GMI Legal Update: Uzyskanie zezwolenia na pracę w celu delegowania pracownika do Polski będzie wkrótce znacznie trudniejsze

W związku z uchwaleniem przez Sejm ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wkrótce wejdą w życie istotne zmiany dotyczące m.in. delegowania pracowników do Polski. Zmiany mogą wejść w życie już od kwietnia 2025 r.

W efekcie wiele modeli biznesowych związanych z czasowym delegowaniem pracowników do Polski, które obecnie funkcjonują w praktyce, może stać się znacznie trudniejszymi do realizacji, zaś uzyskanie zezwoleń na pracę niezbędnych do ich wdrożenia będzie wymagało przezwyciężenia zupełnie nowych przeszkód.

Warto przygotować się na:

• Nowe ograniczenia dot. wewnątrzkorporacyjnego delegowania pracowników między spółkami-siostrami

Po wejściu w życie nowych przepisów, z uwagi na zmiany definicji kluczowych pojęć użytych w przepisach, zezwolenie na pracę dla pracownika delegowanego do polskiego podmiotu przez zagraniczny podmiot z tej samej grupy kapitałowej nie będzie mogło zostać wydane, jeśli oba podmioty będzie łączyć tylko wspólny właściciel – tzn., jeśli będą dla siebie spółkami-siostrami. Dziś taka możliwość istnieje. Po zmianach, zezwolenie będzie mogło zostać wydane tylko jeśli jeden z podmiotów będzie bezpośrednio lub pośrednio właścicielem udziałów w drugim podmiocie albo jeśli oba podmioty będą miały wspólnych członków zarządu. Jest to bardzo daleko idąca restrykcja, przy czym nie jest jasne czy jest ona celowa, czy jest tylko skutkiem ubocznym zmian w terminologii ustawy. Niemniej, może ona bezpośrednio przełożyć się na zmianę podejścia urzędów, które będą związane literalnym brzmieniem przepisów, a nie stojącą z nimi intencją.

Jeżeli przewidują Państwo w nieodległej przyszłości delegowanie pracownika do polskiego podmiotu przez zagraniczny podmiot z tej samej grupy kapitałowej, to warto przyjrzeć się strukturze powiązań korporacyjnych pomiędzy tymi podmiotami. Jeśli powiązania te nie spełniają wymogów przewidzianych w przyszłych przepisach – tzn. zagraniczny podmiot delegujący i polska spółka przyjmująca są wobec siebie tylko „spółkami-siostrami” ze wspólnym właścicielem, ale żadne z nich nie posiada bezpośrednio lub pośrednio udziałów w drugim podmiocie i nie mają wspólnych członków zarządu, to warto przygotować argumenty w celu przekonania urzędu, że zezwolenie powinno zostać wydane. W razie restrykcyjnego podejścia urzędu, konieczne mogą okazać się modyfikacje struktury korporacyjnej – np. powołanie nowych członków zarządu w podmiocie wysyłającym lub przyjmującym.

• Nowe ograniczenia dot. delegowania pracownika do Polski w celu wykonania usługi w ramach umowy zawartej z polskim klientem przez inny podmiot z grupy kapitałowej

Po wejściu w życie nowych przepisów, zezwolenie na pracę dla pracownika delegowanego do Polski w celu świadczenia usługi na rzecz polskiego klienta będzie mogło zostać wydane tylko jeśli umowa o świadczenie w Polsce usługi będzie zawarta bezpośrednio przez zagraniczny podmiot zatrudniający pracownika. Jeżeli świadczenie usługi na rzecz polskiego klienta będzie realizowane wyłącznie na podstawie umowy zawartej z polskim klientem przez inny podmiot z grupy kapitałowej pracodawcy, wydanie zezwolenia na pracę nie będzie dopuszczalne.

W praktyce może to uczynić niedopuszczalnym model, w którym umowę o realizację określonego projektu dla polskiego klienta zawiera jeden podmiot z grupy kapitałowej, a pracowników do pracy nad realizacją tego projektu w Polsce delegują z różnych krajów inne podmioty z tej grupy kapitałowej.

Jeżeli przewidują Państwo w nieodległej przyszłości delegowanie do Polski pracownika z zagranicy w celu pracy nad projektem dla polskiego klienta, w sytuacji gdy umowa o realizację projektu z tym klientem jest zawarta przez inny podmiot z grupy kapitałowej niż zagraniczny pracodawca (np. przez polski podmiot), to warto starannie przyjrzeć się dokumentacji regulującej zasady współpracy poszczególnych podmiotów z grupy – w szczególności ew. umowie zawartej z innym podmiotem z grupy przez zagranicznego pracodawcę delegowanego pracownika. Uzyskanie zezwolenia na pracę będzie wymagało przekonania urzędu, że przedłożona dokumentacja odpowiada wymogom nowej ustawy – stąd, na ew. wątpliwości i zastrzeżenia ze strony urzędu warto przygotować się z wyprzedzeniem.

• Formalny zakaz delegowania pracowników do Polski przez podmiot nieprowadzący działalności w kraju rejestracji

Po wejściu w życie nowych przepisów, zezwolenie na pracę w celu delegowania pracownika do Polski formalnie rzecz biorąc nie będzie mogło być wydane, jeżeli podmiot zatrudniający pracownika nie prowadzi własnej rzeczywistej działalności gospodarczej (innej niż działalność zarządcza czy administracyjna) w kraju, w którym jest zarejestrowany. Podmiot taki będzie traktowany jako „firma fasadowa” (tzw. letterbox company) która nie może uzyskać zezwolenia na pracę.

W praktyce powyższa restrykcja może uczynić formalnie niedopuszczalnym model, w którym grupa kapitałowa dedykuje w danym kraju (np. w USA) jeden podmiot należący do grupy kapitałowej jako pracodawcę dla pracowników delegowanych za granicę, a pracownicy normalnie zatrudnieni w tym kraju w innych podmiotach z grupy kapitałowej na potrzeby delegowania do Polski zostają przeniesieni do dedykowanego podmiotu i następnie delegowani z tego podmiotu. Jeśli taki dedykowany podmiot oprócz pełnienia roli dedykowanego pracodawcy dla pracowników delegowanych za granicę nie prowadzi rzeczywistej działalności gospodarczej w kraju rejestracji, to w świetle nowych przepisów może zostać uznany za „letterbox company”, któremu polskie urzędy odmówią udzielenia zezwolenia na pracę.

Nowe przepisy nie precyzują, w jaki sposób prowadzenie rzeczywistej działalności gospodarczej przez podmiot zatrudniający pracownika będzie weryfikowane przez urząd – może to wymagać złożenia dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień. Warto przygotować się na tego rodzaju dodatkowe utrudnienia z wyprzedzeniem.

• Formalny zakaz delegowania pracowników nowo zatrudnionych przez podmiot delegujący

Po wejściu w życie nowych przepisów, zezwolenie na pracę w celu delegowania pracownika do Polski będzie mogło być wydane tylko jeśli na dzień złożenia wniosku o wydanie zezwolenia pracownik już pracuje za granicą na rzecz podmiotu zagranicznego wskazanego we wniosku.

W praktyce może to uczynić formalnie niedopuszczalnym uzyskanie zezwolenia na pracę dla pracownika, który ma dopiero zostać zatrudniony właśnie w celu delegowania go do Polski (tak by pierwszy dzień jego zatrudnienia zbiegł się z początkiem pracy w Polsce).

To ograniczenie może też uczynić dodatkowo niedopuszczalnym model, w którym pracownik normalnie zatrudniony w jednym podmiocie z grupy kapitałowej zostaje na potrzeby delegowania do Polski przeniesiony do innego podmiotu, dedykowanego w ramach grupy kapitałowej jako pracodawca dla pracowników delegowanych za granicę. Jeśli przeniesienie pracownika do dedykowanego podmiotu następuje bezpośrednio przed rozpoczęciem delegowania, to na dzień składania wniosku o wydanie zezwolenia na pracę (czyli w praktyce na kilka miesięcy przed rozpoczęciem delegowania) pracownik ten nie będzie spełniał wymogu wykonywania pracy za granicą na rzecz podmiotu zagranicznego wskazanego we wniosku.

Również co do tej restrykcji nowe przepisy nie precyzują, w jaki sposób będzie ona weryfikowana przez urząd. Niemniej, jeżeli przewidują Państwo w nieodległej przyszłości delegowanie do Polski pracownika, który nie jest jeszcze zatrudniony przez podmiot, który w okresie delegowania będzie pracodawcą tego pracownika, to warto rozważyć wcześniejsze zatrudnienie tego pracownika przez ten podmiot, tak aby już na dzień złożenia wniosku o zezwolenie na pracę pracownik spełniał wymóg wykonywania pracy za granicą na rzecz podmiotu zagranicznego wskazanego we wniosku.

• Nowe wymogi w zakresie dokumentów wymaganych z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę dla pracownika delegowanego do Polski

Nowe przepisy będą wymagały złożenia wraz z wnioskiem o zezwolenie na pracę dla pracownika delegowanego dodatkowych dokumentów potwierdzających, że w okresie delegowania pracodawca będzie przestrzegać wymogów polskiego prawa.

Nowe wymagane dokumenty mają potwierdzać, że:

• wykonywanie pracy przez cudzoziemca będzie zgodne z minimalnymi wymogami polskiego prawa pracy mającymi zastosowanie do pracowników delegowanych;
• wysokość wynagrodzenia delegowanego cudzoziemca będzie spełniać minimalny próg wynagrodzenia wymaganego wobec pracowników delegowanych;
• podmiot zagraniczny wskazał upoważnioną osobę kontaktową przebywającą w Polsce i posiadającą wymagane dokumenty.

Zgromadzenie dokumentacji spełniającej nowe wymogi będzie wymagało starannego przygotowania – w szczególności konieczne będzie odpowiednie sformułowanie listu oddelegowującego dla delegowanego pracownika. Warto już dziś zrewidować standardowe zestawy dokumentów składanych z wnioskami o zezwolenie na pracę dla pracownika delegowanego, aby dostosować je do nowych wymogów.

***

Zwracamy uwagę, że wszystkie omawiane wyżej ograniczenia i wymogi będą mieć zastosowanie do wniosków o wydanie zezwolenia na pracę złożonych po wejściu nowych przepisów w życie. Wnioski złożone przed wejściem w życie nowych przepisów będą podlegały dotychczasowym zasadom.

Dlatego, jeśli w danym wypadku działania niezbędne do dostosowania się do nowych przepisów byłyby niemożliwe lub bardzo utrudnione, to warto rozważyć przyśpieszenie złożenia wniosku o zezwolenie na pracę tak, aby złożyć go jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów.

Nasz Zespół chętnie pomoże Państwu przygotować się do nadchodzących zmian. Zapraszamy do kontaktu z naszymi Partnerami: adw. Karolina Schiffter oraz Tomasz Rogala.

Pobierz GMI Legal Update w PDF: tutaj.

Zachęcamy do udziału w webinarze, na którym r. pr. Tomasz Rogala i r. pr. Maciej Zabawa na żywo omówią problematykę delegowania pracowników do Polski po wejściu w życie nowych przepisów. Spotkanie w j. angielskim.
Termin: 14 marca br., godz. 11:00-11:45. Rejestracja tutaj.