HR Sygnał: Najważniejsze elementy treści zgłoszenia
09.06.2021
Ostatnio przekonywaliśmy, jak ważne dla skutecznego wdrożenia procedur whistleblowingowych jest zapoznanie załogi z ich zasadami. Postulujemy, aby obowiązująca procedura była przystępna i łatwa w obsłudze. Poniżej przedstawiamy wskazówki co do treści formułowania zgłoszeń, które warto przekazać pracownikom.
Zgłoszenie nieprawidłowości powinno zawierać informacje o:
- Zdarzeniu, które w oczach sygnalisty jest nieprawidłowe
Dokładne przedstawienie tego, co się stało, jest kluczowe dla podjęcia postepowania wyjaśniającego. Opis musi być maksymalnie szczegółowy – nie wystarczy wskazanie, że „z firmy wyprowadzane są pieniądze”, albo że „pracownicy nie przestrzegają zasad BHP”.
- Sprawcy zdarzenia
Zgłoszenie powinno zawierać wskazanie osoby, która ma dopuszczać się nieprawidłowości. Zdarza się, jednak że czasem wskazanie sprawcy nie będzie możliwe, zwłaszcza jeśli nieprawidłowość dostrzega się np. po analizie liczb i dokumentów, a nie będąc naocznym świadkiem jakiegoś zdarzenia (np. wręczenia łapówki). W takich sytuacjach warto wskazać, że sygnalista nie wie, kto konkretnie może dopuszczać się niepożądanych działań.
- Ewentualnej ofierze zdarzenia
Jeśli sygnalistą nie jest ofiara nieprawidłowych działań, warto aby zgłoszenie go zidentyfikowało (o ile będzie to możliwe). Pozwoli to dokładniej zbadać sprawę i wysłuchać takiej osoby. Trzeba pamiętać, że w wielu przypadkach ofiarą nieprawidłowości pada sam pracodawca, więc nie będzie potrzeby identyfikowania konkretnej osoby.
- Miejscu, w którym doszło do zdarzenia
Wskazanie miejsca zdarzenia może okazać się pomocne na etapie postępowania wyjaśniającego. Jeśli do zdarzenia doszło w miejscu, gdzie zamontowana jest kamera, nagranie z monitoringu może pozwolić na wyjaśnienie sprawy oraz zaoszczędzenie czasu i środków. Przez pojęcie miejsca rozumieć można też np. sieć wewnętrzną Intranet, czy skrzynkę mailową, za pomocą których również można dopuścić się naruszeń.
- Czasie, w którym sytuacja miała miejsce
To, kiedy doszło do zdarzenia będzie miało znaczenie m.in. z perspektywy ustalenia zaangażowanych osób. Komisja wyjaśniająca będzie mogła wykluczyć z kręgu podejrzanych lub ofiar osoby, których w danym momencie nie było w pracy. Będzie możliwe także ustalenie, kto odpowiadał za porządek i organizację pracy w czasie zdarzenia.
- Konsekwencjach zdarzenia
Część nieprawidłowości będzie dostrzegalnych tylko dla osób wykwalifikowanych i specjalizujących się w danej dziedzinie. Jeśli w treści zgłoszenia pojawi się np. informacja o zdarzeniu w postaci niezłożenia sprawozdania finansowego spółki, jego doniosłość będzie zrozumiała tylko dla osób znających odpowiednie przepisy prawa handlowego. Z tego powodu warto poza samym zdarzeniem opisać również jego konsekwencje.
- Świadkach, którzy widzieli lub mają wiedzę o zdarzeniu
Rzadko zdarza się, aby potencjalni świadkowie zdarzenia sami chętnie zgłosili się z gotowością do rozmowy z Komisją. Jest to sytuacja problematyczna, której większość pracowników stara się uniknąć. Wskazanie świadków w samym zgłoszeniu pozwoli pracodawcy na dotarcie do źródła informacji, a w efekcie – na poznanie prawdy o zdarzeniu.
- Proponowanych działaniach, których podjęcie może zażegnać niebezpieczeństwo lub zapobiec szkodzie
Wspomniana wiedza specjalistyczna może pozwolić też na zaproponowanie rozwiązania pozwalającego naprawić napotkany błąd. Jeśli więc pracownik zgłaszający błąd ma pomysł na jego naprawienie, powinien poddać go pod rozwagę pracodawcy.
- Danych sygnalisty
O tym, że zgłoszenia dokonać można całkowicie anonimowo, pisaliśmy już wcześniej. Jeśli jednak sygnalista zdecyduje się podać w zgłoszeniu swoje dane, warto aby posłużył się pełnym imieniem i nazwiskiem (które nie zostaną ujawnione). Podpisanie się samym imieniem czy pseudonimem sprawi, że zgłoszenie zostanie potraktowane jako złożone anonimowo, co z kolei może utrudnić jego rozpoznanie.
Składanie zgłoszeń zgodnie z przedstawionymi wskazówkami będzie korzystne zarówno dla pracowników, którzy nie będą musieli zastanawiać się nad tym, co zawrzeć w swoim zgłoszeniu, oraz dla pracodawców, którzy otrzymywać będą względnie ujednolicone i uporządkowane treściowo zgłoszenia, co ułatwi proces ich rozpatrywania. Zachęcamy do przedstawienia wskazówek wszystkim pracownikom w trakcie realizowanych programów szkoleniowych z zakresu whistleblowingu.