PCS | Littler Alert: nowe zasady delegowania

Dziś wchodzi w życie nowelizacja ustawy o delegowaniu pracowników. Nakłada nowe obowiązki zarówno na zagranicznych pracodawców delegujących pracowników do Polski, jak i – w pewnych przypadkach – polskie podmioty przyjmujące takich pracowników. Rozszerzone zostaną także uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy, jeśli chodzi o kontrolę prawidłowości takich oddelegowań. Na co powinni zwrócić uwagę i jakie kroki mogą podjąć zagraniczni i krajowi pracodawcy, aby dostosować się do nowych przepisów i uniknąć negatywnych konsekwencji kontroli?

I. Audyt warunków zatrudnienia pracowników delegowanych do Polski

1. W pierwszej kolejności, warto zweryfikować warunki zatrudnienia pracowników delegowanych do Polski. Najistotniejsze będzie ustalenie przysługujących im składników wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Ponieważ pracownik zatrudniany jest za granicą, mimo oddelegowania do Polski jego warunki zatrudnienia będą częściowo uwarunkowane także przez prawo państwa, z którego jest delegowany do Polski. Dlatego też, przeprowadzając audyt warunków przysługujących takiemu pracownikowi, warto zasięgnąć porady zarówno z zakresu prawa kraju pochodzenia pracownika delegowanego, jak i prawa polskiego.
2. Po prawidłowym ustaleniu warunków zatrudnienia pracownika delegowanego, należy je porównać z warunkami wynikającymi z prawa polskiego i upewnić się, że jego warunki zatrudnienia są nie mniej korzystne niż warunki wynikające z prawa polskiego. Katalog warunków, jakie należy porównać jest różny w zależności od tego czy okres oddelegowania wynosi do 12 miesięcy lub powyżej.
3. Jeżeli w wyniku audytu zostanie ustalone, że przysługujące delegowanemu pracownikowi warunki zatrudnienia są w którymś z ww. aspektów gorsze, niż warunki wynikające z prawa polskiego, to należy odpowiednio je dostosować. Pracownik delegowany nie może w ww. zakresie mieć warunków gorszych, niż minimalne warunki ustanowione polskimi przepisami, oraz powinien otrzymywać wynagrodzenie na takich samych zasadach jak pracownik polski, pracujący jednocześnie na takim samym stanowisku.

II. Audyt złożonych oświadczeń o delegowaniu pracowników na terytorium RP

1. Zweryfikować także należy złożone dotychczas oświadczenia o delegowaniu pracownika na terytorium RP, dla trwających nadal delegowań. Od 4 września 2020 r. pracodawca delegujący będzie bowiem zobowiązany do poinformowania Państwowej Inspekcji Pracy o każdej zmianie danych podanych w takim oświadczeniu i dotyczy to także delegowań, które rozpoczęły się i nie zakończyły do daty wejścia w życie omawianej nowelizacji.
2. Jest to o tyle istotne, że dotychczas pracodawca miał obowiązek informować tylko o zmianie danych pracodawcy, osoby wyznaczonej do kontaktów z PIP oraz miejsca przechowywania dokumentów dotyczących warunków zatrudnienia pracownika oddelegowanego na czas oddelegowania. Natomiast po nowelizacji pracodawca powinien powiadomić PIP o każdej zmianie informacji zawartych w oświadczeniu o delegowaniu.
3. Może to być kwestia o tyle problematyczna, że dotychczas np. przewidywana data rozpoczęcia i zakończenia delegowania nie była w zasadzie w ogóle wiążąca. Jeśli delegowanie się przedłużało, to pracodawca w ogóle nie musiał o tym informować PIP. Natomiast w efekcie nowelizacji pracodawca, mimo, że ww. daty są datami przewidywanymi, w razie ich zmiany powinien poinformować PIP. Na marginesie warto podkreślić, że mimo zamkniętego katalogu informacji, które powinny znaleźć się w oświadczeniu i o których zmianie należy poinformować PIP, w praktyce mogą powstawać wątpliwości, czy konkretna zmiana wymaga aktualizacji oświadczenia.
4. Skoro uprzednio nie było obowiązkiem informowanie o zmianach w tym zakresie, wielu pracodawców nie monitorowało aktualności informacji zawartych w oświadczeniach o delegowaniu pracowników do Polski. Dlatego też, aby zapewnić realizację nowych obowiązków, konieczne może okazać się zweryfikowanie złożonych już oświadczeń, które dotyczą nadal trwających delegowań oraz w przyszłości – monitorowanie aktualności składanych oświadczeń na bieżąco.

Zachęcamy Państwa do podjęcia tych działań już teraz, aby wdrożyć prawidłowe praktyki już od samego początku obowiązywania nowych przepisów oraz terminowo wypełnić ewentualne obowiązki (na powiadomienie PIP o zmianie danych wskazanych w oświadczeniu pracodawca ma 7 dni).

Służymy pomocą przy audycie i przeprowadzeniu Państwa przez nowe zasady delegowania.