Funduszowe czwartki – pytania i odpowiedzi

Pytanie #38: Co oznacza przechowywanie danych „przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne”? 

Odpowiedź: Świadczenia z funduszu co do zasady nie mają charakteru roszczeniowego i w związku z tym w tym zakresie trudno mówić o przechowywaniu danych celem dochodzenia praw lub roszczeń z funduszu, w szczególności przez osoby uprawnione. Świadczenia przyznawane są w okresach rocznych. Do otrzymania świadczeń w roku kolejnym pracownicy składają nowe, aktualne oświadczenia o swojej sytuacji socjalnej. Warto jednak pamiętać o 5-letnim przedawnieniu roszczeń publicznoprawnych. W szczególności dokumentacja zawierająca dane osobowe i związana z sytuacją życiową pracowników powinna być dostępna do wglądu podczas kontroli przeprowadzanej przez urząd skarbowy i Zakład Ubezpieczeń Społecznych przez cały okres, za który organy te mogłyby kwestionować zasadność zwolnienia poszczególnych świadczeń z podatku lub składek na ubezpieczenia społeczne. Tym samym za okres niezbędny możemy uznać okres przedawnienia roszczeń publicznoprawnych.