Jak pomóc Ukrainie? – Czy przyjęci do mieszkania pracownika Ukraińcy mogą odbierać skierowaną do niego korespondencję Pracodawcy?

Mimo tego, że w obecnych czasach doręczenia tradycyjne często wypierane są na rzecz tych elektronicznych, niejednokrotnie po stronie pracodawcy powstaje potrzeba doręczenia pracownikom korespondencji drogą tradycyjną, czyli pocztową. Wyzwaniem dla pracodawców okazały się m.in. obowiązujące od 2020 r. przepisy covidowe, które wprowadziły tzw. brak fikcji doręczenia, oznaczający, że jeżeli pracownik – adresat przesyłki – nie odbierze jej w ciągu 14 dni, to taka przesyłka nie jest uznawana za doręczoną.

Oczywiście nie zawsze pracownik, do którego została wysłana korespondencja drogą pocztową, jest obecny w swoim mieszkaniu czy domu. Czy w takim razie korespondencję od pracodawcy adresowaną do pracownika mogą odebrać inne osoby?

I tak i nie. W razie nieobecności pracownika w jego miejscu zamieszkania, przy doręczeniach korespondencji od pracodawcy istotne znaczenie będą mieć przepisy dotyczące tzw. doręczeń zastępczych.  Regulują one doręczenia dorosłemu domownikowi, a gdyby go nie było – administracji domu, dozorcy domu lub sołtysowi. Doręczenie wskazanym osobom korespondencji adresowanej do pracownika będzie skuteczne, jeśli podejmą się one oddania pisma adresatowi. Nie zawsze jednak status domownika będą miały osoby, które w danym czasie zamieszkują wspólnie z pracownikiem, a więc np. przyjęci do mieszkania pracownika Ukraińcy. Jest to obecnie sytuacja stosunkowo częsta, ponieważ wielu Polaków zdecydowało się na taką formę pomocy uchodźcom z Ukrainy. Dla pracodawcy wskazana kwestia może stać się istotna przy podjęciu przez pracownika próby obalenia domniemania skutecznego doręczenia adresowanego do niego pisma.

Kto może więc zostać uznany za domownika pracownika?

Status domownika pracownika, a więc adresata pisma, posiadać będzie w najszerszym znaczeniu osoba, która mieszka z pracownikiem w tym samym mieszkaniu (jednak bez względu na to, czy prowadzi z pracownikiem wspólne gospodarstwo domowe), ale przy założeniu, że traktuje ona dane mieszkanie jako „swoje”. To nastawienie domownika powiązane jest z cechą stałości, która powinna wyróżniać analizowaną sytuację.

Oznacza to także, że w przypadku tego rodzaju doręczeń (doręczeń zastępczych) nie będzie mieć znaczenia, czy dana osoba jest krewnym czy powinowatym adresata pisma. Statusu domownika nie będzie jednak posiadać osoba, która przebywa w mieszkaniu wyłącznie z wizytą, np. na kilka dni.

Co zatem z przyjętymi do mieszkania pracownika Ukraińcami?

Wydaje się, że możliwość uznania za skutecznie doręczoną korespondencji skierowanej przez pracodawcę do pracownika i odebranej przez obywatela Ukrainy będzie zależeć od konkretnych okoliczności. Inaczej będzie bowiem w przypadku, gdy dana osoba będzie przebywać u pracownika jedynie gościnnie, na pewien czas – wtedy taka osoba nie będzie mogła być uznana za domownika, a tym samym, doręczenie jej korespondencji nie będzie mogło zostać uznane za skuteczne.

Inaczej będzie natomiast w sytuacji, gdy w założeniu obywatel Ukrainy zostanie przyjęty przez pracownika do mieszkania na czas nieokreślony, a ponadto będzie traktować mieszkanie jako swoje – wówczas mogą zaistnieć przesłanki do uznania, że jest on domownikiem pracownika. W konsekwencji – nie tylko będzie on mógł odbierać korespondencję adresowaną do pracownika, ale również takie doręczenie będzie skuteczne.

W omawianym temacie może pojawić się jeszcze problem związany z barierą językową, szczególnie w kontekście zobowiązania się do oddania pisma adresatowi i podpisania potwierdzenia odbioru. Komunikacja z obywatelami Ukrainy często jest dość utrudniona. Taka okoliczność w zasadzie powinna wykluczać wydanie korespondencji adresowanej do pracownika oraz uznanie takiego doręczenia za skuteczne.

W praktyce jednak często okazuje się, że np. listonosz wydaje przesyłki bez weryfikacji, czy dana osoba rzeczywiście może taką przesyłkę odebrać. Dobrym pomysłem w takiej sytuacji jest przykładowo poinformowanie przez pracownika mieszkających u niego obywateli Ukrainy, aby odmawiali przyjmowania jakichkolwiek przesyłek listownych – to wyeliminuje wątpliwości dotyczące skuteczności omawianych doręczeń zastępczych i pozwoli pracownikowi uniknąć negatywnych konsekwencji związanych np. z koniecznością wykazania, że doręczenie było nieskuteczne.