HR Sygnał: Zasady korzystania z monitoringu w sprawie sygnalistów

Pisaliśmy już o związku whistleblowingu z ochroną danych osobowych. Zagadnieniem zbliżonym jest kwestia korzystania z monitoringu w sprawie sygnalistów i relacja zasad rządzących jego stosowaniem do tych, jakie stawiają przepisy kodeksu pracy i RODO. W tym zakresie jest bowiem wiele kwestii wymagających wyjaśnienia.

Na wstępie wyróżnić trzeba dwa rodzaje monitoringu – wizyjny,  polegający na wykorzystaniu kamer w zakładzie pracy, oraz monitoring poczty elektronicznej, przez który należy rozumieć  także wszelkie inne formy weryfikacji aktywności pracownika na służbowym sprzęcie i w sieci. Obie z tych form będą relewantne z perspektywy ochrony sygnalistów.

Podstawową wątpliwością jest to, czy pracodawca może wykorzystać informacje zdobyte dzięki stosowaniu monitoringu w celu weryfikacji prawdziwości zarzutów objętych treścią zgłoszenia, tj. jako dowód w postępowaniu wyjaśniającym. Zarówno film z kamery zakładowej jak i wydruk z aktywności pracownika na służbowym sprzęcie mogą zostać w tym celu wykorzystane, jednak tylko pod pewnymi warunkami. Podstawowym jest zgodność celów z tymi stawianymi przez RODO i kodeks pracy.

Zgodnie z  RODO cel wprowadzenia monitoringu powinien być konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony. Pracodawca zobowiązany jest zareagować i rozpoznać każdy zarzut nieprawidłowości. Konieczność wypełniania tego obowiązku i wykonywania szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy pozwala mu na przetwarzanie nawet szczególnych kategorii danych osobowych. Tą okoliczność należy więc wskazać jako podstawę przetwarzania danych osobowych zawartych odpowiednio na nagraniu lub w materiałach pozyskanych z innych form monitoringu mających związek ze zgłoszeniem (ofiary, sprawcy czy świadków).

Słownik języka polskiego każe rozumieć monitoring jako stałą obserwację i kontrolę procesów lub zjawisk lub stały nadzór nad jakimś obiektem chronionym. Przekładając tą definicję na grunt prawa pracy procesami właściwymi będą te związane z wykonywaniem pracy, a obiektem chronionym – zakład pracy. Tak rozumiany monitoring jest przez prawo dopuszczalny, a pracodawca w ramach swojej kompetencji do organizacji pracy i zarządzania przedsiębiorstwem jest uprawniony do jego stosowania. Pracownicy znajdują się w relacji z pracodawcą w stosunku podporządkowania, z którego wynika prawo ich kontrolowania. Pracodawca odpowiada też za skutki możliwych naruszeń, przez co naturalnym jest jego chęć dążenia do ich unikania i minimalizacji (na co pozwolić może właśnie monitoring). Co więcej, Dyrektywa nakłada na niego szczególne obowiązki w związku z ochroną sygnalistów. W celu ich realizacji, a zatem w celu przestrzegania prawa i zapewnienia stanu zgodnego z jego literą, pracodawca ma prawo (a gdy jest to niezbędne do realizacji takiego celu – wręcz obowiązek) wdrożyć odpowiednią infrastrukturę i stosować monitoring w formie dostosowanej do potrzeb jego organizacji. Warunkiem koniecznym legalności takiego działania jest zgodność celu stosowania danej formy monitoringu z prawem. Do tego dochodzi jeszcze obowiązek ochrony pozostałych wartości, wszak ochrona interesu i konieczność realizacji obowiązków pracodawcy nie ma charakteru bezwzględnego. Trzeba więc pamiętać o tajemnicy korespondencji pracownika oraz dobrach osobistych – jego oraz innych osób, np. jego rozmówców. W związku z tym stoimy na stanowisku, że przy zachowaniu powyższych zasad, wykorzystanie informacji uzyskanych z monitoringu (np. zapisu z kamery) jest dopuszczalne do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego (w niezbędnym zakresie) spowodowanego zgłoszeniem sygnalisty, pomimo iż cel ten nie wynika wprost z kodeksu pracy. W przeciwnym razie pracodawca nie mógłby w pełni zrealizować swoich obowiązków w tym zakresie, co prowadziłoby do absurdów, w których musiałby udawać brak wiedzy na temat ujawnionych okoliczności, mimo iż byłby w posiadaniu materiałów dotyczących zdarzenia.

Uczulamy jednak, że przed wdrożeniem jakiejkolwiek formy monitoringu należy o tym fakcie pracowników poinformować, a cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu odpowiednio uregulować (co może wymagać współdziałania ze stroną związkową). Informacji nie można przekazać już po fakcie, a ewentualne pozyskanie i wykorzystanie dowodów zdobytych bez zrealizowania obowiązku informacyjnego będzie naruszał przepisy o ochronie danych osobowych.

Pracodawcy mogą widzieć jeszcze jedną potencjalną drogę wykorzystania monitoringu w kontekście sygnalistów – mianowicie jako sposób ustalenia osoby, która dokonała zgłoszenia. Choć faktycznie możliwym może być przykładowo wskazanie na podstawie nagrania z kamer pracownika, który wrzucił pismo do skrzynki na zgłoszenia, to taka praktyka jest jednak niedopuszczalna. Po pierwsze, jest całkowicie niezgodna z celami, dla których monitoring może być ustanowiony. Ponadto pozbawia też sygnalistów zagwarantowanej im w Dyrektywie anonimowości, tym samym odstraszając ich od informowania o nieprawidłowościach, czyli niwecząc whistleblowingowe idee. Wreszcie, rodzi uzasadnione podejrzenia o chęć podjęcia wobec takich osób działań odwetowych, przed którymi również Dyrektywa udziela specjalnej ochrony.

Stosowanie monitoringu w sprawach związanych z ochroną sygnalistów jest zatem możliwe, acz obarczone szeregiem reguł. Należy pamiętać o celowości działania i jego granicach. Monitoring powinien wspierać procedury whistleblowingowe udzielając sygnalistom szerszej ochrony, a nie stanowić narzędzie do ich sankcjonowania.