolenie wstępne musi odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy oraz składa się z instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego. Zgodnie z przepisami antykryzysowymi w okresie zagrożenia epidemicznego albo epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych bhp w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Istnieją jednak wyjątki od tej zasady. Nie jest możliwe przeprowadzenie online instruktażu stanowiskowego dla:

• pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym;
• pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych;
• pracownika przenoszonego na stanowisko robotnicze albo takie, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych;
• ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

Odświeżenie wiedzy

Szkolenia okresowe mogły odbywać się online również przed pandemią. Przepisy dopuszczają możliwość przeprowadzenia przez Internet szkoleń okresowych dla wybranych grup pracowników, m.in. kierowników, mistrzów i brygadzistów; pracowników inżynieryjno-technicznych, pracowników służby bezpieczeństwa i higieny pracy i innych osób wykonujących zadania tej służby oraz pracowników administracyjno-biurowych.

Natomiast ww. specustawa wydłużyła termin na ich przeprowadzenie do 60 dnia od dnia odwołania stanu epidemii.

Szkolenie klik po kliku

Oferta szkoleń bhp online jest aktualnie bardzo szeroka. Na stronach internetowych oferujących je firm niejednokrotnie czytamy, że dostęp do szkolenia zostaje przyznany natychmiast po dokonaniu przez pracodawcę wpłaty, natomiast pracownik może odbyć swoje szkolenie nawet za pośrednictwem swojego telefonu lub komputera loguje się do platformy ze szkoleniem. Należy jednak pamiętać, że to na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia pracownikom szkoleń spełniających wymogi przewidziane przepisami prawa – także w kontekście uzyskania odpowiedniego potwierdzenia, że pracownik ukończył szkolenie.

Zgodnie z obietnicami podmiotów oferujących kursy, pracodawca zamawiający szkolenie otrzyma certyfikat niezwłocznie po zakończeniu egzaminu kursanta, a certyfikat jest pełnoprawnym dokumentem opatrzonym podpisem elektronicznym. Ale czy aby na pewno?

Drukuj albo zapisz

Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego BHP jest drukiem urzędowym, a jego wzór zawarty jest w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 29 maja 2019 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. 2019 r. poz. 1099).

Zaświadczenia muszą zawierać następujące dane:

• imię, nazwisko, datę urodzenia osoby przeszkolonej,
• nazwę i cele przeprowadzenia szkolenia,
• datę rozpoczęcia i zakończenia szkolenia,
• numer zaświadczenia według rejestru,
• datę wydania zaświadczenia,
• program szkolenia,
• oznaczenie organizatora szkolenia wraz z podpisami osób upoważnionych.

Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP wystawia jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy lub w szczególnych przypadkach pracodawca.

Okres ważności szkolenia okresowego BHP zależy od stanowiska pracownika. Należy pamiętać, że podane wyżej okresy ważności są datami granicznymi. Szkolenia okresowe należy przeprowadzić przed upływem tej daty. Upływ terminu ważności szkolenia okresowego BHP jest tożsamy z brakiem szkolenia i może wiązać się z konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy.

Zazwyczaj, w przypadku stacjonarnych szkoleń, oryginał zaświadczenia trafia bezpośrednio do uczestnika szkolenia. Pracodawca w aktach osobowych przechowuje tylko kopię zaświadczenia poświadczoną za zgodność z oryginałem. Kopia zaświadczenia powinna być przechowywana w części B akt.

Przepisy nie precyzują, kto dokładnie ma złożyć podpis na zaświadczeniu. Może to być wykładowca, jak również dowolna osoba upoważniona przez jednostkę organizacyjną do składania podpisów.

Zaświadczenie można wystawić elektronicznie, jeżeli spełnione zostaną wszystkie powyższe wymagania co do jego treści oraz zostanie ono opatrzone podpisem kwalifikowanym – czyli elektronicznym podpisem równoważnym podpisowi własnoręcznemu. Skany papierowych dokumentów oraz pliki PDF nie są akceptowalne.

Jednak samo otrzymanie przez pracodawcę zaświadczenia w formie elektronicznej nie rozwiązuje kwestii przechowywania zaświadczenia. Kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie można wydrukować, po wydrukowaniu przestaje on być równoważny podpisowi odręcznemu.

Od 2019 roku pracodawcy mają możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej. Zniesiony został bezwzględny obowiązek prowadzenia akt pracowniczych w wersji papierowej. Pracodawca ma prawo wyboru formy przechowywania dokumentów pracowniczych (papierową albo elektroniczną).

Pracodawca nie może jednak prowadzić akt osobowych dla tego samego pracownika częściowo w postaci papierowej, a częściowo w postaci elektronicznej.

Dlatego też niektóre z firm oferujących szkolenia decydują się na wyjście pośrednie: wystawiają papierowe zaświadczenia o ukończeniu szkolenia BHP i wysyłają je pocztą do pracodawców. Rozwiązanie to jest odpowiednie dla pracodawców, którzy prowadzą papierowe akta osobowe. Natomiast pracodawcy, którzy prowadzą akta w formie elektronicznej, mogą w pełni skorzystać z możliwości organizacji i udokumentowania szkoleń bhp online.