Funduszowe czwartki – pytania i odpowiedzi

Pytanie #55: Na czym polega obowiązek dokonywania przeglądu danych i ich usuwania?

Odpowiedź: Obowiązek dokonywania przeglądu wiąże się bezpośrednio z możliwością przetwarzania jedynie danych niezbędnych do realizacji celów. Dlatego też w przepisy wprowadzono obowiązek dokonywania przeglądu przynajmniej raz w roku. Przegląd danych polega przede wszystkim na fizycznym przejrzeniu akt danego pracownika gromadzonych w związku z funduszem (papierowych czy elektronicznych) i ich usunięciem lub ewentualnie zwrotem dokumentów i danych, których dalsze przetwarzanie jest zbędne. Jeżeli więc na przykład w trakcie przeglądu w aktach znajdować się będą dane zdrowotne pracownika, który nie starał się o świadczenie w związku ze stanem zdrowia lub też dane dotyczą świadczenia, dla którego okres przedawnienia do dochodzenia roszczeń minął, wówczas pracodawca będzie musiał usunąć takie dane.

Usunięcie danych polega zarówno na fizycznym zniszczeniu danych, usunięciu danych z nośników elektronicznych bądź na zanonimizowaniu całkowicie uniemożliwiającym identyfikację osoby, której dane dotyczą.