#HRwChmurze: Praca zdalna w kodeksie? Jest projekt!

Praca zdalna, bez niej ciężko byłoby sobie wyobrazić funkcjonowanie wielu firm zarówno w dobie pandemii, jak i ogólnie w XXI wieku. Od lat postulowano jej odgórne uregulowanie, jednak dopiero epidemia koronawirusa skłoniła ustawodawcę do tego kroku. Po namiastce przepisów w tarczach antykryzysowych, w końcu praca zdalna doczeka się swojej regulacji w kodeksie pracy.

Projekt został niedawno przekazany partnerom społecznym do konsultacji. Poniżej przedstawiamy jego wstępne założenia.

1.Uchylenie przepisów o telepracy

Projekt ustawy zakłada uregulowanie pracy zdalnej w kodeksie pracy, przy czym jednocześnie uchyla dotychczas obowiązujące przepisy o telepracy. Rezultatem tego będzie utrata ustawowej podstawy dla dotychczas zawieranych porozumień określających warunki jej stosowania. Dodatkowo projektowane przepisy zawierają regulację przewidującą możliwość zawarcia tożsamego porozumienia określającego warunki pracy zdalnej.

2. Definicja pracy zdalnej

Za pracę zdalną uznawana będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy lub innym stałym miejscem świadczenia pracy (wskazanym w umowie o pracę lub przez pracodawcę), z wykorzystaniem w szczególności środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

3. Uzgodnienie wykonywania pracy w formie zdalnej

Strony umowy o pracę będą mogły uzgodnić, że praca będzie świadczona w formie zdalnej zarówno w momencie zawierania umowy o pracę, jak również w trakcie zatrudnienia. Pracownik będzie miał możliwość złożenia wniosku o zmianę trybu świadczenia pracy na zdalny w formie pisemnej lub elektronicznej.

Przepisy przewidują także sytuację, w których pracodawca będzie zobowiązany taki wniosek uwzględnić, a jedynym wyjątkiem będą sytuacje w których wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracownikami, których wniosek będzie musiał zostać uwzględniony będą pracownicy wychowujący dziecko do lat 3 oraz rodzice dzieci niepełnosprawnych czy wymagających dodatkowej troski, również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia.

Również pracodawcy będą mieć możliwość wystąpienia z inicjatywą wykonywania przez pracownika pracy w trybie zdalnym, a ponadto, w określonych przypadkach – wydania polecenia jej wykonywania (w sytuacji wprowadzenia stanu nadzwyczajnego czy stanu epidemii lub jeżeli jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy). To jednak pod warunkiem, że wcześniej pracownik oświadczy (w formie papierowej lub elektronicznej), że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Projektowana zmiana przewiduje ochronę pracowników, który nie zgodzili się na zainicjowane przez pracodawcę świadczenie pracy zdalnej oraz tych, którzy zaprzestali jej wykonywania w trybie zdalnym w sposób zgodny z przepisami. Okoliczności te nie będą mogły stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy.

4. Ustalenie zasad wykonywania pracy zdalnej

Podobnie jak w przypadku istniejącej obecnie telepracy, zasady wykonywania pracy zdalnej ustalane będą przez pracodawcę w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (wszystkimi lub w przypadku braku takiej możliwości, z reprezentatywnymi).

Projektowane przepisy przewidują również możliwość samodzielnego ustalenia przez pracodawcę warunków wykonywania pracy zdalnej w regulaminie. Uprawnienie to będzie przysługiwać, jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia w terminie 30 dni od przedstawienia przez pracodawcę jego projektu. Pracodawca będzie jednak zobowiązany uwzględnić dokonane ze związkami zawodowymi ustalenia.

U pracodawców, u których nie działają organizacje związkowe, pracodawca będzie musiał skonsultować treść regulaminu z przedstawicielami pracowników wybranymi w tym celu.

Brak porozumienia lub regulaminu nie będzie jednak kategorycznie stanowić przeszkody w wykonywaniu pracy zdalnej. W takiej sytuacji, zasady pracy zdalnej mogą być ustalane odpowiednio w poleceniu albo w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.

5. Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

Projekt przewiduje możliwość wystąpienia, zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę, z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej, złożonym w terminie 3 miesięcy od dnia jej podjęcia. W następstwie złożenia wniosku, strony mogą ustalić termin powrotu do wykonywania pracy w formie stacjonarnej, który nie może przypadać w okresie dłuższym niż 30 dni od jego otrzymania. Po upływie tego terminu, przywrócenie poprzednich warunków będzie możliwe, jednak zależne od drugiej strony – dla pracownika w formie złożenia niewiążącego wniosku, zaś dla pracodawcy jedynie w trybie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy. To istotne „usztywnienie” zasad stosowania pracy zdalnej. Zwłaszcza tej polecanej pracodawcy.

6. Szczególne obowiązki pracodawcy – sprzęt, koszty, pomoc techniczna oraz ekwiwalent za własny sprzęt pracownika

Wykonywanie pracy w trybie zdalnym będzie wiązać się ze szczególnymi obowiązkami pracodawcy, w zakresie zaopatrzenia pracowników. Ma być on bowiem zobowiązany do:

• dostarczenia pracownikowi materiałów i narzędzi niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi;
• zapewnienia pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi.

Niemniej jednak po porozumieniu z pracownikiem możliwe będzie także wykorzystywanie przez niego materiałów i narzędzi stanowiących jego własność, które spełniają wymagania BHP. W tym przypadku pracownikowi ma przysługiwać ekwiwalent, którego wysokość ma uwzględniać normy zużycia materiałów i narzędzi, ich ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału. Pracodawca ma być również zobowiązany do określenia zasad ochrony danych przekazywanych pracownikowi oraz przeprowadzenia instruktażu i szkolenia w tym zakresie.

7. Współpraca z pracownikiem pracującym zdalnie. Kontrola w miejscu wykonywania pracy

Podstawowym sposobem porozumiewania się pracownika z pracodawcą mają być środki porozumiewania się na odległość, niemniej jednak możliwe jest uzgodnienie z pracodawcą innego sposobu.

Pracodawcy będzie również przysługiwać prawo kontrolowania pracownika w miejscu jej wykonywania, za uprzednio wyrażoną zgodą. Kontrola ta może odbywać się w godzinach pracy i dotyczyć wykonywania pracy, prac konserwacyjno-inwentaryzacyjnych oraz BHP. Kontrola nie może jednak naruszać prywatności pracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych. Samo wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika natomiast nie może pozbawiać go prawa przebywania na terenie zakładu pracy oraz kontaktowania się z innymi pracownikami.

8. Szczególne regulacje w zakresie BHP. Odpowiedzialność częściowo po stronie pracownika

Projektowane zmiany zawierają również szereg szczególnych regulacji z zakresu BHP. Wyłączają one poszczególne obowiązki pracodawcy, których realizacja nie jest możliwa z uwagi na fakt, że praca nie jest wykonywana w zakładzie pracy i nie ma możliwości bezpośredniego sprawowania nadzoru. W tym zakresie za np. właściwą organizację stanowiska pracy odpowiadać będzie pracownik.

Jak proponowane przepisy mogą zmienić się w toku procesu legislacyjnego? Jakie mają zalety, a jakie wady? Co nie zostało odpowiednio uregulowane? Jak już teraz przygotować się do ich wdrożenia?

Zapraszamy do kontaktu!