HR Sygnał: Przeprowadzone wysłuchanie i co dalej, czyli jak przygotować protokół?

Ostatnim razem dzieliliśmy się z Państwem wskazówkami dotyczącymi przebiegu wysłuchania. Jego rezultat w postaci wniosków i ustaleń powinien przybrać formę protokołu, którego będzie dotyczyć dzisiejszy artykuł.

Prawidłowo sporządzony protokół powinien stanowić przelane na papier streszczenie wszystkich przeprowadzonych rozmów. Nie oznacza to jednak, że nie można pewnych kwestii pominąć. Wręcz przeciwnie – umiejętnie przygotowany protokół powstaje w oparciu o starannie przeprowadzoną selekcję materiału dowodowego. Część wyjaśnień słuchanych osób może okazać się bowiem nieprzydatna z perspektywy celu postępowania, zwłaszcza wówczas, gdy świadkowie wypowiadali się swobodnie, nie odpowiadając na żadne konkretne pytanie. Nie ma sensu również kilkakrotnie (np. przy streszczaniu wyjaśnień każdego słuchanego) przytaczać potwierdzenia faktów bezspornych, jak np. że Spółka X zatrudniła Pracownika Y dnia 1 stycznia 2020 r. (zwłaszcza gdy fakt ten potwierdzają dokumenty).

Nie ma jednej wyłącznie prawidłowej metodologii sporządzania protokołu. Jego podziału można dokonać według słuchanych osób (osobna część na każdego świadka), daty (osobna część na dany dzień rozmów), czy wreszcie bloków tematycznych (osobna część na każdą podejmowaną problematykę). Ważne, aby przyjmując dany format konsekwentnie się go trzymać. Metodologia powinna też być dostosowana do specyfiki danego postępowania oraz odpowiadać wewnętrznym praktykom konkretnej organizacji.

Format, którego nie rekomendujemy to taki, w którym protokół skonstruowany jest na zasadzie: pytanie – odpowiedź. Taka metodologia sprawia, że treść protokołu jest nieprzejrzysta bo podzielona formalnie, a nie merytorycznie, przez co trudno wyprowadzić odpowiednie wnioski. Dodatkowo, błędnie zakłada, że każda przekazana przez świadka informacja stanowi odpowiedź na jakieś pytanie, gdy w rzeczywistości pewnymi faktami świadkowie dzielą się z własnej inicjatywy, a inne udaje się poznać wypadkowo, np. w związku z opisywaniem innego, pozornie niezwiązanego zagadnienia.

Nie można wykluczyć, że część komisji zdecyduje się na tworzenie transkrypcji przeprowadzonych rozmów. Takie rozwiązanie ma swoje wady i zalety. Głównymi wadami takiej czynności są czasochłonność oraz brak przejrzystości. Jednak zaletą będzie to, że umożliwia ona zapoznanie się z każdym zdaniem wypowiedzianym przez osobę wysłuchiwaną, co może w niektórych okolicznościach być przydatne.

W protokole należy zadbać też o pewne kwestie formalne. Streszczając wiadomości z danego spotkania należy podać m.in. jego datę oraz sposób i miejsce przeprowadzenia (jeśli odbyło się zdalnie – przykładowo wykorzystaną platformę). Nie tylko uwierzytelni to treść dokumentu, podkreślając jego wartość dowodową, ale także ułatwi ewentualną dalszą pracę, gdy na późniejszych etapach okaże się konieczne sięgnięcie wstecz do poczynionych ustaleń. Pod protokołem, a także każdym wydzielonym jego fragmentem powinien znaleźć się podpis – czy to całej komisji, czy też samego jej przewodniczącego.

Przygotowując protokół trzeba wreszcie kierować się tym, do kogo ma on trafić. Wiedząc, iż jego treść zostanie przedstawiona zarządowi dużego przedsiębiorstwa trzeba skrócić go do granic możliwości, tak, aby każdy adresat faktycznie miał szansę zapoznania się z nim. Jeśli w dalszym ciągu protokół wydaje się za długi, warto rozważyć przygotowanie także okrojonej jego wersji, zawierającej jedynie podsumowanie wniosków, w ten sposób dając potencjalnemu czytelnikowi wybór co do wersji, po którą sięgnie. Jeśli wiemy, iż w gronie adresatów znajduje się osoba niemówiąca po polsku, przynajmniej wspomniana wersja skrócona powinna zostać opracowana także w języku dla niej zrozumiałym, którym najczęściej będzie oczywiście język angielski.