Brak wiary w skuteczność zgłaszania naruszeń jest jednym z głównych czynników zniechęcających potencjalnych sygnalistów. Dlatego tak ważne jest, aby na każde zgłoszenie, nawet pozornie nieistotne, odpowiednio zareagować. Podczas rozpatrywania zgłoszenia i możliwego nadużycia nim objętego trzeba umiejętnie podejść do kwestii gromadzonych materiałów – tak, aby później można było wykorzystać je jako dowody w sprawie (także, jeśli będzie taka konieczność, na drodze postępowania sądowego).
Osoba otrzymująca zgłoszenie, np. Compliance Officer, w pierwszej kolejności powinna poddać je wstępnej ocenie, mającej na celu wskazanie głównych ryzyk związanych z zarzucanym nadużyciem dla organizacji. Kolejne kroki będą zależały od rodzaju zgłoszonego naruszenia, zakresu przekazanych informacji czy osób, wskazanych jako sprawcy lub ofiary naruszenia. Jeśli zgłoszenie zawiera jego nadawcę, przed przekazaniem sprawy do dalszego rozpoznania należy zapewnić mu anonimowość. W tym celu warto w korespondencji z zaangażowanymi w rozpoznanie sprawy osobami nadać projektowi specjalną nazwę (np. Projekt Błękitne Niebo, a nie Sprawa A. Kowalskiego).
Przy merytorycznej weryfikacji zgłoszenia dobrym rozwiązaniem jest wydzielenie bloków tematycznych występujących w ramach danej nieprawidłowości (o ile oczywiście zgłoszenie porusza kilka aspektów), np. mobbing, defraudacja firmowych pieniędzy oraz praca cudzoziemców bez wymaganego zezwolenia. Kierując się zasadą need-to-know, do każdego z tak wyodrębnionych bloków należy następnie wyznaczyć osobną listę koniecznych do zaangażowania osób (wiedzę na temat ewentualnego mobbingu mogą posiadać menadżerowie czy dział HR, natomiast o kwestie defraudacji warto pytać w księgowości czy dziale sprzedaży) i przekazywać im informacje jedynie w zakresie ich specjalizacji.
W żadnym wypadku nie należy lekceważyć zgłoszenia, choć może się zdarzyć tak, że te zostanie skierowane w złej wierze, np. jako wyraz buntu pracownika przeciwko niekorzystnym dla niego politykom awansów czy po przeprowadzonej z nim rozmowie dyscyplinującej. W interesie pracodawcy jest jednak sumienne zweryfikowanie każdego zgłoszenia, bowiem koszty przeznaczone na rozpatrywanie tych fałszywych mogą okazać się nieproporcjonalnie małe do tych związanych ze zignorowaniem któregokolwiek prawdziwego, które przez brak reakcji wewnętrznej ujrzy światło dzienne. Dodatkowo, czasem prawda jest znacznie bardziej skomplikowana niż by się mogło wydawać i powierzchowna lektura zgłoszenia może nie wystarczyć do jej poznania.
W kontekście zabezpieczenia dowodów należy pamiętać przede wszystkim o zasadach kontroli aktywności pracowników, głównie związanych z tajemnicą korespondencji. Jeśli pracodawca stosuje monitoring poczty pracowników, może skorzystać ze służbowej korespondencji jako dowodu w sprawie, choć nie może zapominać o ograniczeniach w tym zakresie. Dostęp do wiadomości mailowych pracownika oznacza bowiem przetwarzanie nie tylko jego danych osobowych, ale także wszystkich jego rozmówców. RODO pozwala na to pracodawcy m.in. ze względu na konieczność wypełniania obowiązków i wykonywania szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy oraz w razie niezbędności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Ale te podstawy pracodawca będzie musiał wykazać. Niezależnie od tego, pracodawca może stosować monitoring poczty elektronicznej tylko w razie uprzedniego poinformowania pracownika o tym fakcie.
Coraz częściej zdarza się, że naruszenie dotyczy aktywności pracownika w sieci, np. w mediach społecznościowych. W razie otrzymania zgłoszenia o takiej nieakceptowalnej z perspektywy wartości pracodawcy aktywności należy upewnić się, że zostanie po niej odpowiedni ślad. Choć mówi się, że w Internecie nic nie ginie, w razie usunięcia przez pracownika obraźliwego postu lub komentarza, bronienie przed sądem podstaw rozwiązania przez pracodawcę stosunku pracy może okazać się nie lada wyzwaniem. Z tego powodu warto notarialnie zabezpieczyć takie dowody, sporządzając protokół otwarcia strony internetowej, na której widnieje przedmiotowy wpis. Jako środek prewencyjny, naszym Klientom rekomendujemy wprowadzenie wewnętrznych regulacji (polityk) regulujących zasady korzystania z mediów społecznościowych.
Wreszcie, nie można doprowadzić do tego, aby rozpatrywanie danej nieprawidłowości (i sama wiadomość o niej) stała się zakładową plotką. Wartość dowodowa zeznań świadków, którzy wielokrotnie dzielili się ze sobą wiedzą, którą później będą mieli przekazać Komisji, radykalnie spada. Ze względu na to w procesie weryfikacji zgłoszenia i zabezpieczenia dowodów trzeba dochowywać najwyższych standardów poufności i bezpieczeństwa informacji.
