Nowe zasady i procedury mające na celu zapobieganie i zwalczanie koronawirusa w miejscu pracy

Poniżej przedstawiamy Państwu wskazówki oraz wytyczne, które powinny zostać wzięte pod uwagę przy organizowaniu procesu pracy w dobie koronawirusa oraz przy wprowadzaniu w zakładzie pracy szytych na miarę procedur i polityk antycovidowych.

Instrukcja ochrony przed zakażeniem koronawirusem

• rekomendujemy wydanie instrukcji, która powinna uwzględniać wszystkie zalecenia Głównego Inspektora Sanitarnego, a także wprowadzone przez pracodawcę działania związane z ochroną przed zakażeniem, w tym:

– nakazy i zakazy,

– sposób zachowania się w trakcie wykonywania pracy,

– stosowanie środków ochrony indywidualnej,

– sposób postępowania w sytuacji podejrzenia o kontakt z osobą chorą czy podejrzaną o nosicielstwo wirusa.

• z instrukcją powinni być zapoznani wszyscy pracownicy, a zapoznanie z nią powinno wymagać pisemnego potwierdzenia;
• instrukcja musi być dostosowana do warunków pracy w konkretnym zakładzie i na konkretnych stanowiskach pracy.

DDM – Dystans społeczny, Dezynfekcja i Maseczki stanowią podstawę działań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa pracowników

• spotkania i narady wewnętrzne powinny zostać ograniczone do minimum. W razie konieczności ich przeprowadzenia powinny trwać one możliwie jak najkrócej oraz być przeprowadzane przy otwartych oknach lub drzwiach (za wyjątkiem spotkań, podczas których poruszane są kwestie dot. informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa lub innych mogących narazić pracodawcę na szkodę, negocjacje ze związkami zawodowymi, czy też spotkania, na których dochodzi do wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę);
• komunikacja może odbywać się za pośrednictwem metod takich jak: telefon komórkowy, e-mail oraz komunikatory internetowe gwarantujące bezpieczeństwo informacji;
• należy zapewnić pracownikom maseczki lub przyłbice ochronne, a także rękawiczki ochronne albo preparaty do dezynfekcji rąk;
• maseczki ochronne nie muszą być używane przez wszystkich pracowników – nawet jeżeli pracują oni w open space lub spotykają się w ogólnodostępnych pomieszczeniach. Obowiązek ten ma zastosowanie jedynie w stosunku do pracowników mających bezpośredni kontakt z klientami lub kontrahentami (np. pracowników recepcji odpowiedzialnych za wysyłkę oraz przyjmowanie korespondencji). Przez pracowników mających bezpośredni kontakt z klientami należy rozumieć także osoby uczestniczące w spotkaniach biznesowych (również tych odbywających się poza siedzibą firmy);
• zewnętrzni dostawcy i goście, którzy poruszają się po terenie zakładu powinni zakrywać usta i nos za pomocą maseczek albo przyłbic ochronnych;
• należy zachować odległość min. 1,5 m odległości pomiędzy pracownikami lub pracownikiem a klientem, kontrahentem;
• jeżeli jest to możliwe, pracownicy powinni być oddzieleni od klientów, kontrahentów, np. poprzez wygrodzenie poprzez osłony ze zwykłej folii lub przegrody ze szkła akrylowego, wyznaczenie miejsc oczekiwania klienta w trakcie obsługi (np. poziomą linią), itp.;
• należy stosować “clean desk policy” poprzez zapewnienie czystości stanowisk pracy, dezynfekować powierzchnie dotykowe takie jak słuchawka telefonu, klawiatura i myszka, włączniki świateł czy biurka;
• jeśli to możliwe, pracownicy z grup bardziej narażonych na ryzyko epidemiczne np. osób powyżej 60 lat oraz przewlekle chorzy nie powinni być angażowani w bezpośredni kontakt z klientem;
• należy unikać dojazdów do pracy środkami komunikacji publicznej;
• jeżeli to możliwe, należy zrezygnować lub ograniczyć do niezbędnego minimum wyjazdy służbowe pracowników, szczególnie w rejony zagrożone koronawirusem;
• należy zapewnić dozowniki z płynem do dezynfekcji rąk w widocznych miejscach w miejscu pracy i miejscach gdzie przebywają pracownicy, kontrahenci i klienci, np. przy wejściu i wyjściu z zakładu pracy oraz w pomieszczeniach socjalnych oraz promować regularne i dokładne mycie rąk przez pracowników, kontrahentów i klientów;
• dozowniki z płynem do dezynfekcji rąk powinny być regularnie wymieniane lub napełniane;
• pracownicy, kontrahenci i klienci powinni mieć dostęp do miejsc, w których mogą umyć ręce mydłem i wodą;
• należy zidentyfikować i oznaczyć powierzchnie, które powinny być regularnie dezynfekowane (np. klamki, przełączniki światła, ogólnodostępne narzędzia lub sprzęt biurowy, wyposażenie magazynów oraz urządzenia do przemieszczania wewnętrznego towarów);
• w pomieszczeniach, gdzie nie ma klimatyzacji należy wietrzyć pomieszczenia przynajmniej kilka razy dziennie;
• w pomieszczeniach, gdzie jest klimatyzacja (i nie ma w związku z tym możliwości otwarcia okien) należy dokonać jej przeglądu i przeprowadzić niezbędne czynności, które zapewnią nie tylko efektywny system filtrowania powietrza, ale także zmniejszą ryzyko przenoszenia się wirusa.

Odpowiednia organizacja stanowisk pracy

• jeśli jest taka możliwość, rekomendujemy podzielić duże przestrzenie biurowe na mniejsze;
• rekomendujemy rozważyć ograniczenie przebywania pracowników w open space;
• stanowiska pracy należy umiejscowić w taki sposób, by najkrótsza odległość w linii prostej pomiędzy pracownikami była nie mniejsza niż 1,5 metra (w tym celu konieczne może być np. przestawienie biurek w biurze, odpowiednie ustawienie siedzeń pracowników pracujących przy stanowiskach biurowych w postaci wyspy);
• odległość co najmniej 1,5 metra nie musi być zachowana, jeżeli jest to niemożliwe ze względu na charakter działalności wykonywanej w danym zakładzie pracy (np. na stanowiskach robotniczych, przy taśmie produkcyjnej lub na budowie) w takim przypadku należy zapewnić pracownikom stosowne środki ochrony osobistej (np. maseczki lub pleksi, jeżeli ich zamontowanie jest możliwe na danym stanowisku pracy);
• po dokonaniu zmian w lokalizacji stanowisk pracy należy na nowo ocenić, czy stanowiska spełniają ogólne wymagania bhp;
• należy wprowadzić bariery określające bezpieczny odstęp lub oznakowanie graficzne (np. taśma na podłodze), wskazujące pracownikom bezpieczną odległość
• zakład należy podzielić na strefy, pomiędzy którymi konieczna jest dezynfekcja rąk
• należy zidentyfikować i oznaczyć narzędzia pracy bądź punkty linii produkcyjnej, które dotykane są dłońmi i zapewnić ich dezynfekcję na każdej zmianie roboczej
• jeśli to możliwe, pracownicy nie powinni wymieniać się narzędziami
• jeśli to możliwe, stanowiska pracy nie powinny znajdować się naprzeciw siebie
• w miarę możliwości należy ograniczać kontakt z przedmiotami, które mogły być dotykane przez inne osoby

Koordynowanie pracy poprzez podział pracowników na zespoły

• należy rozważyć dokonanie podziału pracowników na zespoły
• pracownicy z jednego zespołu nie mogą pracować jednocześnie z pracownikami z innego zespołu, tak aby uniknąć sytuacji, w której osoba potencjalnie zakażona wyłączy z pracy cały zespół w wyniku obowiązkowej kwarantanny oraz zapewnić ciągłość działania zespołów
• pracodawca może zdecydować się na wprowadzenie rotacyjnej pracy hybrydowej dla poszczególnych zespołów
• jeżeli to możliwe, pracownicy nie powinni migrować między zespołami
• zasady rotacji zespołów powinny zostać określone, tak aby zredukować liczbę osób gromadzących się jednocześnie podczas wejścia i wyjścia z zakładu pracy
• jeżeli to możliwe, godziny rozpoczęcia pracy i zakończenia pracy nie powinny się pokrywać
• zespoły nie powinny mijać się na drogach komunikacyjnych
• jeżeli jest to możliwe, wejścia i wyjścia do zakładu pracy powinny być oddzielne

Uregulowanie pracy zdalnej i hybrydowej

• praca zdalna (lub praca hybrydowa) powinna zostać wprowadzona dla wszystkich stanowisk, gdzie jest to możliwie, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania zadań w takiej formie
• liczba pracowników pracujących stacjonarnie powinna zostać ograniczona do minimum niezbędnego do utrzymania procesu pracy
• w przypadku pracy biurowej wykonywanej z wykorzystaniem komputera wyposażonego w monitor ekranowy organizacja stanowiska pracy powinna być zgodna z normami bhp
• rekomendujemy wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej (co zabezpieczy interesy pracodawcy oraz uporządkuje organizację pracy) regulującego kwestie takie jak np. bezpieczeństwo i higiena pracy, rejestracja czasu pracy, wyposażenie w sprzęt potrzebny do świadczenia pracy, potwierdzanie obecności w pracy, codzienna lub kryzysowa komunikacji z pracownikiem, odwołanie z pracy zdalnej

Szczególna dbałość o pomieszczenia ogólnodostępne

• należy wyznaczyć, ile osób może przebywać w tym samym czasie w kuchni, stołówce, toalecie oraz w windzie
• w celu zapewnienia właściwego dystansu w czasie posiłku pracodawca może podzielić pracowników na zmiany spożywające posiłek z zachowaniem odstępu czasowego pomiędzy poszczególnymi grupami
• należy ustalić zasady korzystania z kuchni:
• każdy pracownik ma obowiązek umyć ręce przed użyciem sprzętu kuchennego oraz jest odpowiedzialny za dezynfekcję elementów, które dotykał (takie jak przyciski w ekspresie, czy czajnik)
• naczynia należy myć w zmywarkach w temperaturze co najmniej 60 stopni C lub używać wyłącznie własnych naczyń i sztućców lub naczyń i sztućców jednorazowych, które po użyciu należy wrzucić do kosza na śmieci
• należy udostępnić w kuchni pojemniki z płynem do dezynfekcji
• należy stosować jednorazowe ręczniki papierowe, usunąć ręczniki wielorazowego użytku
• należy ograniczyć liczbę miejsc siedzących w pokoju socjalnym/przestrzeniach wspólnych, aby zapewnić min. 1,5 m odstępu
• w toaletach nie należy korzystać z suszarek elektrycznych; należy stosować ręczniki papierowe lub „strzepać” dłonie nad umywalką bez ich wycierania
• kran należy „zakręcić” łokciem lub przez ręcznik papierowy
• w toaletach należy wywiesić instrukcje mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki, a przy dozownikach z płynem do dezynfekcji – instrukcje dezynfekcji rąk (instrukcję można pobrać ze strony Głównego Inspektoratu Sanitarnego lub stron World Health Organization)
• należy zamknąć palarnie wewnątrz budynków; palenie tytoniu powinno być dozwolone jedynie na zewnątrz, przy zachowaniu odstępu minimum 1,5 m, zakazane powinno być tworzenie grup osób palących
• należy dbać o regularne sprzątanie i dezynfekcję toalet
• ograniczona powinna zostać liczba osób korzystających w tym samym czasie z wind (należy oznaczyć tę liczbę przy wejściu); windy powinny pozostawać otwarte w trybie spoczynku

Weryfikacja i ewentualna ponowna oceny ryzyka zawodowego

• ocena ryzyka zawodowego pracowników musi uwzględniać zagrożenie zakażeniem koronawirusem, a co za tym idzie należy dokonać weryfikacji oraz ewentualnie zaktualizować, przy udziale pracowników i ich przedstawicieli, karty oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy( w szczególności w odniesieniu do pracowników bezpośrednio zagrożonych zarażeniem koronawirusem z uwagi na zakres ich obowiązków oraz miejsce ich wykonywania)
• samo zidentyfikowanie zagrożeń właściwych dla konkretnego stanowiska nie jest wystarczające; konieczne jest także oszacowanie ryzyka (tj. nadanie mu odpowiedniej wartości, uwzględniając czynniki takie jak stopień narażenia pracowników oraz prawdopodobieństwo wystąpienia danego zagrożenia)
• wydanie przez pracodawcę instrukcji ochrony przed zakażeniem koronowirusem oraz podejmowane na jej podstawie działania stanowią działania profilaktyczne zmniejszające ryzyko
• powyższe zmiany dotyczące stanowisk pracy mogą ponadto zaowocować obowiązkiem ponownego przeprowadzania instruktaży stanowiskowych, które przygotowują pracowników do bezpiecznego wykonywania pracy w zmienionych warunkach
• szkolenia wstępne BHP mogą być w całości prowadzone za pomocą środków komunikacji elektronicznej (z wyjątkiem stanowisk robotniczych, stanowisk z narażeniem na działanie czynników niebezpiecznych oraz praktycznej nauki zawodu i praktyk studenckich.

Wprowadzenie awaryjnej procedury postępowania na wypadek wystąpienia sytuacji podejrzenia zakażenia

• należy poinstruować pracowników, że:

– powinni dokonywać każdego dnia roboczego przed przyjazdem do zakładu codziennej samooceny stanu zdrowia, w szczególności w zakresie wstępowania objawów chorobowych (temperatury powyżej 38oC, uporczywego kaszlu, trudności w oddychaniu, bólu mięśni, złego samopoczucia, zmęczenia, biegunki, nietypowego kataru lub bólu gardła),

– nie mogą przychodzić do pracy w przypadku wystąpienia niepokojących objawów wskazujących na chorobę zakaźną,

– powinni powiadomić o tym fakcie przełożonego i skontaktować się telefonicznie z lekarzem pierwszego kontaktu, a w dalszej kolejności ze stacją sanitarno-epidemiologiczną, oddziałem zakaźnym, a w razie nagłego pogarszania się jego stanu zdrowia zadzwonić pod nr 999 lub 112,

– nie mogą przychodzić do pracy, jeśli są objęci kwarantanną lub izolacją lub mieli kontakt z osobą zakażoną lub chorą.

• w przypadku wystąpienia u pracownika objawów sugerujących zakażenie koronawirusem, należy niezwłoczne odsunąć go od pracy i odesłać transportem indywidualnym do domu
• pracownik, u którego wystąpiły objawy powinien oczekiwać na transport w wyznaczonym pomieszczeniu, w którym jest możliwe czasowe odizolowanie go od innych osób; pomieszczenie to po użyciu powinno zostać zdezynfekowane oraz przewietrzone
• należy przeprowadzić sprzątanie obszaru, w którym poruszał się i przebywał taki pracownik oraz zdezynfekować powierzchnie dotykowe (klamki, poręcze, uchwyty itp.)
• należy ustalić listy pracowników oraz klientów/dostawców (jeśli to możliwe) obecnych w tym samym czasie w częściach zakładu, w których przebywała osoba podejrzana, i stosować się do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego
• pracodawca może przeprowadzać pomiar temperatury pracowników i gości wchodzących na teren zakładu pracy; osób z podwyższoną temperaturą nie należy wpuszczać na teren zakładu pracy
• wprowadzając pomiar temperatury ciała pracowników lub odbierając od pracowników oświadczenia dotyczące stanu ich zdrowia, należy pamiętać o prawie pracowników do prywatności i ochronie ich danych osobowych (rekomendujemy przetwarzanie wyłącznie danych uzyskanych w wyniku pomiaru temperatury pracowników, którzy ze względu na podwyższoną temperaturę nie zostali wpuszczeni na teren zakładu)