HR Sygnał: Specyfika postępowania wywołanego anonimowym zgłoszeniem

Jednym z najważniejszych wymogów, jakie unijna dyrektywa o ochronie sygnalistów stawia kanałom dokonywania zgłoszeń, jest zachowanie anonimowości sygnalisty i poufności danych objętych treścią zgłoszenia. Anonimowość na gruncie dyrektywy rozpatrywać można nie tylko jako obowiązek zachowania w poufności danych sygnalisty, ale także – co będzie przedmiotem tego artykułu – jako możliwość dokonania zgłoszenia bez podania swoich danych osobowych.

Zgodnie z treścią dyrektywy to polski ustawodawca ostatecznie zdecyduje o istnieniu obowiązku rozpatrywania takich zgłoszeń. Apelujemy, aby wprowadzić wewnętrzny obowiązek reakcji na takie zgłoszenia niezależnie od decyzji ustawodawcy. Brak wiary w skuteczność zgłaszania naruszeń jest jednym z głównych czynników zniechęcających potencjalnych sygnalistów. Zatem wiedząc, że ich zgłoszenie może nie zostać rozpoznane, mniej chętnie będą oni decydowali się reagować na nieprawidłowości, ze szkodą dla pracodawcy. Poza tym, nawet jeśli wskazany w zgłoszeniu zarzut się nie potwierdzi, każda procedura wyjaśniająca, stanowiąca element szerszego compliance, może przynieść pozytywne, a często niespodziewane skutki.

Zgłaszanie nieprawidłowości w dobrej wierze ma kluczowe znaczenie dla uprawnień sygnalisty. Przepisy prawa krajowego mają przewidywać sankcje dla osób, które dokonały zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji na temat naruszeń, w przypadku których wykazano, że osoby te wiedziały, że są one nieprawdziwe. To oznacza, że nawet anonimowe zgłoszenia powinny zawierać informacje prawdziwe, a osoby, które zdecydują się w nich kłamać, będą narażać się na odpowiedzialność o charakterze  karnym, cywilnym lub administracyjnym.

Oczywiście istnieje ryzyko, że podmioty konkurencyjne mogą dokonywać nieprawdziwych, anonimowych zgłoszeń w celu utrudnienia funkcjonowania naszej organizacji. Jednak jej przedstawiciele teoretycznie nie będą mogli korzystać z wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń, których funkcjonalność dostępna będzie tylko szeroko pojętemu gronu zatrudnionych. Inaczej pracodawcy powinni zapatrywać się więc na zgłoszenia wewnętrzne, płynące z całą pewnością ze źródła tj. od osoby, która pośrednio lub bezpośrednio, najpewniej w swojej pracy zawodowej, ma styczność z będącym przedmiotem zgłoszenia problemem, niż na zgłoszenia zewnętrzne (o których może dowiedzieć się od organu prowadzącego takie postępowanie). Konkurencja musi też zdawać sobie sprawę z tego, że sytuacja, w której zostanie wysłane zgłoszenie dot. nieprawidłowości, która w postępowaniu wyjaśniającym się nie potwierdzi, będzie jasnym sygnałem dla rozpatrującego to zgłoszenie zewnętrznego organu władzy co do intencji sygnalisty. Taka praktyka może wyrządzić wiele złego i doprowadzić do zlekceważenia przez właściwy organ zgłoszenia prawdziwego, jeżeli kilka poprzednich zawierać będzie nieprawdziwe informacje.

Rzetelne przeprowadzenie postępowań wyjaśniających, nawet anonimowych, powinno leżeć w interesie pracodawców. Warto wykazać w tym zakresie inicjatywę, włożyć trud w  poszukiwanie dowodów, wdrożyć odpowiednie i jasne dla zatrudnionych procedury i reagować na każde zgłoszenie. Dużo lepiej jest bowiem poświęcić czas na rozpoznanie kilkunastu zgłoszeń w przedmiocie ostatecznie niepotwierdzonych nieprawidłowości, niż pominąć jedno dotyczące realnie istniejącego problemu, którego niewykrycie może doprowadzić do długoletniego procesu sądowego, którego skutkiem może być wielomilionowa strata.

W przypadku zgłoszeń anonimowych nie sposób wyciągnąć konsekwencji wobec sygnalisty, którego tożsamość nie jest przecież znana. Wzywamy do porzucenia prób ustalenia tożsamości anonimowego sygnalisty, co nieraz może być faktycznie możliwe. Takie praktyki są sprzeczne z prawem. Dyrektywa przewiduje możliwość zgłoszenia anonimowego i te takim ma pozostać, a anonimowemu sygnaliście (poza przypadkami dokonania zgłoszenia w złej wierze) nie mogą grozić działania odwetowe.