Miesiąc: październik 2020

Pracodawca jest zobowiązany zapoznać wszystkich pracowników z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy adekwatnymi do zajmowanych przez nich stanowisk pracy. Obowiązek ten, w pewnym zakresie, pozostaje aktualny także w dobie epidemii koronawirusa. Szkolenia z zakresu bhp są jedynymi obowiązkowymi szkoleniami, na które pracodawca powinien skierować każdego pracownika . Równie ważne, jak samo przeprowadzenie szkolenia, jest prawidłowe udokumentowanie tego faktu w aktach osobowych pracownika. Czy w dobie digitalizacji działów HR pracodawca może zdecydować się na przeprowadzenie takich szkoleń online? Jak powinien poradzić sobie wówczas z odpowiednim udokumentowaniem tego faktu?

Od kwietnia 2020 r. możliwe jest, aby zarówno samo szkolenie, jak i wydanie i przechowywanie zaświadczeń o jego ukończeniu odbyły się w 100% online. Jednak nie każdy pracodawca może skorzystać z tej w pełni zdigitalizowanej procedury.

Szkolenie na start

Szkolenie wstępne musi odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy oraz składa się z instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego. Zgodnie z przepisami antykryzysowymi w okresie zagrożenia epidemicznego albo epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych bhp w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Istnieją jednak wyjątki od tej zasady. Nie jest możliwe przeprowadzenie online instruktażu stanowiskowego dla:

• pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym;
• pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych;
• pracownika przenoszonego na stanowisko robotnicze albo takie, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych;
• ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

Odświeżenie wiedzy

Szkolenia okresowe mogły odbywać się online również przed pandemią. Przepisy dopuszczają możliwość przeprowadzenia przez Internet szkoleń okresowych dla wybranych grup pracowników, m.in. kierowników, mistrzów i brygadzistów; pracowników inżynieryjno-technicznych, pracowników służby bezpieczeństwa i higieny pracy i innych osób wykonujących zadania tej służby oraz pracowników administracyjno-biurowych.

Natomiast ww. specustawa wydłużyła termin na ich przeprowadzenie do 60 dnia od dnia odwołania stanu epidemii.

Szkolenie klik po kliku

Oferta szkoleń bhp online jest aktualnie bardzo szeroka. Na stronach internetowych oferujących je firm niejednokrotnie czytamy, że dostęp do szkolenia zostaje przyznany natychmiast po dokonaniu przez pracodawcę wpłaty, natomiast pracownik może odbyć swoje szkolenie nawet za pośrednictwem swojego telefonu lub komputera loguje się do platformy ze szkoleniem. Należy jednak pamiętać, że to na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia pracownikom szkoleń spełniających wymogi przewidziane przepisami prawa – także w kontekście uzyskania odpowiedniego potwierdzenia, że pracownik ukończył szkolenie.

Zgodnie z obietnicami podmiotów oferujących kursy, pracodawca zamawiający szkolenie otrzyma certyfikat niezwłocznie po zakończeniu egzaminu kursanta, a certyfikat jest pełnoprawnym dokumentem opatrzonym podpisem elektronicznym. Ale czy aby na pewno?

Drukuj albo zapisz

Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego BHP jest drukiem urzędowym, a jego wzór zawarty jest w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 29 maja 2019 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. 2019 r. poz. 1099).

Zaświadczenia muszą zawierać następujące dane:

• imię, nazwisko, datę urodzenia osoby przeszkolonej,
• nazwę i cele przeprowadzenia szkolenia,
• datę rozpoczęcia i zakończenia szkolenia,
• numer zaświadczenia według rejestru,
• datę wydania zaświadczenia,
• program szkolenia,
• oznaczenie organizatora szkolenia wraz z podpisami osób upoważnionych.

Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP wystawia jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy lub w szczególnych przypadkach pracodawca.

Okres ważności szkolenia okresowego BHP zależy od stanowiska pracownika. Należy pamiętać, że podane wyżej okresy ważności są datami granicznymi. Szkolenia okresowe należy przeprowadzić przed upływem tej daty. Upływ terminu ważności szkolenia okresowego BHP jest tożsamy z brakiem szkolenia i może wiązać się z konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy.

Zazwyczaj, w przypadku stacjonarnych szkoleń, oryginał zaświadczenia trafia bezpośrednio do uczestnika szkolenia. Pracodawca w aktach osobowych przechowuje tylko kopię zaświadczenia poświadczoną za zgodność z oryginałem. Kopia zaświadczenia powinna być przechowywana w części B akt.

Przepisy nie precyzują, kto dokładnie ma złożyć podpis na zaświadczeniu. Może to być wykładowca, jak również dowolna osoba upoważniona przez jednostkę organizacyjną do składania podpisów.

Zaświadczenie można wystawić elektronicznie, jeżeli spełnione zostaną wszystkie powyższe wymagania co do jego treści oraz zostanie ono opatrzone podpisem kwalifikowanym – czyli elektronicznym podpisem równoważnym podpisowi własnoręcznemu. Skany papierowych dokumentów oraz pliki PDF nie są akceptowalne.

Jednak samo otrzymanie przez pracodawcę zaświadczenia w formie elektronicznej nie rozwiązuje kwestii przechowywania zaświadczenia. Kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie można wydrukować, po wydrukowaniu przestaje on być równoważny podpisowi odręcznemu.

Od 2019 roku pracodawcy mają możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej. Zniesiony został bezwzględny obowiązek prowadzenia akt pracowniczych w wersji papierowej. Pracodawca ma prawo wyboru formy przechowywania dokumentów pracowniczych (papierową albo elektroniczną).

Pracodawca nie może jednak prowadzić akt osobowych dla tego samego pracownika częściowo w postaci papierowej, a częściowo w postaci elektronicznej.

Dlatego też niektóre z firm oferujących szkolenia decydują się na wyjście pośrednie: wystawiają papierowe zaświadczenia o ukończeniu szkolenia BHP i wysyłają je pocztą do pracodawców. Rozwiązanie to jest odpowiednie dla pracodawców, którzy prowadzą papierowe akta osobowe. Natomiast pracodawcy, którzy prowadzą akta w formie elektronicznej, mogą w pełni skorzystać z możliwości organizacji i udokumentowania szkoleń bhp online.

Nie każdy pracodawca ma obowiązek zastosować wszelkie możliwe środki ochronne przed koronawirusem. Inne oczekiwania są w placówce służby zdrowia, inne w zakładzie produkcyjnym, a jeszcze inne w biurze. – r. pr. Karolina Kanclerz komentuje dla Rzeczpospolitej.

Artykuł: tutaj.

JĘZYK POLSKI UWAŻANY JEST ZA JEDEN Z NAJTRUDNIEJSZYCH JĘZYKÓW ŚWIATA. POWODÓW TAKIEGO STANU RZECZY JEST WIELE, WSKAZUJĘ SIĘ CHOĆBY NA DEKLINACJĘ, CHOĆ NIE JEST ONA WYŁĄCZNĄ CECHĄ JĘZYKA POLSKIEGO.

Podobno obcokrajowców do pasji doprowadzają liczebniki – taka bowiem sympatyczna dwójka może przybrać postać dwa, dwie, dwiema, dwóch, dwóm, dwojga, dwojgu itd. Osoby, dla których polski jest ojczystym nie mają z tym problemu, ale gdyby ich zapytać czy niepalący zapisać łącznie czy osobno to z pewnością wielu musiałoby się mocniej zastanowić.

Artykuł dostępny tutaj.

Od 28 października 2020 r. bezpośrednie loty do Polski pozostają ograniczone dla 32 krajów.

Polska ponownie zdecydowała się nie umieszczać na liście zakazów żadnego kraju UE ani EOG, niezależnie od sytuacji pandemicznej w tych krajach. Podobny wyjątek zastosowano dla Ukrainy oraz Rosji.

Pełna lista 32 zakazanych krajów znajduje się poniżej:

1) Belize;

2) Bośnia i Hercegowina;

3) Czarnogóra;

4) Brazylia;

5) Nepal;

6) Gruzja;

7) Jordania;

8) Bahrajn;

9) Maroko;

10) Izrael;

11) Kuwejt;

12) Libia;

13) Albania;

14) Argentyna;

15) Armenia;

16) Chile;

17) Honduras;

18) Irak;

19) Kolumbia;

20) Kostaryka;

21) Liban;

22) Macedonia Północna;

23) Malediwy;

24) Mołdawia;

25) Panama;

26) Paragwaj;

27) Peru;

28) Tunezja;

29) Republika Zielonego Przylądka;

30) Stany Zjednoczone;

31) Oman;

32) Bahamy.

Nadal będą mogły zostać wykonane loty czarterowe do Polski krajów objętych zakazem, w przypadku lotów które zostały wyczarterowane przez biura podróży przed 28 października 2020 r.

Każdy kraj z listy zakazów będzie mógł wznowić loty do Polski, o ile oficjalnie notyfikuje Polsce gwarancję, że na pokład samolotu wpuści tylko pasażerów z negatywnym wynikiem testu COVID. Do tej pory jedynie Zjednoczone Emiraty Arabskie oraz Katar dokonały takiej notyfikacji i zostały usunięte z listy zakazów.

Pasażerowie lotów bezpośrednich do Polski pozostają zwolnieni z obowiązkowej kwarantanny po wjeździe do Polski (z wyjątkiem podróżnych korzystających z bezpośrednich lotów z Rosji, Białorusi i Ukrainy – dla tych krajów obowiązuje obowiązek kwarantanny po wjeździe).

W dalszym ciągu obowiązują ograniczenia dotyczące kategorii cudzoziemców uprawnionych do wjazdu do Polski w przypadku wjazdów spoza strefy Schengen (mają zastosowanie liczne wyjątki).

Lista krajów objętych zakazem bezpośrednich lotów do Polski będzie obowiązywać do 10 listopada 2020 roku. Spodziewamy się, że nowa lista zostanie opublikowana tego samego dnia.

Polski rząd zmodyfikował również środki bezpieczeństwa, które mogą mieć wpływ na osoby przenoszące się do Polski. Poniższe zmiany obowiązują od 24 października 2020 r.:

• w przypadku, gdy tylko niektórzy członkowie tej samej rodziny są objęci obowiązkową kwarantanną, inni członkowie rodziny nie muszą poddawać się kwarantannie razem z nimi. Przykładowo, dzieci zapisane do polskich szkół są zwolnione z kwarantanny po wjeździe i obecnie nie będą musiały przebywać na kwarantannie razem z rodzicami.
• dzieci (poniżej 16 roku życia) mogą podróżować bez opieki tylko między szkołą i domem w ciągu tygodnia (tj. od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8:00 do 16:00). Przemieszczanie się małoletnich poniżej 16 lat do innych miejsc jest dozwolone tylko z rodzicem lub inną osobą dorosłą. Wymóg dotyczy zarówno osób, które dopiero niedawno przybyły do Polski, jak i rezydentów (cudzoziemców i obywateli polskich).

Strajk. Pomimo swojej nazwy, środowa akcja protestacyjna nie jest strajkiem. Strajk to powstrzymanie się od pracy w celu rozwiązania sporu zbiorowego z pracodawcą, dotyczącego warunków pracy, płac lub świadczeń socjalnych oraz praw i wolności związkowych. Środowa akcja protestacyjna ma charakter obywatelski i dotyczy konstytucyjnych praw i wolności. Z tych względów, uczestnicy protestu nie korzystają z prawa do powstrzymania się od pracy.

Urlop wypoczynkowy. Celem urlopu wypoczynkowego jest, ex definitione, odpoczynek od pracy i regeneracja sił. Udział w akcji protestacyjnej nie spełnia tych wymogów. Decydując się na urlop, aby uniknąć negatywnych konsekwencji, warto powiedzieć pracodawcy o celu wykorzystania urlopu – pracodawca, który znając kontekst sytuacyjny, zgodzi się urlopu udzielić, straci możliwość kwestionowania takiego sposobu jego wykorzystania. Dotyczy to także urlopu na żądanie. Warto pamietać, że w tym ostatnim przypadku nie wystarczy o niego zawnioskować – trzeba upewnić się, że pracodawca go udzieli (ma obowiązek, ale wiedząc o celu niezgodnym z jego przeznaczeniem, może odmówić).

Urlop bezpłatny, Powyższe ograniczenie nie dotyczy urlopu bezpłatnego. Jeśli pracodawca zgodzi się go udzielić na wniosek, to nie trzeba rozważać, czy informować pracodawcę o celu jego wykorzystania.

Zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Pracownik może wnioskować o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Charakter komentowanych protestów sugeruje trafność wykorzystania właśnie tego mechanizmu. Zwolnienie może obejmować cały dzień lub kilka godzin. Zwolnienie trzeba odpracować.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy. Pracodawca może zgodzić się na zwolnienie z wykonywania obowiązków pracownika zarówno z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, jak i bez.

Zwolnienie lekarskie. Pokusą może być zwolnienie lekarskie. Tym bardziej, że ze względu na panującą pandemię zwolnienia udzielane są telefonicznie. Uciekania się do nich nie komentujemy. I odradzamy.

Podsumowanie. Najbardziej adekwatne do sytuacji są zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, zwolnienia na załatwienie spraw osobistych lub udzielenie urlopu bezpłatnego lub wypoczynkowego, gdy cel jego wykorzystania jest pracodawcy znany. Zawsze ważne jest przestrzeganie przepisów.

Pytanie#20: Czy kierowca pracujący w szkole, który dowozi dzieci rano i po południu oraz ma w ciągu dnia przerwę, może być zatrudniony w zadaniowym systemie pracy?

Odpowiedź: Zastosowanie w takiej sytuacji zadaniowego systemu czasu pracy nie będzie właściwe, gdyż pracownik nie ma swobody w zakresie organizowania swojego czasu pracy. Pracownik ma obowiązek wykonywać swoją pracę o ściśle określonych porach, a zatem to pracodawca ustala mu rozkład czasu pracy.  W przedstawionym przykładzie warto jednak zastanowić się nad możliwością zastosowania przerywanego systemu czasu pracy, w ramach którego dopuszczalna jest  przerwa w pracy trwająca nie dłużej niż 5 godzin (niewliczana do czasu pracy).  Za czas przerwy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.

Czy wypowiedzenie umowy o pracę osobie świadczącej pracę w formie zdalnej na kwarantannie jest dopuszczalne? Czy pracownicy przebywający na kwarantannie oraz wykonujący swoje obowiązki w trybie zdalnym są objęci ochroną przed wypowiedzeniem, tak jak pracownicy w okresie usprawiedliwionej nieobecności?

Przepisy nie dają w tym zakresie jednoznacznej odpowiedzi. Jednak w naszej ocenie wypowiadanie umów o pracę pracownikom świadczącym pracę w trakcie przebywania na kwarantannie jest dopuszczalne.

Zgodnie z art. 41 kodeksu pracy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Natomiast w przypadku pracowników wykonujących pracy w okresie kwarantanny nie możemy mówić o ich nieobecności. Tym samym uważamy, że nie ma podstaw, aby uznać, że taki pracownik jest skutecznie objęty ochroną przewidzianą na gruncie przepisów kodeksowych.

Ponadto, zgodnie z przepisami ubezpieczeń społecznych na równi z niezdolnością do pracy traktuje się niemożność wykonywania pracy wskutek poddania się obowiązkowi kwarantanny. Z niemożnością wykonywania pracy mamy jednak do czynienia tylko wtedy, gdy pracownik przebywa na kwarantannie, jest w dobrej kondycji zdrowotnej, ale nie może świadczyć swojej pracy (np. z uwagi na charakter swoich obowiązków lub brak zgody pracodawcy w tym zakresie). Jeżeli może świadczyć pracę i ją świadczy, nie ma mowy o niemożności.

Wypowiedzenie umowy jest dopuszczalne w szczególności w przypadku przeprowadzania w zakładzie pracy planowanych od dawna procesów restrukturyzacyjnych (choć nie tylko). Zwolnienie pracownika w ramach procesu, do którego pracodawca przygotowywał się już wcześniej (m.in. poprzez dobieranie pracowników do zwolnień) stanowi dowód na to, że przebywanie przez pracownika na kwarantannie nie ma w rzeczywistości żadnego związku z podjętą decyzją. W takim przypadku pracownik nie może zasadnie twierdzić, że wypowiedzenie mu umowy o pracę jest przykładem nierównego traktowania w zatrudnieniu.

Zatajenie informacji o zakażeniu jednego z pracowników i zignorowanie konieczności podjęcia dodatkowych działań ochronnych, może narazić pracodawcę nie tylko na odpowiedzialność cywilną, ale i karną. – r. pr. Karolina Kanclerz komentuje dla Rzeczpospolitej.

Artykuł: tutaj.