Miesiąc: listopad 2020

Zapraszamy do lektury pierwszego wydania publikacji Pracownik i pracodawca w sądzie.

Publikacja została wydana wspólnie z Dziennikiem Gazetą Prawną.

Zawiera omówienie następujących zagadnień:

• spółka, oddział czy zakład – kto jest stroną w postepowaniu przed sądem pracy;
• prawidłowy kształt pozwu i innych dokumentów;
• świadkowie w procesach pracowniczych;
• zasady zachowania poufności przed sądem pracy;
• polubowne sposoby rozwiązania konfliktów;
• proces w I i II instancji;
• najczęstsze sprawy przed sądem pracy;
• weryfikacja przed sądem liczebności organizacji związkowych i reprezentatywności związku zawodowego.

Od soboty, 28 listopada 2020 r. pracownicy muszą  nosić maseczki ochronne, jeśli w pomieszczeniu przebywa więcej, niż 1 osoba.

Dnia 27 listopada 2020 r. przestał obowiązywać przepis zwalniający z obowiązku zakrywania ust i nosa pracowników, którzy nie obsługują interesantów, w tym pracowników biur pracujących na open space. Od 28 listopada, w każdym wypadku, pracownicy musza nosić maseczki (przyłbice, kaski ochronne, itp.), jeśli nie pracują sami w pomieszczeniu.

Od 28 listopada br. do 27 grudnia br. pracownicy mają obowiązek zakrywania ust i nosa, jeżeli w pomieszczeniu (w tym na open space, stołówce, kuchni, itp.) w zakładzie pracy przebywa więcej niż 1 osoba.

Poniżej odpowiadamy na praktyczne pytania i problemy pojawiające się w związku z nowymi obowiązkami.

Kto powinien zapewnić maseczki lub inne środki ochronne?

Pracodawca, chyba że pracownicy mają swoje.

Czy maseczki (inne środki) muszą spełniać określone wymogi?

Muszą zakrywać usta i nos. Nie muszą to być maseczki specjalistyczne np. FFP2, choć zdaniem niektórych ekspertów sanitarnych takie maseczki sa zalecane w pomieszczeniach przy długotrwałym przebywaniu.

Czy trzeba uwzględnić obowiązek noszenia maseczek w wewnętrznej procedurze?

Nie trzeba go wprowadzać w wewnętrznej procedurze. Warto jednak taką procedurę wdrożyć, określając w niej kompleksowo zasady organizacji pracy w biurze, czy zakładzie pracy. W szczególności w odniesieniu do powierzchni open space, stołówek, kuchni pracowniczych czy innych wspólnych pomieszczeń i zasad korzystania z nich przez pracowników.

Co gdy pracownik odmawia noszenia maseczki?

Pracownik może odmówić jedynie, gdy ma szczególne uzasadnienie (np. przeciwskazania zdrowotne dot. noszenia maseczki). W tym drugim przypadku pracodawca ma prawo żądać dokumentów potwierdzających określone przeciwskazania (np. zaświadczenia lekarskiego) i w razie watpliwości skierować pracownika na badanie kontrolne medycyny pracy.

W pozostałych przypadkach pracodawca ma prawo wydać pracownikowi polecenie noszenia maseczki lub zasłaniania ust i nosa w inny sposób przewidziany w przepisach (np. przy pomocy części odzieży albo przyłbicy), a pracownik ma obowiązek dostosować się.

Czy można odmówić dopuszczenia pracownika do pracy, jeżeli odmawia zakrycia ust i nosa?

Pracodawca nie tylko może, ale wręcz powinien nie dopuszczać lub odsunąć takiego pracownika od wykonywania pracy. W uzasadnionych przypadkach, gdy występują przeciwwskazania zdrowotne, pracodawca powinien zapewnić inne adekwatne środki bezpieczeństwa (np. zachowanie dystansu).

Jakie konsekwencje można wyciągnąć wobec pracownika odmawiającego zakrycia ust i nosa? Czy można go zwolnić?

Odmowa wykonania obowiązku zakrycia ust i nosa, jeżeli nie ma szczególnego uzasadnienia (np. przeciwwskazania zdrowotne) stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i uzasadnia wyciągnięcie konsekwencji dyscyplinarnych wobec pracownika, w tym nałożenie kary porządkowej lub wypowiedzenie umowy o pracę. W skrajnych przypadkach może uzasadniać nawet rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, w trybie dyscyplinarnym (np. jeżeli pracownik w sposób ostentacyjny ignoruje i lekceważy ww. obowiązek).

Wielka Brytania straci 1 stycznia 2021 r. pozostałe więzi z Unią Europejską. Przestanie uczestniczyć w mechanizmach swobód unijnych, a migrujący tam obywatele UE będą musieli przejść procedurę imigracyjną, jak do tej pory obcokrajowcy z innych regionów (część nowych przepisów wchodzi w życie 1 grudnia). – r. pr. Sławomir Paruch oraz apl. radc. Jakub Grabowski komentują dla Rzeczpospolitej.

Artykuł: tutaj. 

Prowadzenie cyfrowych akt osobowych jest atrakcyjnym sposobem na usprawnienie procesów HR, a w dłuższej perspektywie pozwala na zredukowanie kosztów procesów HR w firmie dzięki oszczędzeniu przestrzeni i wydatków związanych z przechowywaniem akt osobowych pracowników. Wdrożenie takiego systemu można rozpatrywać z perspektywy dwóch rodzajów pracodawców – takich, którzy dopiero zaczną prowadzić dokumentację pracowniczą i takich, którzy prowadzili ją wcześniej w formie papierowej.

W przypadku, w którym pracodawca prowadzi dokumentację w formie papierowej i chce wdrożyć dokumentację elektroniczną taka operacja jest dopuszczalna i wymaga zaopatrzenia się w podpis elektroniczny. Pracodawca musi poinformować pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty o zamierzonych zmianach i wyznaczyć im 30-dniowy termin na odebranie swojej dokumentacji, prowadzonej w wersji papierowej. Niezbędne jest więc zapewnienie, aby pracownik miał możliwość odebrania swoich dokumentów. Kodeks pracy uprawnia pracodawcę do tego, aby zniszczyć dokumenty, które nie zostaną odebrane przez pracownika w wyznaczonym terminie. Nie ma ryzyka, że pracownik będzie mógł „zablokować” digitalizację akt nie odbierając swoich dokumentów, a pracodawca będzie zmuszony do ciągłego ich przechowywania.

Natomiast w przypadku przedsiębiorców, dla których elektroniczne akta będą pierwszą prowadzoną dokumentacją, pracodawca musi spełnić szereg wymagań technicznych, związanych z zabezpieczeniem danych i zapewnieniem ich integralności. Jest to element wdrożenia dokumentacji elektronicznej, który będzie wymagał bieżącej współpracy pomiędzy specjalistami od bezpieczeństwa IT oraz prawnikami.

Korzystanie z dokumentacji elektronicznej wymaga również zapewnienia kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla pracowników uprawnionych do jej prowadzenia lub wyposażenia pracodawcy w pieczęć elektroniczną. Jest to potrzebne do wprowadzania do dokumentacji elektronicznej dokumentu dostarczonego w formie papierowej. Jeżeli pracownik przedłoży np. świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, aby skorzystać z dłuższego stażu pracy na potrzeby urlopu, to pracodawca może dołączyć ten dokument wykonując skan i opatrując go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną. Jest to swego rodzaju poświadczenie „za zgodność z oryginałem”. Pojawia się wtedy pytanie – co zrobić z dokumentem papierowym? Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej należy umożliwić pracownikowi odbiór takiego dokumentu w określnym terminie. Jeżeli nie da się ustalić tego terminu, lub pracownik terminu nie dotrzyma, to pracodawca ma prawo nieodwracalnie zniszczyć dokument. Przedsiębiorcy nie powinni obawiać się więc że będą zobowiązani do przechowywania zbędnych dokumentów w formie papierowej.

Aby zdigitalizować już istniejące akta należy wykonać ich „odwzorowanie cyfrowe”, czyli zgodny z wymogami technicznymi określonymi w rozporządzeniu skan. Taki skan musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną jako potwierdzenie za zgodność z oryginałem. Tak przygotowany dokument można umieścić w cyfrowych zasobach jako pełnoprawną część dokumentacji pracowniczej.

Czy pracodawca może zdecydować się na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej od konkretnej daty, bez potrzeby digitalizacji posiadanej już dokumentacji? Zapraszamy do lektury artykułu #HRwChmurze | Digitalizacja dokumentów pracowniczych od konkretnej daty.

Pracownik poddany izolacji domowej może wykonywać pracę, jeżeli faktycznie nie jest niezdolny do pracy i pozwalają na to rodzaj pracy i warunki, w jakich przebywa. – Sławomir Paruch oraz Agnieszka Nicińska komentują dla Rzeczpospolitej.

Artykuł: tutaj.

Od 25 listopada 2020 r. bezpośrednie loty do Polski pozostają ograniczone dla 9 krajów.

W przypadku Stanów Zjednoczonych, Polska w dalszym ciągu ogranicza bezpośrednie loty do lotów ze stanów Illinois i Nowy Jork.

Loty z pozostałych stanów są dalej ograniczone. Nie wprowadzono jednak zakazu dla podróżnych z innych stanów na korzystanie z bezpośredniego lotu z Illinois lub Nowego Jorku dla przylotu do Polski.

Polska ponownie zdecydowała się nie umieszczać na liście zakazów żadnego kraju UE ani EOG, niezależnie od obecnej sytuacji pandemicznej w tych krajach.

Pełna lista 9 zakazanych krajów znajduje się poniżej:

• Bośnia i Hercegowina;
• Czarnogóra;
• Gruzja;
• Jordania;
• Armenia;
• Kosowo;
• Macedonia Północna;
• Serbia
• Stany Zjednoczone (z wyjątkiem lotów z lotnisk położonych w stanach Illinois i Nowy Jork).

Nadal będą mogły zostać wykonane loty czarterowe do Polski krajów objętych zakazem, w przypadku lotów które zostały wyczarterowane przez biura podróży przed 25 listopada 2020 r.

Każdy kraj z listy zakazów będzie mógł wznowić loty do Polski, o ile oficjalnie notyfikuje Polsce gwarancję, że na pokład samolotu wpuści tylko pasażerów z negatywnym wynikiem testu COVID.

Do tej pory nie są dostępne żadne informacje, że jakikolwiek kraj z listy zakazów skorzystał z tej możliwości.

Pasażerowie lotów bezpośrednich do Polski pozostają zwolnieni z obowiązkowej kwarantanny po wjeździe do Polski (z wyjątkiem podróżnych korzystających z bezpośrednich lotów z Rosji, Białorusi i Ukrainy – dla tych krajów obowiązuje obowiązek kwarantanny po wjeździe).

W dalszym ciągu obowiązują ograniczenia dotyczące kategorii cudzoziemców uprawnionych do wjazdu do Polski w przypadku wjazdów spoza Unii Europejskiej (mają zastosowanie liczne wyjątki).

Lista krajów objętych zakazem bezpośrednich lotów do Polski będzie obowiązywać do 8 grudnia 2020 roku. Spodziewamy się, że nowa lista zostanie opublikowana tego samego dnia.

Pracodawcy coraz częściej realizują swój obowiązek w tym zakresie, wręczając pracownikom karty przedpłacone. Nie zawsze jednak można przy tym skorzystać ze zwolnień z PIT i ZUS. – r. pr. Łukasz Chruściel oraz r. pr. Sandra Szybak-Bizacka komentują dla Dziennika Gazety Prawnej.

Artykuł: tutaj. 

Pytanie #25: Czy opis stanowiska/zadań w umowie jest wystarczający w zadaniowym systemie czasu pracy? Co jaki czas warto taki zakres aktualizować?

W ramach zadaniowego systemu czasu pracy, zadania pracownika powinny być ustalone przez pracodawcę z wyprzedzeniem, a nie zlecane na bieżąco. Zadania mogą być ustalone bezpośrednio w umowie o pracę, jeżeli już na tym etapie strony są w stanie je skonkretyzować (np. obowiązkiem pracownika jest wykonywanie określonej liczby telefonów do klientów na tydzień). Minusem jednak takiego rozwiązania będzie konieczność wprowadzania zmian do umowy ilekroć dochodziłoby do modyfikacji obowiązków.  Dlatego częściej w umowie znajduje się jedynie rodzaj pracy i ogólny opis stanowiska, a konkretne  zadania do wykonania np. w danym  tygodniu czy miesiącu są ustalane poza umową. Nie została przewidziana jakakolwiek szczególna forma w jakiej zadania powinny być zlecane, dlatego może to się odbywać ustnie czy mailowo. Warto jednak zadbać o to by w razie ew. sporu móc wykazać jakie zadania były zlecone pracownikowi dlatego rekomendowana jest forma co najmniej dokumentowa.

Pytanie #24: Jak szczegółowo muszą być określone zadania w zadaniowym systemie czasu pracy?

Odpowiedź: Ustalenie zadań w zadaniowym systemie czasu pracy należy do kompetencji pracodawcy, a wyznaczone zadania powinny być obiektywnie możliwe do wykonania w ramach obowiązującego pracownika czasu pracy. Przepisy nie regulują jak szczegółowo powinny być określone zadania, jednak powinny one być sformułowane w taki sposób by na tej podstawie można było oszacować czas ich realizacji i nie wymagały one wydawania bieżących poleceń.