Jak pomóc Ukrainie? – Język umowy o pracę zawartej z cudzoziemcem

Obywatele Ukrainy, którzy w ostatnim czasie zmuszeni byli przyjechać do Polski w związku z wojną toczącą się w Ukrainie, nie chcą pozostawać bezczynnymi i szukają możliwości zarobkowych. Często nie znają oni języka polskiego. Pojawia się więc pytanie, w jakim języku powinny być sporządzone dokumenty pracownicze?

Dla obu stron ważne jest, aby dokumenty związane z zatrudnieniem były zrozumiałe – w szczególności pracownik musi rozumieć jakie są jego prawa i obowiązki, jakie oczekiwania ma w stosunku do niego pracodawca.

Kwestia ta została uregulowana w art. 88h ust. 1 pkt 3 Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, zgodnie z którym podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi obowiązany jest do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca (takie tłumaczenia nie muszą być sporządzone przez tłumacza przysięgłego). Warto zaznaczyć, że powyższy obowiązek nie obliguje do sporządzenia dokumentów w języku rodzimym cudzoziemca, chodzi o to, żeby był to język, który pracownik rozumie (może to być zatem np. także język angielski, jeśli cudzoziemiec czuje się komfortowo w komunikacji w tym języku) – tak żeby miał świadomość swoich praw i obowiązków wynikających z zawartej umowy.

Co więcej, cudzoziemiec powinien mieć możliwość zapoznania się w zrozumiałym dla siebie języku ze wszystkimi dokumentami z zakresu prawa pracy obowiązującymi u pracodawcy. Powyższe powinno dotyczyć w szczególności instrukcji a nawet szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Warto dopilnować, aby zatrudniani pracownicy z Ukrainy odbyli szkolenia w zakresie BHP w zrozumiałym dla nich języku – tak aby i im i ich współpracownikom rzeczywiście zapewnić właściwe i bezpieczne warunki pracy. Trudno bowiem wymagać przestrzegania podstawowych zasad w zakresie bezpieczeństwa od osoby, której nie zostały one przekazane w sposób zrozumiały.

Czy zatem jeśli pracownik jest cudzoziemcem i biegle włada np. językiem angielskim, to czy umowa może być zawarta wyłącznie w tym języku?

Zgodnie z art. 7 Ustawy o języku polskim przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Na gruncie powołanej powyżej Ustawy, dopuszczalne jest również sporządzenie dokumentów wynikających z zakresu prawa pracy (w tym umowy o pracę) w języku obcym, na wniosek osoby świadczącej pracę władającej tym językiem (cudzoziemca), pouczonej jednak o prawie sporządzenia tego dokumentu w języku polskim. Taka opcja będzie możliwa do zastosowania wyłącznie, gdy także pracodawca włada językiem obcym, w stopniu umożlwiającym właściwe zrozumienie warunków umowy.

Z naszej praktyki wynika, że bez względu na stopień znajomości języków obcych przez pracodawcę i pracownika (cudzoziemca), umowa o pracę zawsze powinna mieć wersję polską (niezależnie od jej tłumaczenia/drugiej wersji językowej, bardziej zrozumiałej dla zagranicznego pracownika). Na różnych etapach zatrudnienia może bowiem zachodzić konieczność przedstawienia zawartej umowy w urzędzie, inspekcji pracy czy nawet sądzie, w takim wypadku posiadanie spójnej dokumentacji w języku polskim będzie niezwykle pomocne.

Na marginesie warto zaznaczyć, że z informacji zawartych na stronie Państwowej Inspekcji Pracy wynika, że Inspekcja będzie udostępniać podstawowe wzory dokumentów dot. stosunku pracy także w wersji ukraińskiej.