Czy Pracodawca może zorganizować wigilię służbową?

W tym roku organizacja wigilii służbowych jest nie tylko problemem natury organizacyjnej, ale także (a może przede wszystkim) prawnej. Nie do końca wiadomo czy można to zrobić, nie łamiąc przepisów prawa, a jeśli można – to jak?

Jakie są ogólne ograniczenia związane z organizacją spotkań integracyjnych o charakterze wigilii służbowej?

Praca zdalna, telekonferencje i przeniesienie spotkań biznesowych do sieci stało się standardem. Nie chodzi przy tym wyłącznie o ułatwienia logistyczne. W kolejnych przepisach pojawia się szereg ograniczeń, w tym m.in. zakaz zgromadzeń, obowiązek zasłaniania ust i nosa oraz konieczność zachowania dystansu społecznego, które w praktyce istotnie ograniczają możliwość bieżącego kontaktu.

Czy przepisy przewidują jakieś odstępstwa od ogólnych zasad nakładających takie zakazy?

Wyjątek od zakazu zgromadzeń dotyczy odbywania spotkań lub zebrań służbowych i zawodowych.

Również obowiązek zakrywania ust i nosa w zakładzie pracy nie ma charakteru bezwzględnego. Pracodawca może zdecydować o uchyleniu tego obowiązku w całości lub części zakładu.

Czy wigilia służbowa może zostać uznana za spotkanie lub zebranie służbowe lub zawodowe?

Naszym zdaniem jak najbardziej tak.

Przemawia za tym po pierwsze cel działania pracownika (czy miał on służbowy, czy też wyłącznie prywatny charakter) oraz aspekt miejscowy, czasowy i funkcjonalny. O miejscowym i czasowym związku decydować będzie możliwość powiązania danego przedsięwzięcia ze sferą interesów pracodawcy. Związek miejscowy zdarzenia z pracą polega m.in. na tym, że zdarzenie następuje w miejscu, które jest miejscem wykonywania czynności służbowych (z reguły zakład pracy). Związek funkcjonalny nie jest natomiast pojęciem wymiernym i obiektywnym, lecz leży raczej w sferze psychiki pracownika. Związek ten zostaje zerwany, gdy całokształt działań i zachowań pracownika sugeruje, że zamierza on realizować cele niezwiązane z zatrudnieniem.

Już sama nazwa wigilii służbowej wskazuje na jej „pracowniczy” charakter. Celem pracownika w niej uczestniczącego jest niewątpliwie pewnego rodzaju odpoczynek od pracy, jednak ściśle z nią związany i zdecydowanie nie w pełni prywatny. Wspomniane wydarzenie, zwane również spotkaniem opłatkowym, odbywa się bardzo często w ostatnich godzinach pracy lub zaraz po jej zakończeniu, w większości przypadków właśnie w zakładzie pracy. Nie sposób zaprzeczyć też, że integracyjny charakter tego spotkania jest zbieżny z interesami pracodawcy i wprost związany z zatrudnieniem – to właśnie spotkania opłatkowe są okazją do podziękowania za wspólną, całoroczną pracę, złożenia życzeń i przedstawienia planów na następny rok, nierzadko również podsumowania działań firmy i wyróżnienia pracowników, którzy w mijającym roku szczególnie przyczynili się do rozwoju firmy. To także okazja do wyciągania wniosków ze wspólnie przeprowadzonych przedsięwzięć, budowania wspomnień i wzmacnianie relacji między pracownikami. Całokształt okoliczności wskazuje więc na możliwość uznania wigilii służbowej za wydarzenia wyłączone z ogólnego zakazu.

Czy podczas wigilii służbowej, pracownicy będą zmuszeni zachowywać odstęp i zasłaniać usta i nos?

Przepis nakładający obowiązek zakrywania ust i nosa w zakładzie pracy pozwala pracodawcy na podjęcie decyzji o jego uchyleniu i zniesieniu ogólnego zakazu w swoim zakładzie pracy. Jeśli pracodawca ma uzasadnione powody (np. wynikające ze specyfiki pracy lub małej liczby pracowników), by uznać, że ryzyko zakażenia nie jest zbyt duże, ma prawo znieść taki obowiązek.

Co więcej, warto zauważyć, że wszelkie normy przewidujące inne niż komentowany tu wyjątek dotyczący organizacji zgromadzeń, wprost wskazują na maksymalną ilość uczestników, konieczność zachowania między nimi odległości co najmniej 1,5 m oraz do zakrywania ust i nosa. Takich obowiązków ustawodawca nie wprowadził wyraźnie w kontekście spotkań i zebrań o służbowym lub zawodowym charakterze, a ze względu na ograniczający w prawach charakter takich przepisów, zasadniczo nie powinno się stosować ich na zasadzie analogii do przypadków, w których nie zostały one przewidziane.

Co doradzamy?

Podsumowując, przedstawiamy możliwą przychylną interpretację przepisów, dopuszczającą organizowanie spotkań wigilijnych. Jednocześnie apelujemy o zachowanie daleko idącej ostrożności i kierowanie się zdroworozsądkowym podejściem.