HRwChmurze: Relacje ze związkami zawodowymi

Pandemia koronawirusa, a co za tym idzie upowszechnienie się pracy zdalnej oraz wzmożony rygor sanitarny sprawiła, że kontakty z organizacjami związkowymi coraz częściej odbywają się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Niejednokrotnie organizacje związkowe wykorzystują służbowe skrzynki pocztowe do celów związanych z prowadzoną przez nie działalnością związkową – także w kontaktach z pracownikami. Zwykle jest to nieprawidłowe.

Pracodawca ma prawo oczekiwać od członków związków zawodowych wykorzystywania poczty służbowej wyłącznie w celach związanych z pracą zawodową. Ma on bowiem swobodne prawo do określania sposobu korzystania z poczty przypisanej do stanowiska pracy. Jest to bowiem narzędzie należące do pracodawcy, a licencje udzielone na odpowiednie oprogramowanie są zwykle udzielane na cele związane z działalnością pracodawcy. Działalność związkowa nie jest elementem działalności pracodawcy.

Nie są prawdziwe twierdzenia związków zawodowych, że udostępnienie poczty służbowej do prowadzenia działalności związkowej stanowi obowiązek pracodawcy w postaci udostępniania związkom pomieszczeń i urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania działalności związkowej w zakładzie pracy. Służbowa poczta nie stanowi urządzenia technicznego, a co więcej z pewnością nie jest niezbędna do prowadzenia działalności związkowej. Związek zawodowy jest samorządną, odrębną i niezależną od pracodawcy organizacją i jako taki powinien sam zorganizować sobie kanały komunikacji z pracodawcą i pracownikami. Pracodawca może, ale nie musi zapewniać im możliwości korzystania z poczty służbowej.

Organizacje związkowe oczekują również od pracodawców przeprowadzania spotkań (np. w ramach rokowań zbiorowych) online. Wyrażenie zgody na taką formę spotkania z dużym prawdopodobieństwem może obrócić się przeciwko interesom pracodawcy. Zdarza się bowiem, że związki zawodowe nagrywają takie spotkania i następnie wykorzystują nagrania do celów sprzecznych z działalnością związkową. Zagraża to również bezpieczeństwu informacji i danych osobowych. Tym samym wyrażenie zgody przez pracodawcę na przeprowadzenie spotkania w formie zdalnej powinno stanowić wyjątek od zasady przeprowadzania spotkań stacjonarnie. Pracodawca ma prawo domagać się od związku zawodowego podpisania stosownego zobowiązania do nienagrywania spotkań online i zachowania w poufności wszystkich informacji ujawnionych w jego trakcie. Związek zawodowy z dużym prawdopodobieństwem będzie kwestionował podpisywanie takich dokumentów. Niezasadnie – oczekiwanie przez pracodawcę zachowania poufności informacji jest w pełni uzasadnione i nie utrudnia związkowi w żaden sposób prowadzenia działalności zgodnej z prawem.

Zagadnienie przeprowadzania ze związkami zawodowymi spotkań online jest szczególnie istotne w kontekście kontaktów pracodawcy  z międzyzakładowymi organizacjami związkowymi, które zrzeszają pracowników zatrudnionych u różnych, często konkurencyjnych wobec siebie podmiotów. Wówczas w przypadku niezgodnego z prawem utrwalania przebiegu spotkania, na którym doszło do ujawnienia informacji poufnych dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstwa, pracodawca może ponieść szczególnie poważne straty  biznesowe.