FAQ – Dyrektywa o ochronie sygnalistów

DYREKTYWA W SPRAWIE OCHRONY OSÓB ZGŁASZAJĄCYCH NARUSZENIA PRAWA UNII W PYTANIACH I ODPOWIEDZIACH

Co to za Dyrektywa i dlaczego tyle się o niej mówi?
Mowa o Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa („Dyrektywa”), która weszła już w życie, a kraje członkowskie (w tym Polska) zobowiązane są do wprowadzenia jej postanowień do krajowego porządku prawnego.

Na jakim etapie jest wdrożenie Dyrektywy do polskiego prawa?
Wdrożenie Dyrektywy powinno nastąpić najpóźniej do 17 grudnia 2021 r. Pracami w tym zakresie zajmuje się Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii.

Na chwilę obecną brak jest jakiegokolwiek projektu ustawy implementującej Dyrektywę. Przypuszczamy, że wdrożenie jej do polskiego porządku prawnego nastąpi raczej w ostatniej chwili, tj. 17 grudnia 2021 r. lub chwilę przed (choć nie możemy wykluczyć, że proces ten potrwa krócej).

Aktualny stan prac mogą Państwo śledzić tutaj.

Czy nowe obowiązki związane z ochroną sygnalistów obejmą każdego pracodawcę?
Nowe obowiązki związane z ochroną sygnalistów, co do zasady, będą obejmować wszystkich pracodawców, zarówno pracodawców z sektora prywatnego, jak i publicznego. W drodze wyjątku, państwa członkowskie mogą zwolnić z tego obowiązku małych pracodawców, czyli zatrudniających mniej niż 50 pracowników. Istnieje duża szansa, że tak właśnie będzie w Polsce.

Najwięksi pracodawcy, czyli zatrudniający powyżej 249 pracowników, będą zobowiązani do wprowadzenia procedur zgłaszania nieprawidłowości do 17 grudnia 2021 r. Natomiast pracodawcy zatrudniający od 50 do 249 pracowników – na zasadzie wyjątku – będą musieli wykonać ten obowiązek do 17 grudnia 2023 r. (chyba, że inaczej postanowi polski ustawodawca).

Warto jednak, aby każdy pracodawca, nawet zatrudniający mniej niż 50 pracowników, rozważył wprowadzenie odpowiednich procedur zgłaszania nieprawidłowości. Dlaczego? Więcej dowiedzą się Państwo tutaj.

Kogo chroni Dyrektywa?
Zakres podmiotowy obowiązywania Dyrektywy jest bardzo szeroki. Ma ona chronić w zasadzie wszystkich zatrudnionych, niezależnie od podstawy stosunku prawnego łączącego ich z pracodawcą. Ochrona dotyczy więc przede wszystkim pracowników, ale również kontraktorów (zatrudnionych na zasadzie B2B), akcjonariuszy lub wspólników czy wolontariuszy i stażystów.
Dodatkowo, z ochrony przewidzianej przepisami Dyrektywy mają również korzystać kandydaci do zatrudnienia, jak i osoby, które zakończyły już współpracę z podmiotem, który je zatrudniał.

Jakie są warunki udzielenia ochrony sygnalistom?
Dyrektywa gwarantuje ochronę sygnalistom, jeżeli dokonując zgłoszenia:

1. mieli uzasadnione podstawy by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są w tym momencie prawdziwe;
2. zgłaszane naruszenie objęte jest zakresem przedmiotowym Dyrektywy; oraz
3. zgłoszenie zostało dokonane z zachowaniem odpowiedniej procedury.

Wydaje się, że zakres zgłoszeń powinien zostać rozszerzony przez naszego ustawodawcę, tak aby wyraźnie objąć nim także kwestie związane nie tylko z mobbingiem, dyskryminacją czy molestowaniem, ale także z łapownictwem.
Ochrona nie będzie dotyczyć zatrudnionych z branż wyłączonych z zakresu zastosowania Dyrektywy, jak np. bezpieczeństwo narodowe.

Czy sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości również poza swoją organizację?
Tak, Dyrektywa przewiduje trzy formy zgłaszania nieprawidłowości:

1. zgłoszenia wewnętrzne, które mogą być kierowane do osób zajmujących się ich przyjmowaniem wewnątrz organizacji;
2. zgłoszenia zewnętrzne, które mogą być kierowane do właściwych organów państwowych zajmujących się danym zagadnieniem, np. UOKiK, KNF, PIP, CBA; oraz
3. zgłoszenia publiczne, które mogą być kierowane do innych podmiotów, czyli w praktyce do mediów.

Dyrektywa przewiduje jednak, aby sygnaliści w pierwszej kolejności zgłaszali nieprawidłowości kanałami wewnętrznymi. Dopiero w drodze odstępstwa mogą korzystać z kanałów zewnętrznych. Zgłoszenia publiczne powinny być dokonywane wyjątkowo, gdy skorzystanie z kanałów wewnętrznych i zewnętrznych nie przyniosło rezultatów albo sprawa jest bardzo poważna.

Jakie nieprawidłowości można zgłaszać?
Dyrektywie podlegają jedynie zgłoszenia dotyczące konkretnych, zdefiniowanych w niej obszarów. Są to w szczególności, ale nie tylko: (i) zamówienia publiczne; (ii) usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; (iii) ochrona konsumentów, (iv) ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych.

Warto zauważyć, że na tej liście nie ma wprost przewidzianych kwestii związanych z mobbingiem, dyskryminacją, molestowaniem czy łapownictwem. Jeżeli polskie przepisy nie rozszerzą tego katalogu, to i tak zachęcamy Państwa do objęcia swoimi procedurami także tych nieprawidłowości.

Jakie są najważniejsze obowiązki pracodawców dotyczące ochrony sygnalistów?
Przede wszystkim pracodawcy powinny wdrożyć kanały dokonywania zgłoszeń wewnętrznych zapewniających bezpieczeństwo i anonimowość i zachęcać do korzystania
z nich przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego. Powinni również zakazać i stanowczo piętnować wszelkie przejawy działań odwetowych na osobach dokonujących zgłoszenia.

W celu wspierania realizacji tych obowiązków pracodawcy powinni prowadzić politykę edukacyjną i dialog społeczny z przedstawicielami pracowników i związków zawodowych.

Rekomendujemy wprowadzenie aktów o charakterze wewnętrznym regulujących status sygnalistów (jak polityki, kodeksy etyczne). Warto już teraz rozważyć powołanie organu lub osób odpowiedzialnych za rozpatrywanie zgłoszeń i prowadzenie ogólnego nadzoru nad whistleblowingiem np. Compliance Officera.

Jak należy wdrożyć wewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń?
Takie kanały może utworzyć sam pracodawca, albo powierzyć to zadanie podmiotowi trzeciemu na zasadzie outsourcing’u.

Podmioty prawne w sektorze prywatnym zatrudniające od 50 do 249 pracowników mogą dzielić się zasobami w zakresie przyjmowania zgłoszeń i wszelkich prowadzonych postępowań wyjaśniających, wzajemnie współpracując. To może okazać się bardzo korzystnym rozwiązaniem dla grup kapitałowych składających się z szeregu niezbyt dużych spółek, które będą mogły wspólnie prowadzić sprawy dotyczące zgłoszeń nieprawidłowości.

Kancelarie zrzeszone w sieci Littler, w tym PCS Paruch Chruściel Schiffter | Littler Global współpracują z WhistleB (dostawcą takich rozwiązań) w celu odciążenia przedsiębiorstw od konieczności tworzenia własnego systemu dokonywania zgłoszeń.

Czy posiadając wewnętrzne procedury AML lub wynikające z przepisów sektorowych pracodawca jest wolny od nowych obowiązków?
Nie, posiadanie regulacji w tym zakresie nie zwalnia z obowiązku wprowadzenia procedury zgodnej z minimum wymagań przewidzianych przez Dyrektywę. W niektórych sektorach, np. bankowym, już dziś funkcjonują przepisy szczególne przewidujące pewien zakres ochrony sygnalistów, jednak nie jest on tak szeroki jak ten gwarantowany przez Dyrektywę. Konieczne więc będzie zweryfikowanie obecnych procedur i dostosowanie ich do nowych przepisów.

Czy za brak wdrożenia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń na pracodawców można będzie nałożyć karę?
Dyrektywa nie przewiduje wprost żadnych sankcji za brak realizacji tego obowiązku. Niemniej jednak Dyrektywa nakłada na państwa członkowskie obowiązek, aby ustanowiły skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje stosowane wobec osób fizycznych lub prawnych, które m.in. utrudniają lub usiłują utrudniać dokonywanie zgłoszeń. Brak wprowadzenia stosownych kanałów zgłoszeń przez pracodawcę może być zatem uznany za utrudnianie dokonywania zgłoszeń i podlegać sankcjom.

Niezależnie od tego, uważamy, że skuteczny system dokonywania zgłoszeń to nie tylko obowiązek, ale przede wszystkim szansa dla pracodawców. Gwarantuje wymierne korzyści, m.in. finansowe, wizerunkowe czy organizacyjne. Dlatego warto patrzeć na jego wdrożenie nie jako na realizację obowiązku wynikającego z przepisów, ale jako na efektywny mechanizm zabezpieczający interesy pracodawcy.

Jakie w praktyce są najczęściej popełniane błędy w procedurach mających chronić sygnalistów?
Często zdarza się, że obowiązujące procedury są niedostosowane do charakteru i typu organizacji, której dotyczą, np. przewidują zgłaszanie naruszeń za pomocą służbowego e-maila, podczas gdy 70% załogi to pracownicy produkcji, którzy nie mają dostępu do służbowej poczty e-mail.

Zdarza nam się trafić na procedury napisane skomplikowanym, prawniczym językiem, co w praktyce uniemożliwia zrozumienie takich zapisów „zwykłemu” pracownikowi. Prowadzi to do tego, że procedury istnieją jedynie na papierze i nie są stosowane w praktyce. Pamiętajmy, aby pisać prosto i krótko.

Dużym problemem jest również kultura organizacji w zakresie traktowania osób zgłaszających nieprawidłowości, które utożsamiane są z donosicielami. Warto zadbać o odpowiednią edukację załogi, np. poprzez cykliczne szkolenia, i uświadomiła jak ważne i potrzebne jest zgłaszanie każdej nieprawidłowości.

Na koniec, aby procedura whistleblowingowa funkcjonowała, koniecznym jest, aby na każde zgłoszenie była reakcja ze strony pracodawcy. Poczynając od krótkiego potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia niezwłocznie po jego otrzymaniu, poprzez wszczęcie postępowania i zakomunikowanie jego wyników wszystkim stronom. Potencjalni sygnaliści muszą mieć pewność, że ich zgłoszenie nie pozostanie bez rozpoznania.

DYREKTYWA O OCHRONIE SYGNALSITÓW W INNYCH JURSYDYKCJACH:

NIEMCY: FAQ – Dyrektywa o ochronie sygnalistów – VANGARD.