HRLegalUpdate: Zmiany w kodeksie pracy i ustawie o ZFŚS

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowelizacji Kodeksu pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wśród proponowanych zmian znalazło się odejście od formy pisemnej na rzecz bardziej elastycznej postaci papierowej lub elektronicznej w niektórych czynnościach z zakresu prawa pracy, wydłużony termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz rozszerzenie liczby wymaganych przedstawicieli pracowników w uzgodnieniach dotyczących ZFŚS.

I. Skan lub inna postać elektroniczna dokumentu zamiast własnoręcznego podpisu
Projekt przewiduje zmianę formy sporządzania dokumentów związanych z szeregiem codziennych czynności w działach HR. Ustawodawca odchodzi od problematycznej w wielu przypadkach formy pisemnej, która wymaga własnoręcznego podpisu pracownika. Dopuszczenie postaci elektronicznej oznacza uproszczenie wielu procesów po stronie pracodawcy, z uwagi na możliwość stosowania szybszych form komunikacji, w tym chociażby e-maila. To także krok w stronę digitalizacji akt osobowych.

Zmiany dotyczą następujących czynności i dokumentów:

• informacja o celach, zakresie i sposobie stosowania monitoringu,
• informacja o warunkach przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę,
• konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową(!), sporządzenie rozkładu czasu pracy (grafiku),
• wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
• wniosek o zastosowanie systemu pracy weekendowej,
• wniosek o zastosowanie ruchomego czasu pracy,
• wniosek o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
• wniosek o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
• wniosek o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,
• wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego,
• wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy,
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i zasadami BHP.

UWAGA! Postać elektroniczna to nie forma elektroniczna! Oznacza to, że nie będzie wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny, który – póki co – wciąż nie jest w powszechnym użyciu!

II. Nowy termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Projekt dodaje do Kodeksu pracy art. 171 § 4, zgodnie z którym ekwiwalent za niewykorzystany urlop będzie wypłacany wraz z ostatnim wynagrodzeniem. Dotychczas ekwiwalent należało wypłacić najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy, co często wiązało się z koniecznością tworzenia dodatkowych list płac. Nowe rozwiązanie ma urealnić termin wypłaty ekwiwalentu, usprawnić rozliczenie z pracownikiem i jednocześnie nie narazi pracodawcy na uznanie naruszenia przepisów.

III. Minimum dwóch przedstawicieli pracowników w uzgodnieniach dotyczących ZFŚS
Zmiany przewidziane w projekcie obejmują również ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Modyfikacji ulegają art. 4 ust. 3 oraz art. 8 ust. 2 tej ustawy. Projekt zakłada, że uzgodnienia dotyczące ZFŚS będą wymagały udziału pracowników – a nie jak dotychczas – jednego pracownika wybranego do reprezentacji interesów załogi. Zasada ta ma jednak zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do pracodawców, u których nie działa organizacja związkowa.