HR Sygnał: Poznaj tajemnice Twojej firmy – zanim poznają je inni

Poznaj tajemnice Twojej firmy – zanim poznają je inni. Wdróż skuteczną politykę informowania o nieprawidłowościach.

Oddajemy w Państwa ręce platformę HR Sygnał, w ramach której w praktyczny sposób przeprowadzimy Państwa, od początku do końca, przez cały proces dostosowania firmy do wymogów Dyrektywy o ochronie sygnalistów, skupiając się na zagadnieniach dotyczących wdrożenia lub aktualizacji procedury zgłaszania nieprawidłowości.

Wiemy, że źródłem nieprawidłowości jest zwykle człowiek. W PCS | Littler znamy się na ludziach najlepiej. Dzięki ścisłej współpracy z Littler możemy korzystać z wiedzy oraz doświadczeń prawników z innych jurysdykcji.

HR Sygnał to wielowymiarowa platforma wiedzy dla wszystkich przedsiębiorców zainteresowanych wdrożeniem albo aktualizacją procedur whistleblowingu i szeroko pojętego HR compliance. HR Sygnał to dostęp do artykułów, webinarów, konsultacji oraz narzędzi wspierających wdrożenie odpowiednich procedur. Więcej: tutaj.

Dyrektywa o ochronie sygnalistów

Do 17 grudnia 2021 roku do polskiego prawa powinna zostać implementowana Dyrektywa 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, czyli tzw. dyrektywa o ochronie sygnalistów.

Celem Dyrektywy będzie wprowadzenie minimalnego standardu dotyczącego whistleblowingu we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Aktualnie nie ma wspólnych europejskich ram prawnych dla whisteblowingu. Postanowienia Dyrektywy obejmują m.in. kwestie procedury zgłaszania nieprawidłowości jak i ochrony dla sygnalistów, czyli osób dokonujących takich zgłoszeń.

Założeniem Dyrektywy jest objęcie nowymi obowiązkami przedsiębiorców zatrudniających od 50 osób, przy czym dla przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 250 osób nowe regulacje będą obowiązywać już od 17 grudnia 2021 roku. W przypadku przedsiębiorców zatrudniających od 50 do 249 osób przepisy krajowe mogą, na zasadzie odstępstwa, przesunąć wejście w życie tych obowiązków do 17 grudnia 2023 roku. Do czasu uchwalenia polskich regulacji nie można jednak przesądzić, czy takie odstępstwo zostanie zastosowane.  Dlatego warto, aby także mniejsi przedsiębiorcy podjęli działania w celu wdrożenia procedur whistleblowingowych.

Wciąż czekamy na projekt implementacji Dyrektywy o sygnalistach do polskiego porządku prawnego. Postępy prac legislacyjnych będziecie Państwo mogli śledzić na naszej stronie internetowej tutaj.

Whistleblowing – co to jest?

Whistleblowing, czyli tłumacząc dosłownie „dmuchanie w gwizdek”, to zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości, które mogą mieć miejsce w przedsiębiorstwie czy organie publicznym.

Katalog nieprawidłowości, które mogą podlegać zgłoszeniu jest praktycznie nieograniczony. Obejmuje  m.in. nadużycia menedżerskie, mobbing, molestowanie, dyskryminację, łapówkarstwo, nieprawidłowości w rozliczaniu wydatków, działania ograniczające konkurencję, konflikty interesów czy nieprawidłowości przy przetargach lub nieprzestrzeganie przepisów ochrony środowiska.

Chcemy wspólnie z Państwem wdrożyć mechanizmy, dzięki którym będą Państwo wiedzieć o tych nieprawidłowościach, zanim dowiedzą się o tym inni – Państwa konkurencja, czy odpowiednie organy.

Do najbardziej znanych sygnalistów ostatnich lat z pewnością możemy zaliczyć Edwarda Snowdena, który publicznie ujawnił szczegóły dotyczące tego, jak amerykańska Agencja Bezpieczeństwa Narodowego (NSA) inwigiluje obywateli USA i innych krajów za pomocą programu PRISM. Edward Snowden uciekł zagranicę, obecnie przebywa w Rosji. Innym przykładem jest Bradley Binkerfeld, który ujawnił szczegóły dotyczące unikania opodatkowania przez obywateli amerykańskich za pomocą kont w szwajcarskim banku UBS. Zawarł on ugodę z amerykańskim biurem ds. whistleblowingu i uzyskał nagrodę w wysokości 104 mln USD. W Polsce jedną z prekursorek whistleblowingu była Bożena Łopacka, która kilkanaście lat temu ujawniła nieprawidłowości z zakresu prawa pracy w jednej z sieci sklepów dyskontowych.

Jak to wygląda w praktyce?

Idealny scenariusz whistleblowingu zakłada, że każdy pracownik, który dostrzeże nieprawidłowość w organizacji poinformuje o tym wyznaczoną do tego osobę, niezależnie czy zgłoszenie będzie dotyczyć jego kolegi ze zmiany, przełożonego czy członka zarządu. W wyniku postępowania wyjaśniającego zostanie ustalone co się wydarzyło, a osoby uznane za winne poniosą tego konsekwencje, w tym dyscyplinarne. Natomiast sygnalista nie poniesie z tego tytułu negatywnych konsekwencji.

Chcemy wraz z Państwem uczynić, aby pracownicy wierzyli, że poinformowanie o nieprawidłowościach jest powinnością i powodem do chluby, a nie donosicielstwem i powodem do wstydu. Przedstawimy Państwu mechanizmy i metody na sprawne wywołanie odpowiednich postaw.

Czy tak jest w praktyce? Niekoniecznie. Często zdarza się, że pracownicy nie wiedzą komu i w jaki sposób zgłosić nieprawidłowości. Szczególnie jeśli dotyczy to ich bezpośredniego przełożonego lub członka zarządu. Wielu przedsiębiorców nie zapewnia bezpiecznych, anonimowych kanałów zgłoszeniowych, co powoduje, że potencjalni sygnaliści boją się mówić o tym czego są świadkami. Do tego dochodzi kultura piętnująca osoby mówiące o tym, że ktoś postępuje niezgodnie z prawem. Sygnaliści bywają niestety określani jako konfidenci czy donosiciele przez swoich kolegów.

Wszystkie te braki organizacyjno-kulturowe powodują, że duża część zgłoszeń nie dociera tam, gdzie powinna. Jakie są tego konsekwencje? Nieprawidłowości to koszty dla przedsiębiorcy – po pierwsze w wymiarze czysto finansowym, gdyż generują straty. Po drugie, w sferze wizerunkowej – nikt nie chce być kojarzony z nielegalnymi czy nieetycznymi działaniami. Po trzecie, w oczach uczciwych pracowników, którzy z różnych względów muszą funkcjonować w takim otoczeniu, firma traci, a poziom ich zaangażowania i utożsamiania się z organizacją jest coraz niższy.

Co dalej?

Rozwiązaniem opisanych powyżej problemów jest wprowadzenie kompleksowej procedury zgłaszania nieprawidłowości i zadbanie o to, aby pracownicy danej organizacji chcieli i nie bali się z niej skorzystać. Procedura zgłaszania nieprawidłowości to nie tylko sam dokument, ale także wszystko co mu towarzyszy, czyli przede wszystkim zmiana kultury postrzegania sygnalistów i rzeczywista gwarancja braku negatywnych konsekwencji dokonanego zgłoszenia.

PCS | Littler przeprowadzi Państwa przez meandry postępowań wyjaśniających z zachowaniem najwyższych standardów poufności. Skorzystamy z doświadczeń Littler – największej praktyki prawa pracy na świecie.

Należy pamiętać, że nieprawidłowości mogą zdarzyć się w każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości. Warto zatem, aby każdy przedsiębiorca pochylił się nad tematem whistleblowingu.

Głęboko wierzymy, że dzięki HR Sygnał wielu przedsiębiorców doceni zalety whistleblowingu dla ich organizacji i zdecyduje się wdrożyć albo zaktualizować obecne procedury zgłaszania nieprawidłowości.