HR Sygnał: Kogo wybrać do Komisji i dlaczego?

Unijna dyrektywa o ochronie sygnalistów stawia wymóg wyznaczenia bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału, właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami. Z reguły będzie to kolegialne, wewnątrzzakładowe ciało w postaci komisji lub zespołu. Warto jednak wiedzieć kto i dlaczego powinien znaleźć się w jego składzie.

Postępowania wszczęte na skutek zgłoszeń sygnalistów mogą dotyczyć różnorodnych spraw – od mobbingu, dyskryminacji, po korupcję czy udział w „karuzelach” VAT. Skład komisji wyjaśniającej powinien być przede wszystkim dobierany do przedmiotu sprawy, która ma być badana.

Sposób doboru składu komisji powinien być uregulowany w wewnętrznych politykach, pozwoli to uniknąć chaosu organizacyjnego, gdy pojawi się zgłoszenie niepożądanych zachowań. Warto, aby o liczebności i składzie decydował compliance officer. W przypadku spraw szczególnie istotnych, wybór członków powinien następować po zasięgnięciu opinii członka zarządu sprawującego nadzór nad obszarem, którego dotyczy zgłoszona nieprawidłowość. Warto, aby polityka nie wskazywała sztywnej liczby członków komisji, a widełki. Pozwoli to dopasować liczebność członków do kategorii konkretnej sprawy. Jeśli z procedury będzie wynikało, że komisja liczy 3 członków, a natura sprawy będzie wymagała powołania dodatkowych osób, lub też jeden z członków zrezygnuje w trakcie prac pojawi się problem.

Wśród członków komisji niezmiennie powinien znaleźć się compliance officer lub osoba przez niego wyznaczona – z reguły pracownik działu prawnego lub działu etyki. Dzięki temu compliance officer ma wpływ na wszystkie postępowania, a jednocześnie zachowana zostaje ciągłość oraz integralność prac wszystkich zespołów.

Pozostali członkowie komisji powinni zostać wyznaczeni, przy uwzględnieniu specyfiki konkretnego zgłoszenia. Tytułem przykładu, jeśli określone postępowanie wyjaśniające dotyczy naruszeń z zakresu BHP, w składzie komisji powinien znaleźć się specjalista z tego obszaru. Z kolei w sprawach mających za przedmiot nierówne traktowanie czy naruszenie z zakresu czasu pracy członkiem zespołu do zbadania sprawy właściwy będzie pracownik działu kadr. Jeśli natomiast dane postępowanie dotyczy sprawy szczególnie istotnej z punktu widzenia przedsiębiorstwa, w składzie komisji powinno znaleźć się miejsce również dla członka zarządu nadzorującego obszar działalności, którego dotyczy zgłoszenie.

Z uwagi na konieczność zachowania obiektywizmu i transparentności działań komisji, w jej składzie nie powinien znajdować się bezpośredni przełożony osoby podejrzanej o dokonanie naruszeń. Konsekwencje nieprawidłowości, której dopuścił się podwładny mogłyby dotknąć również przełożonego, więc osoby postronne oraz przede wszystkim sam zgłaszający mogłyby mieć uzasadnione podejrzenie co do bezstronności takiego członka komisji. Również bezpośredni podwładny nie powinien uczestniczyć w sprawach dotyczących jego przełożonych. Warto również, aby wewnętrzne procedury przewidywały obowiązek wyłączenia się osób we wszelkich sprawach, które mogą dotyczyć nawet pośrednio członka komisji lub budzić wątpliwości co do jego bezstronności.

W niektórych sprawach celowe może być powołanie zewnętrznych ekspertów np. prawników, którzy w sposób prawidłowy poprowadzą postępowanie, dbając o wszelkie kwestie prawne, jak chociażby danych osobowych czy poufności. Na taki krok często decydują się pracodawcy którzy nie czują się pewnie w sprawach postępowań wyjaśniających, ale również wtedy gdy chcą podkreślić obiektywizm i bezstronność postępowania wyjaśniającego. Sprawa jest badana przez osoby z zewnątrz, nie posiadające relacji z pracownikami, co pozwala obiektywnie przeprowadzić postępowanie. Zdarza się, że pomocne może być powołanie do komisji psychologa, jeśli przedmiot sprawy jest szczególnie trudny i wzbudzający wiele emocji. W każdej sprawie konieczne jest zastosowanie indywidualnego podejścia do doboru składu komisji.

Po utworzeniu komisji, jej członkowie powinni wybrać ze swojego grona przewodniczącego, do którego zadań należeć będzie sporządzenie planu postępowania, podział zadań pomiędzy członków zespołu, troska o prawidłowość prac komisji oraz zapobieganie przewlekłości postępowania.

Podsumowując, dobór odpowiednich członków zespołu powołanego do zbadania sprawy stanowi niezbędny element prawidłowo działającego systemu whistleblowingu. Trafnie wybrany skład komisji daje gwarancję, że postępowanie wyjaśniające będzie obiektywne i przejrzyste oraz zostanie przeprowadzone w rozsądnym czasie, a także co najważniejsze w zgodzie z prawem i zasadami etyki.