HRwChmurze: Onboarding zdalnie – czy to możliwe?

Pandemia sprawiła, że pracodawcy muszą stawiać czoła nowym wyzwaniom związanym z niestandardowym przeprowadzaniem procesów HR-owych. W ramach cyklu HR w Chmurze wielokrotnie na to wskazywaliśmy, pisząc m.in. o zdalnym przeprowadzaniu rekrutacji za pomocą chatbotów czy o zdalnym zawieraniu umów o pracę. Kolejną kwestią jest zdalny onboarding, czyli proces wdrażania nowego pracownika do firmy.

Taki proces, także ten przeprowadzany w sposób zdalny, zawsze obejmuje kilka obszarów –  zapoznanie pracownika z kulturą pracy, nowymi zadaniami, celami firmy, ale również zaznajomienie go z różnego rodzaju politykami, procedurami i regulacjami wewnętrznymi.

To ostatnie jest sporym wyzwaniem. Kluczowe jest bowiem, aby pracownik przede wszystkim zapoznał się z wewnętrznymi regulacjami, ale również aby je zrozumiał i następnie stosował.

Wdrażając się do pracy w sposób stacjonarny, pracownik otrzymywał tego rodzaju dokumenty przed rozpoczęciem pracy, przechodził odpowiednie szkolenia, mógł porozmawiać z koleżankami i kolegami na ten temat itd. Pracując zdalnie, jest to utrudnione. Zapewnienie zdalnego onboardingu na odpowiednim poziomie wymaga wypracowania metod alternatywnych do tradycyjnych mechanizmów, które pozwalają potwierdzić, że pracownik został zapoznany z obowiązującymi regulacjami wewnątrzzakładowymi. Niektórzy pracodawcy wymagają, aby pracownicy potwierdzili zapoznanie się z regulacjami za pomocą podpisów elektronicznych (niekoniecznie kwalifikowanych). Potwierdzenie zdalnego onboardingu może odbywać się również w innej formie, np. za pomocą specjalnych oprogramowań pozwalających na zdalne potwierdzanie zapoznania się przez pracowników z dokumentami. Można zrobić to również w bardziej standardowy sposób, tj. poprzez przesłanie do pracownika maila, którego odbiór pracownik będzie musiał potwierdzić.

Jednak zapoznanie się z dokumentami i regulacjami to jedno, a ich zrozumienie i stosowanie się do nich przez pracownika to drugie. W tym celu warto przeprowadzić szkolenie online, koncentrujące się na kluczowych z punktu widzenia pracodawcy kwestiach.