HRwChmurze: Digitalizacja dokumentacji pracowniczej – od czego zacząć?

Prowadzenie cyfrowych akt osobowych jest atrakcyjnym sposobem na usprawnienie procesów HR, a w dłuższej perspektywie pozwala na zredukowanie kosztów procesów HR w firmie dzięki oszczędzeniu przestrzeni i wydatków związanych z przechowywaniem akt osobowych pracowników. Wdrożenie takiego systemu można rozpatrywać z perspektywy dwóch rodzajów pracodawców – takich, którzy dopiero zaczną prowadzić dokumentację pracowniczą i takich, którzy prowadzili ją wcześniej w formie papierowej.

W przypadku, w którym pracodawca prowadzi dokumentację w formie papierowej i chce wdrożyć dokumentację elektroniczną taka operacja jest dopuszczalna i wymaga zaopatrzenia się w podpis elektroniczny. Pracodawca musi poinformować pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty o zamierzonych zmianach i wyznaczyć im 30-dniowy termin na odebranie swojej dokumentacji, prowadzonej w wersji papierowej. Niezbędne jest więc zapewnienie, aby pracownik miał możliwość odebrania swoich dokumentów. Kodeks pracy uprawnia pracodawcę do tego, aby zniszczyć dokumenty, które nie zostaną odebrane przez pracownika w wyznaczonym terminie. Nie ma ryzyka, że pracownik będzie mógł „zablokować” digitalizację akt nie odbierając swoich dokumentów, a pracodawca będzie zmuszony do ciągłego ich przechowywania.

Natomiast w przypadku przedsiębiorców, dla których elektroniczne akta będą pierwszą prowadzoną dokumentacją, pracodawca musi spełnić szereg wymagań technicznych, związanych z zabezpieczeniem danych i zapewnieniem ich integralności. Jest to element wdrożenia dokumentacji elektronicznej, który będzie wymagał bieżącej współpracy pomiędzy specjalistami od bezpieczeństwa IT oraz prawnikami.

Korzystanie z dokumentacji elektronicznej wymaga również zapewnienia kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla pracowników uprawnionych do jej prowadzenia lub wyposażenia pracodawcy w pieczęć elektroniczną. Jest to potrzebne do wprowadzania do dokumentacji elektronicznej dokumentu dostarczonego w formie papierowej. Jeżeli pracownik przedłoży np. świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, aby skorzystać z dłuższego stażu pracy na potrzeby urlopu, to pracodawca może dołączyć ten dokument wykonując skan i opatrując go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną. Jest to swego rodzaju poświadczenie „za zgodność z oryginałem”. Pojawia się wtedy pytanie – co zrobić z dokumentem papierowym? Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej należy umożliwić pracownikowi odbiór takiego dokumentu w określnym terminie. Jeżeli nie da się ustalić tego terminu, lub pracownik terminu nie dotrzyma, to pracodawca ma prawo nieodwracalnie zniszczyć dokument. Przedsiębiorcy nie powinni obawiać się więc że będą zobowiązani do przechowywania zbędnych dokumentów w formie papierowej.

Aby zdigitalizować już istniejące akta należy wykonać ich „odwzorowanie cyfrowe”, czyli zgodny z wymogami technicznymi określonymi w rozporządzeniu skan. Taki skan musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną jako potwierdzenie za zgodność z oryginałem. Tak przygotowany dokument można umieścić w cyfrowych zasobach jako pełnoprawną część dokumentacji pracowniczej.

Czy pracodawca może zdecydować się na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej od konkretnej daty, bez potrzeby digitalizacji posiadanej już dokumentacji? Zapraszamy do lektury artykułu #HRwChmurze | Digitalizacja dokumentów pracowniczych od konkretnej daty.