HR Sygnał: Kto może i powinien poznać treść protokołu?

W uzupełnieniu do ostatniego tekstu o tym, jak przygotować protokół, w niniejszym artykule dzielimy się wskazówkami co do jego adresatów.

Dyrektywa kładzie szczególny nacisk na zasady poufności i ochronę danych osobowych, gwarantując sygnaliście szansę na pozostanie anonimowym. W ramach postępowania wyjaśniającego komisja otrzymuje szereg objętych tajemnicą informacji nie tylko dotyczących sygnalisty, czy potencjalnego sprawcy naruszenia, ale także wielu osób postronnych. Do tego poruszane podczas rozmów tematy ze względu na przedmiot postępowania są z reguły dość intymne i osobiste (relacje interpersonalne, atmosfera w zespole, sytuacje konfliktowe).

Z tych wszystkich powodów, krąg adresatów protokołu (raportu) z posiedzeń komisji, podobnie jak samej skargi, ustalić trzeba zgodnie z zasadą need-to-know.

Poza samą komisją – czy to powołaną ad hoc dla celów przeprowadzenia konkretnego postępowania wyjaśniającego, czy też stale funkcjonującą w organizacji Komisją Etyki, podstawowym ciałem, do którego taki dokument powinien trafić, jest zarząd. Organ ten jest bowiem właściwy do podjęcia decyzji co do planowanych reakcji zaradczych.  Ponosi też odpowiedzialność za ewentualne skutki stwierdzonych nadużyć. Wreszcie, jako najważniejszy podmiot w strukturze organizacji, siłą rzeczy ma największą o niej wiedzę, przez co z najdokładniejszej perspektywy oceni wnioski i twierdzenia zawarte w protokole.

Jeśli w danym przedsiębiorstwie występuje Compliance Officer, również i on powinien mieć świadomość o wynikach posiedzeń. Jego rolą jest bowiem m.in. identyfikacja ryzyk i zagrożeń, oraz proponowanie środków prewencyjnych. Wiedza o stwierdzonych nieprawidłowościach jest mu zatem niezbędna do prawidłowego wykonywania powierzonych mu zadań.

W pozostałym zakresie, każdy przypadek udzielenia dostępu do wyników pracy komisji trzeba oceniać indywidualnie, kierując się koniecznością minimalizacji kręgu odbiorców. Jeśli w danej sytuacji wydaje się to uzasadnione, można, po otrzymaniu stosownych oświadczeń o poufności, tekst protokołu przekazać np. dyrektorowi HR lub osobie zarządzającej daną jednostką organizacyjną (np. jednej z fabryk firmy).

W żadnym wypadku protokołu nie można wysłać samemu sygnaliście. O możliwie stwierdzonych nieprawidłowościach zostanie on poinformowany, acz nie bezpośrednio przez przekazanie protokołu.

Podobnie nie jest właściwą praktyka przekazania protokołu wysłuchiwanym osobom, w celu potwierdzenia, że przedstawione wnioski pokrywają się z treścią składanych przez nich wyjaśnień. Rola świadków polega na przekazaniu komisji wszystkich informacji, które ta może przy dokonywaniu analizy uznać za wartościowe. To właśnie komisja powinna zadbać o to, żeby w protokole znalazły się zapisy odpowiadające ustnym wyjaśnieniom słuchanego, a nie on sam.

Chcąc dochować należytej staranności co do dochowania poufności w stosunku do protokołu, warto zrezygnować także z kilku praktyk, przydatnych przy pracy nad innymi dokumentami. Sporządzający protokół członek komisji nie powinien dawać go do sczytania pod kątem literówek czy oczywistych omyłek pisarskich asystentowi czy stażyście i samemu podjąć ten trud. W przypadku woli jego przekazania w formie papierowej, podobnie osobiście warto dokument ten wydrukować i samemu przekazać do rąk adresata. W przypadku wysyłania protokołu mailem, warto opatrzyć go hasłem, wysyłanym osobnym kanałem, np. za pośrednictwem sms.