HR Sygnał: Jak rozwiązać umowę ze sprawcą nieprawidłowości?

W przypadkach, kiedy w zachowaniu (lub zaniechaniu) pracownika stwierdzono poważne nieprawidłowości (szerzej przedstawione w poprzednim artykule), właściwą i pożądaną reakcją pracodawcy jest rozwiązanie umowy o pracę. Trzeba jednak zrobić to umiejętnie, tak aby ograniczyć ryzyko spotkania się z pracownikiem w sądzie, jak również przygotować się na taką ewentualność.

Przyczyny uzasadniające rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę powinny wynikać z przygotowanego przez komisję raportu. Analizowane przez nią dokumenty z kolei będą stanowić dowody je potwierdzające. Jeżeli wykryte w postępowaniu nieprawidłowości są wystarczające do rozwiązania umowy, to nie ma sensu podawać pracownikowi dodatkowych powodów zwolnienia np. że dany pracownik poza zachowaniami niepożądanymi wobec członków zespołu (co zostało stwierdzone podczas prac komisji) osiągał w dodatku niskie wyniki pracy (co znacznie wykraczało poza zakres postępowania wyjaśniającego). Taka praktyka niepotrzebnie rozmyje obraz sytuacji i może sprowokować pracownika do wystąpienia na drogę sądową i kwestionowanie wypowiedzenia.

Co do zasady, na dokonanie zwolnienia bez wypowiedzenia pracodawca ma miesiąc od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Istotne jest, aby tego terminu pilnować, gdyż jego naruszenie (nawet jeśli uzasadnione) bywa pierwszym argumentem wyciąganym przez pracownika w celu zakwestionowania zwolnienia.

W przypadku, kiedy naruszenie obowiązków pracowniczych nie jest na tyle ciężkie, aby uzasadniało zwolnienie dyscyplinarne, z pracownikiem można rozwiązać umowę za wypowiedzeniem. Warto pamiętać, że przy umowach na czas nieokreślony, wypowiedzenie również musi zawierać przyczynę rozwiązania kontraktu.

W czasie biegu okresu wypowiedzenia, pracodawca może skorzystać z mechanizmów, takich jak wysłanie pracownika na obowiązkowy urlop wypoczynkowy czy zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy. Bywa bowiem tak, że po otrzymaniu wypowiedzenia, sprawca naruszenia może negatywnie wpływać na zespół, namawiać współpracowników do przedstawiania swojej wersji wydarzeń (również w późniejszym procesie sądowym), próbować gromadzić dostępne u pracodawcy dowody, wynosić czy zabezpieczać informacje poufne itp.  Praktyka pokazuje, że takie próby są bardzo często przez pracowników podejmowane, nawet jeśli rozwiązanie umowy było w pełni uzasadnione.

Jeśli jednak pracodawca zdecyduje się zobowiązać pracownika do kontynuowania pracy w okresie wypowiedzenia (choćby w celu dokończenia projektu), za wyprowadzenie danych służbowych pracodawca może pracownika zwolnić dyscyplinarnie. Już sam fakt samowolnego przesłania sobie przez pracownika poufnych dokumentów pracodawcy na prywatną skrzynkę mailową stanowi zagrażające interesowi pracodawcy wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Ponadto, rozstając się z pracownikiem, warto wytłumaczyć mu konieczność podjęcia przez pracodawcę decyzji o rozstaniu. Opisanie niemożności akceptacji zachowań stojących w sprzeczności z wyznawanymi przez firmę wartościami i „ludzkie” podejście często może powstrzymać pracownika przed występowaniem na drogę sądową.

Trudność z pogodzeniem się ze zwolnieniem oraz łatwość odwołania się do sądu pracy (choćby przez kwotę wolną od opłaty sądowej), sprawiają natomiast, że często nawet wzorowo przeprowadzone zwolnienie kończy się w sądzie. Wówczas podstawowymi dowodami będzie przygotowany raport komisji wyjaśniającej, dokumenty na których został oparty oraz osoby świadków, w tym tych przesłuchiwanych w postępowaniu wyjaśniającym. Warto zatem zadbać, aby te dowody zostały odpowiednio zabezpieczone już na etapie postępowania wyjaśniającego.