#HRwChmurze | Digitalizacja dokumentów pracowniczych od konkretnej daty

Pracodawcy mogą dokonać digitalizacji dokumentacji pracowniczej bez konieczności cyfryzacji wszystkich istniejących w firmie dokumentów. W szczególności, mogą zdecydować się na digitalizację dokumentów pracowniczych tworzonych począwszy od konkretnej daty, bez konieczności przenoszenia do chmury całej dokumentacji.

Są też odmienne poglądy, że pracodawca musi definitywnie zdecydować się na jedną z postaci prowadzenia dokumentacji i nie może rozpocząć digitalizacji nowych dokumentów bez zrobienia tego samego z dokumentacją już istniejącą. Taki pogląd jest jednak nieuzasadniony.

Po pierwsze, nie wynika z przepisów. Kodeks pracy obliguje pracodawcę do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, pozostawiając mu wybór co do postaci jej prowadzenia – papierowej lub elektronicznej. Nie narzuca jednej z nich.

Po drugie, przyjęcie założenia, że – w razie podjęcia decyzji o digitalizacji dokumentacji – trzeba zmienić postać jej prowadzenia od samego początku, tj. również na przeszłość, pozbawiałoby możliwości skorzystania z tego uprawnienia znaczną część pracodawców. Tym bardziej, że wymagałoby powiadomienia byłych pracowników. W praktyce może okazać się to niemożliwe, zwłaszcza jeżeli w międzyczasie doszło do kilku przejść zakładu pracy, pracodawca nie posiada aktualnych danych do kontaktu z pracownikami itd. To wszystko czas i koszty, które powodują, że pracodawcy rezygnują z digitalizacji. A przecież chodziło to, aby promować postać elektroniczną i digitalizację. Na przyszłość, nie „na przeszłość”.

#PCShelpingHeads