HR w chmurze: Świadectwo pracy w formie elektronicznej

Pracodawca po zakończeniu stosunku pracy, jeżeli nie ma zamiaru zatrudnić pracownika ponownie w czasie 7 dni, zobowiązany jest wydać pracownikowi świadectwo pracy. Czy ten element dokumentacji może być sporządzony i wydany w formie elektronicznej?

Świadectwo pracy służy udokumentowaniu informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Dokument ten musi więc zostać sporządzony i wydany w taki sposób, aby mógł zrealizować swój cel.

Przepisy nie odnoszą się wprost do tego zagadnienia. Od samego początku obowiązywania Kodeksu pracy świadectwo pracy było utożsamiane z dokumentem tradycyjnym, czyli wystawionym w formie papierowej i opatrzonym własnoręcznym podpisem samego pracodawcy lub osoby uprawnionej do jego reprezentacji w tym zakresie. Wystawiony w takiej formie umożliwia pracownikowi realizowanie ww. celu bez żadnych przeszkód. Warto jednak zauważyć, że przepisy przewidują jedynie, że wnioski pracownika związane ze świadectwem pracy mogą być złożone w formie papierowej lub elektronicznej. Natomiast co do formy świadectwa takiej regulacji nie ma.

Trzeba na to spojrzeć przez pryzmat przepisów regulujących dokumenty elektroniczne. O dokumencie elektronicznym mówimy wtedy, gdy jest on opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokument w takiej formie jest równoważny z formą pisemną. Nie ma z technicznego punktu widzenia przeszkód, aby sporządzić świadectwo pracy w formacie .pdf (trzeba pamiętać, że plik podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym traci swoją moc prawną, jeżeli ulegnie zmianie po złożeniu podpisu, więc pliki .docx nie są najlepszym rozwiązaniem) i opatrzeć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jak je jednak wydać pracownikowi? Z przepisów Kodeksu pracy wynika, że podstawowym sposobem wydania świadectwa pracy jest wydanie go osobiście, a jeżeli jest to niemożliwe – za pośrednictwem Poczty Polskiej lub w inny sposób. Rozwiązaniem będzie przekazanie pracownikowi pliku (np. za pośrednictwem wiadomości e-mail).

Jedyna wątpliwość, jaka pojawia się w tym kontekście, to czy plik .pdf na skrzynce mailowej pracownika pozwala na zrealizowanie celu, któremu służy świadectwo pracy? Korzystanie z elektronicznej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie jest przecież obowiązkiem pracodawców, lecz tylko przysługującym im prawem. Pracownik mógłby mieć w takiej sytuacji problemy, aby wykazać przed pracodawcą stosującym papierową dokumentację swoje uprawnienia. Uważamy jednak, że to nie powinno blokować możliwości wydania dokumentu w formie elektronicznej, skoro nie ma przepisu, który by tego zabraniał. Problem nie występuje w odwrotnej sytuacji, gdy pracownik otrzyma papierowe świadectwo pracy, a nowy pracodawca stosuje elektroniczną dokumentację pracowniczą – bowiem przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej jasno i wyraźnie regulują kwestię wprowadzania do dokumentacji elektronicznej dokumentów papierowych.