HR Sygnał: Dekalog wdrożeniowy whistleblowingu

Termin implementacji dyrektywy o ochronie sygnalistów coraz bliżej, dlatego warto już dziś zadbać o odpowiednie przygotowanie organizacyjne. Jednym z najistotniejszych elementów procesu wdrożenia nowych zasad jest zapoznanie z nimi załogi oraz przekonanie jej, że dokonywanie zgłoszeń naruszeń jest potrzebną i prawidłową praktyką, pozwalającą pracownikom wywierać realny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, w którym pracują.

Poniżej przedstawiamy Dekalog wdrożeniowy whistleblowingu, czyli 10 praktycznych wskazówek, których realizacja pozwoli na sprawne zapoznanie załogi z wprowadzanymi zasadami oraz zwiększy szansę na ich stosowanie i przestrzeganie:

1. Upewnij się, że procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych jest zrozumiała.

Wybranie przez sygnalistę wewnętrznego kanału zgłoszeń leży w interesie pracodawcy, który może rozwiązać problem w ramach swojej organizacji i w większości przypadków nie musi ujawniać zarzucanych mu nieprawidłowości na zewnątrz (chyba, że dana nieprawidłowość stanowi przestępstwo ścigane z urzędu – wówczas każdy, kto się o nim dowiedział, ma zgodnie z kodeksem postępowania karnego społeczny obowiązek zawiadomić o tym prokuratora lub Policję). Warto zatem zadbać, aby każdy wiedział jak procedura zgłoszeń wygląda krok po kroku.

2. Zadbaj o to, aby obowiązująca procedura była przystępna i łatwa w obsłudze.

Jeśli dokonanie zgłoszenia będzie wiązało się ze znacznym wysiłkiem, koniecznością poświecenia sporej ilości czasu oraz niemałą biegłością techniczną, istnieje ryzyko, że będzie po prostu ignorowana. Dokonanie zgłoszenia powinno łatwe i nie zajmujące czasowo. Powinna to być czynność na poziomie trudności podobnym do wysłania e-maila.

3. Zapewnij dostępność korzystania z wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń wszystkim pracownikom.

Jeśli w zakładzie pracy część pracowników (np. działu produkcji) nie używa komputerów, skorzystanie z nich nie może być warunkiem dokonania zgłoszenia. Wówczas konieczne jest zapewnienie stosownej alternatywy, np. w postaci skrzynki na zgłoszenia w formie papierowej lub telefonicznej linii obsługi zgłoszeń. W każdej sytuacji kanał zgłoszenia powinien być zatem dopasowany do specyfiki pracy danej części pracowników.

4. Wytłumacz, że sygnalista to nie donosiciel.

Niekorzystne uwarunkowania historyczne i kulturowe naszego kraju mogą utrudnić proces przekonywania załogi do zasadności informowania o nieprawidłowościach. Dlatego warto rozważyć wprowadzenie kampanii promocyjnej i pokazanie przykładów z praktyki, w których dzięki skutecznemu zgłoszeniu udało się zażegnać kryzys, na czym zyskali zarówno pracodawca, jak i jego pracownicy.

5. Zagwarantuj brak działań odwetowych.

Pracownicy mają prawo nie znać przepisów dyrektywy, z których wynika gwarancja ochrony przed działaniami odwetowymi. Nawet jeśli część pracowników znałoby treść Dyrektywy, to jednak zupełnie inaczej będą traktować bezpośrednie zapewnienie pracodawcy o braku ryzyka negatywnych następstw zgłoszenia.

6. Wyjaśnij, jak postępować w razie uzyskania informacji o danej nieprawidłowości, jej sprawcy lub ofierze.

Często zdarza się, że dana nieprawidłowość staje się gorącym tematem zakładowych rozmów „przy kawie”. Nawet jeśli informacja o niej jest rzetelna, w wyniku jej rozpowszechniania przez osoby postronne może tracić na znaczeniu i uchodzi za nieprawdziwą plotkę. Dla wszystkich zainteresowanych korzystnym jest rozwiązanie problemu u źródła, w rozmowie z osobami, których dane zgłoszenie bezpośrednio dotyczy. Informacje o zgłoszeniu nie powinny trafiać do osób postronnych, niezależnie od tego czy są pracownikami zakładu pracy czy osobami z zewnątrz (tym bardziej!). Dlatego też warto przekonywać pracowników, aby nie dzielili się treścią dokonywanych zgłoszeń i zostawili ich rozpatrzenie dedykowanej jednostce.

7. Objaśnij, że w treściach zgłoszeń nie ma „tematów tabu”.

Aby procedura whistleblowingowa działała w pełni prawidłowo, konieczne jest poczucie pracowników, że mogą podzielić się z pracodawcą wszelką wiedzą, nawet gdy ta wydaje im się wstydliwa lub pozornie niewarta uwagi.

8. Reaguj na każde zgłoszenie.

Realizacja dwóch powyższych punktów nie będzie możliwa, jeśli pracownicy nie będą przekonani, że ich zgłoszenie zostanie poważnie potraktowane i rozpatrzone. Dlatego należy reagować na każde zgłoszenie, także te anonimowe, i budować wśród pracowników poczucie, że pracodawca traktuje to serio.

9. Zapobiegnij dokonywaniu zgłoszeń nierzetelnych i nieistotnych.

Z drugiej strony jednak niepożądana jest sytuacja, w której wewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń służyć będą pracownikom jako miejsce do dzielenia się swoimi spostrzeżeniami niemającymi charakteru nieprawidłowości np. natury osobistej, czy też informacjami co prawda dotyczącymi sfery pracy, aczkolwiek nienadającymi się do rozpoznawania w ramach postępowania wyjaśniającego (np. zepsuta szafka, za niskie wynagrodzenie).

10. Słuchaj swoich pracowników i staraj się uwzględniać ich prośby.

Procedura whistleblowingowa opiera się w sporej mierze na zaufaniu i współpracy, przez co jej skuteczność uzależniona jest od dobrej woli stron. Warto wypracowywać konsensusy, być otwartym na pomysły pracowników i starać się kształtować zasady zgłaszania nadużyć z uwzględnieniem wskazywanych przez nich preferencji oraz specyfiki danego zakładu pracy czy nawet pracy na konkretnych stanowiskach.