Miesiąc: sierpień 2021

Pracownik, który bez usprawiedliwienia nie poddaje się badaniom kontrolnym, uniemożliwia realizację świadczenia pracy. To jednoznacznie kwalifikowane jest jako występowanie przeciwko obowiązkowi o charakterze podstawowym i może być przyczyną zwolnienia dyscyplinarnego – r. pr. Paweł Sych komentuje dla Rzeczpospolita.

Artykuł dostępny jest tutaj.

Wykonanie dzieła przybiera najczęściej postać wytworzenia rzeczy, lecz może także polegać na dokonaniu zmian w rzeczy już istniejącej, jej naprawieniu, przerobieniu lub uzupełnieniu albo na rozbudowie rzeczy, połączeniu z innymi rzeczami lub dodaniu części składowych. W związku z tym umowa o naprawę samochodu również może być kwalifikowana jako umowa o dzieło –  r. pr. Łukasz Chruściel komentuje dla Rzeczpospolitej.

Artykuł dostępny jest tutaj.

Zasady outsourcingu pracowniczego to wciąż pole minowe.  Praca tymczasowa, zatrudnienie zewnętrzne, czy umowa o świadczenie usług. – r. pr. Sławomir Paruch komentuje dla Dziennika Gazety Prawnej.

Artykuł dostępny tutaj.

Prawidłową reakcją na każde zgłoszenie nieprawidłowości powinno być powołanie komisji wyjaśniającej i przeprowadzenie przez nią postępowania wyjaśniającego. Sposób prac komisji będzie różny, zależnie od naruszeń wskazanych w treści zgłoszenia. Inne dowody będą przeprowadzane w przypadku zarzutów dotyczących oszustw podatkowych (np. faktury), a inne w przypadku mobbingu (np. korespondencja mailowa). Zawsze jednak podstawowe znaczenie będą miały dowody z zeznań świadków. Żeby jednak okazały się przydatne, trzeba wiedzieć, kogo, o co i jak pytać.

Przebieg rozmów w ramach prac komisji trzeba dobrze zaplanować. Najpierw należy ustalić krąg osób mogących mieć wiedzę na dany temat. Jeśli zgłoszenie obejmuje kilka naruszeń i wiadomo, że jego rozpoznanie będzie czasochłonne, warto podzielić je na tematyczne bloki i prowadzić pracę odrębnie dla każdego z nich. Inne osoby będą miały wiedzę na temat naruszeń finansowych – dział księgowości czy sprzedaży, a inne na temat naruszeń praw pracowniczych – dział kadr czy HR.

Bezwzględnie konieczne jest wysłuchanie sygnalisty oraz osób, którym ten przypisuje odpowiedzialność za dane naruszenie. Oprócz tego ważny głos zabiorą też bezpośredni przełożony tych osób oraz ich stali współpracownicy. Zawsze warto zasięgnąć także opinii osoby z innego działu, acz współpracującej z ofiarą lub sprawcą, ze względu na obiektywne spojrzenie na sytuację.

Po ustaleniu listy świadków należy sporządzić harmonogram rozmów, uwzględniający ich dostępność. Wybierając popularny obecnie model prowadzenia wysłuchań w formie zdalnej dobrym rozwiązaniem jest stworzenie osobnego spotkania z każdą słuchaną osobą. Jest to istotne, aby nie dopuścić do sytuacji, że do trwającego wysłuchania dołączy kolejna osoba, która będzie słuchana na podobne okoliczności.

Warto odpowiednio oszacować czas, który trzeba przeznaczyć na każdą rozmowę – spotkania z osobami bardziej w sprawę zaangażowanymi (domniemany sprawca lub ofiara) naturalnie trwają dłużej (nieraz powyżej godziny), natomiast wysłuchanie świadków pośrednich powinno zamknąć się w 30-40 minutach. Nie można zapominać, że dla większości świadków posiedzenie komisji jest jedynie jednym z wielu spotkań danego dnia, dlatego bardzo ważna jest punktualność i trzymanie się wyznaczonych ram czasowych, a o każdym możliwym opóźnieniu (np. spowodowanym przeciągającym się wysłuchaniem innej osoby) wypada niezwłocznie zainteresowanego informować.

Absolutnym minimum przygotowania do wysłuchań jest sporządzenie listy pytań. Oczywiście nie sposób zaplanować wysłuchania w 100%, dlatego listę należy przygotować dość elastycznie. Formułując pytania cały czas trzeba mieć na względzie obowiązek zachowania poufności – zarówno o możliwym naruszeniu, jak i o osobie sygnalisty. Pytania nie mogą więc tych informacji zdradzać – imię sygnalisty lub hasło „mobbing” czy „fałszerstwo” nie może pojawiać się w każdym pytaniu.

Podczas wysłuchiwania trzeba uważnie słuchać świadka, dopytując o te kwestie, które z perspektywy prowadzonego postępowania wydają się istotne, a które z jakichś powodów nie zostały zawarte w pierwotnej liście pytań. Kolejnym wymogiem jest umiejętne zadawanie pytań, wyłapywanie możliwych nieścisłości czy błędów logicznych i robienie z nich użytku. Gdy świadek mówi o jakimś doniosłym fakcie warto upewnić się, że aby na pewno rozumie je w ten sam sposób, co komisja. W tym celu warto dopytywać i prosić o wyjaśnienie kwestii wymagających dodatkowego komentarza.

Poza samą treścią pytań istotny jest też sposób, w jaki te będą zadawane. W żadnym wypadku nie można okazywać stosunku do otrzymywanych treści, każdorazowo pozostając obiektywnym i profesjonalnym. Fakt, iż 3 osoby z rzędu potwierdziły pewien fakt nie musi oznaczać, że czwarta osoba mu zaprzeczająca kłamie.

Wreszcie, nie można dążyć do poznania prawdy za wszelką cenę. Jeśli z reakcji wysłuchiwanej osoby jasno wynika, że dana kwestia jest dla niej szczególnie wrażliwa, a nie ma ona kluczowego znaczenia dla sprawy, można zrezygnować z dalszego dopytywania, zwłaszcza kiedy stan emocjonalny tej osoby będzie tego wymagał.

Brak umowy na piśmie albo brak zgłoszenia do ZUS nie wyłączają objęcia ubezpieczeniami społecznymi. Jeżeli zatem pracownik został zatrudniony na czarno, może wystąpić do ZUS o dane świadczenie, np. zasiłek chorobowy. ZUS będzie musiał ustalić, czy rzeczywiście doszło do zawarcia stosunku pracy. – r. pr. Łukasz Chruściel komentuje dla Dziennika Gazety Prawnej.

Artykuł: tutaj.

Otrzymywanie poleceń służbowych online przez całą dobę może doprowadzić do rozstroju zdrowia pracownika i zakończyć się obowiązkiem zapłaty mu zadośćuczynienia. We Francji, gdzie jest ustawowe prawo do bycia offline, blokuje się już serwery, wstrzymując wysyłkę poczty do kolejnego, roboczego dnia. W Polsce pracodawcy również powinni zadbać o odpowiednie ramy komunikacji – r. pr. Karolina Kanclerz oraz Kamil Nazimek komentują dla Dziennika Gazety Prawnej.

Artykuł: tutaj.

Cudzoziemiec przyjeżdżający do Polski na negocjacje tylko w niektórych przypadkach nie będzie potrzebował tego dokumentu. Przepisy są jednak na tyle niejasne, że wymagają pilnej zmiany. – adw. Karolina Schiffter oraz Oskar Kwiatkowski komentują dla Dziennika Gazety Prawnej.

Artykuł tutaj.

Pisaliśmy już o związku whistleblowingu z ochroną danych osobowych. Zagadnieniem zbliżonym jest kwestia korzystania z monitoringu w sprawie sygnalistów i relacja zasad rządzących jego stosowaniem do tych, jakie stawiają przepisy kodeksu pracy i RODO. W tym zakresie jest bowiem wiele kwestii wymagających wyjaśnienia.

Na wstępie wyróżnić trzeba dwa rodzaje monitoringu – wizyjny,  polegający na wykorzystaniu kamer w zakładzie pracy, oraz monitoring poczty elektronicznej, przez który należy rozumieć  także wszelkie inne formy weryfikacji aktywności pracownika na służbowym sprzęcie i w sieci. Obie z tych form będą relewantne z perspektywy ochrony sygnalistów.

Podstawową wątpliwością jest to, czy pracodawca może wykorzystać informacje zdobyte dzięki stosowaniu monitoringu w celu weryfikacji prawdziwości zarzutów objętych treścią zgłoszenia, tj. jako dowód w postępowaniu wyjaśniającym. Zarówno film z kamery zakładowej jak i wydruk z aktywności pracownika na służbowym sprzęcie mogą zostać w tym celu wykorzystane, jednak tylko pod pewnymi warunkami. Podstawowym jest zgodność celów z tymi stawianymi przez RODO i kodeks pracy.

Zgodnie z  RODO cel wprowadzenia monitoringu powinien być konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony. Pracodawca zobowiązany jest zareagować i rozpoznać każdy zarzut nieprawidłowości. Konieczność wypełniania tego obowiązku i wykonywania szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy pozwala mu na przetwarzanie nawet szczególnych kategorii danych osobowych. Tą okoliczność należy więc wskazać jako podstawę przetwarzania danych osobowych zawartych odpowiednio na nagraniu lub w materiałach pozyskanych z innych form monitoringu mających związek ze zgłoszeniem (ofiary, sprawcy czy świadków).

Słownik języka polskiego każe rozumieć monitoring jako stałą obserwację i kontrolę procesów lub zjawisk lub stały nadzór nad jakimś obiektem chronionym. Przekładając tą definicję na grunt prawa pracy procesami właściwymi będą te związane z wykonywaniem pracy, a obiektem chronionym – zakład pracy. Tak rozumiany monitoring jest przez prawo dopuszczalny, a pracodawca w ramach swojej kompetencji do organizacji pracy i zarządzania przedsiębiorstwem jest uprawniony do jego stosowania. Pracownicy znajdują się w relacji z pracodawcą w stosunku podporządkowania, z którego wynika prawo ich kontrolowania. Pracodawca odpowiada też za skutki możliwych naruszeń, przez co naturalnym jest jego chęć dążenia do ich unikania i minimalizacji (na co pozwolić może właśnie monitoring). Co więcej, Dyrektywa nakłada na niego szczególne obowiązki w związku z ochroną sygnalistów. W celu ich realizacji, a zatem w celu przestrzegania prawa i zapewnienia stanu zgodnego z jego literą, pracodawca ma prawo (a gdy jest to niezbędne do realizacji takiego celu – wręcz obowiązek) wdrożyć odpowiednią infrastrukturę i stosować monitoring w formie dostosowanej do potrzeb jego organizacji. Warunkiem koniecznym legalności takiego działania jest zgodność celu stosowania danej formy monitoringu z prawem. Do tego dochodzi jeszcze obowiązek ochrony pozostałych wartości, wszak ochrona interesu i konieczność realizacji obowiązków pracodawcy nie ma charakteru bezwzględnego. Trzeba więc pamiętać o tajemnicy korespondencji pracownika oraz dobrach osobistych – jego oraz innych osób, np. jego rozmówców. W związku z tym stoimy na stanowisku, że przy zachowaniu powyższych zasad, wykorzystanie informacji uzyskanych z monitoringu (np. zapisu z kamery) jest dopuszczalne do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego (w niezbędnym zakresie) spowodowanego zgłoszeniem sygnalisty, pomimo iż cel ten nie wynika wprost z kodeksu pracy. W przeciwnym razie pracodawca nie mógłby w pełni zrealizować swoich obowiązków w tym zakresie, co prowadziłoby do absurdów, w których musiałby udawać brak wiedzy na temat ujawnionych okoliczności, mimo iż byłby w posiadaniu materiałów dotyczących zdarzenia.

Uczulamy jednak, że przed wdrożeniem jakiejkolwiek formy monitoringu należy o tym fakcie pracowników poinformować, a cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu odpowiednio uregulować (co może wymagać współdziałania ze stroną związkową). Informacji nie można przekazać już po fakcie, a ewentualne pozyskanie i wykorzystanie dowodów zdobytych bez zrealizowania obowiązku informacyjnego będzie naruszał przepisy o ochronie danych osobowych.

Pracodawcy mogą widzieć jeszcze jedną potencjalną drogę wykorzystania monitoringu w kontekście sygnalistów – mianowicie jako sposób ustalenia osoby, która dokonała zgłoszenia. Choć faktycznie możliwym może być przykładowo wskazanie na podstawie nagrania z kamer pracownika, który wrzucił pismo do skrzynki na zgłoszenia, to taka praktyka jest jednak niedopuszczalna. Po pierwsze, jest całkowicie niezgodna z celami, dla których monitoring może być ustanowiony. Ponadto pozbawia też sygnalistów zagwarantowanej im w Dyrektywie anonimowości, tym samym odstraszając ich od informowania o nieprawidłowościach, czyli niwecząc whistleblowingowe idee. Wreszcie, rodzi uzasadnione podejrzenia o chęć podjęcia wobec takich osób działań odwetowych, przed którymi również Dyrektywa udziela specjalnej ochrony.

Stosowanie monitoringu w sprawach związanych z ochroną sygnalistów jest zatem możliwe, acz obarczone szeregiem reguł. Należy pamiętać o celowości działania i jego granicach. Monitoring powinien wspierać procedury whistleblowingowe udzielając sygnalistom szerszej ochrony, a nie stanowić narzędzie do ich sankcjonowania.